Sommaire

• Pourquoi se faire accompagner pour la certification Qualiopi ?
• Les 5 critères clés pour choisir le bon consultant Qualiopi
• Rappel : la certification Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?
• FAQ : vos questions sur l’accompagnement Qualiopi
• Conclusion

Pourquoi se faire accompagner pour la certification Qualiopi ?

Avant de chercher un consultant, il est légitime de se demander : « Est-ce que j’en ai vraiment besoin ? ». La réponse dépend de vos ressources, mais l’investissement dans un accompagnement Qualiopi se justifie par trois bénéfices majeurs.

Un gain de temps et d’efficacité considérable

Un consultant expert connaît le chemin par cœur. Il vous évite des dizaines d’heures de recherche, d’interprétation des indicateurs et de création de documents à partir d’une page blanche. Il vous fournit des trames, des modèles et une méthode éprouvée, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier : la formation.

La garantie d’un processus sécurisé et conforme

L’erreur la plus fréquente est de mal interpréter un indicateur ou de fournir une preuve inadaptée. Un consultant Qualiopi agit comme un garde-fou. Son expertise du référentiel national qualité et de l’audit Qualiopi prévient les non-conformités, minimise le stress et maximise vos chances de réussir l’audit sans non-conformité.

Une démarche qualité, pas seulement administrative

Un bon accompagnement va au-delà du simple « cochage de cases ». Le consultant vous aide à implanter une vraie culture de l’amélioration continue. L’objectif n’est pas seulement d’obtenir un certificat, mais de structurer durablement votre organisme pour délivrer des prestations de haute qualité, ce qui profitera à vos clients et à votre réputation sur le long terme.

Les 5 critères clés pour choisir le bon consultant Qualiopi

Le marché de l’accompagnement Qualiopi est vaste. Pour faire le bon choix, utilisez cette grille d’analyse pratique.

Critère 1 : son expertise du Référentiel National Qualité (RNQ)

C’est le critère non négociable. Votre consultant doit maîtriser les 7 critères et 32 indicateurs sur le bout des doigts.

• Vérifiez son expérience : combien d’organismes a-t-il accompagnés d’acteurs de la formation ? Sont-ils similaires au vôtre (formateurs indépendants, CFA, centres de bilan de compétences, etc.) ?
• Testez ses connaissances : posez-lui des questions précises sur des indicateurs qui vous semblent complexes. Sa capacité à y répondre clairement est un bon signe.

Critère 2 : sa méthodologie d’accompagnement

Chaque consultant a sa propre méthode. Assurez-vous qu’elle correspond à vos besoins et à votre façon de travailler.

• Propose-t-il un audit de diagnostic initial ? C’est une étape essentielle pour évaluer votre point de départ et personnaliser l’accompagnement.
• Comment se déroule le suivi ? S’agit-il d’ateliers en groupe, d’un coaching individuel, d’un accès à une plateforme en ligne, ou d’un mélange de tout cela ?
• Fournit-il des modèles de documents ? Des trames de procédures, de questionnaires de satisfaction ou de livrets d’accueil sont un plus considérable.

Critère 3 : la clarté de son offre et de ses tarifs

La transparence est un gage de professionnalisme.

• Le devis est-il détaillé ? Il doit clairement lister les prestations incluses, le volume horaire, les livrables et ce qui n’est pas compris.
• Attention aux offres « low-cost » : un simple « kit Qualiopi » de documents à remplir soi-même n’est pas un accompagnement. Un accompagnement de qualité, incluant diagnostic, coaching et suivi, se situe généralement entre 1 500 € et 5 000 € selon la taille et la complexité de votre organisme. Voyez-le comme un investissement, pas comme une dépense.

Critère 4 : la qualité du relationnel et la disponibilité

Vous allez collaborer étroitement pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Le facteur humain est donc primordial.

• Le premier contact est-il positif ? Le consultant est-il à votre écoute, pédagogue et capable de vulgariser des concepts complexes ?
• Quelle est sa réactivité ? Assurez-vous de sa disponibilité pour répondre à vos questions tout au long du projet.

Critère 5 : les avis clients et les références

Un professionnel fier de son travail n’hésitera jamais à mettre en avant ses succès.

• Consultez les témoignages sur son site web ou son profil LinkedIn.
• Demandez des références de clients que vous pourriez contacter. Rien ne vaut l’avis d’un organisme qui est déjà passé par là.

Rappel : La certification Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?

Pour ceux qui découvrent le sujet, voici un rappel essentiel des fondamentaux.

Définition : une certification unique pour la qualité de la formation

Qualiopi est une marque de certification unique qui atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour que vos formations puissent être financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, Régions, etc.).

Qui est concerné par Qualiopi ?

La certification s’adresse à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, à savoir :

• Les organismes de formation (OF)
• Les centres de formation d’apprentis (CFA)
• Les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
• Les centres de bilans de compétences

Les 7 critères du Référentiel National Qualité (RNQ)

La certification est basée sur un référentiel unique qui s’articule autour de 7 critères principaux :

1. Conditions d’information du public
2. Identification précise des objectifs et adaptation aux publics
3. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
4. Qualification et développement des compétences des personnels
5. Conditions d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations

FAQ : vos questions sur l’accompagnement Qualiopi

Conclusion

Le choix de votre consultant Qualiopi est bien plus qu’une simple prestation de service ; c’est un investissement stratégique pour la pérennité et le développement de votre organisme de formation. En prenant le temps d’évaluer son expertise, sa méthodologie, la clarté de son offre, son savoir-être et ses références, vous mettez toutes les chances de votre côté.

Un bon partenaire transformera cette obligation réglementaire en une véritable opportunité d’améliorer vos pratiques et de renforcer votre professionnalisme.

Vous souhaitez savoir où vous en êtes et comment aborder sereinement votre projet de certification ?

Chez Reltim, nous vous offrons un premier entretien de 30 minutes pour évaluer votre projet Qualiopi. Contactez-nous pour planifier votre diagnostic personnalisé !

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Sommaire

• Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?
• Comment obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité : le guide étape par étape
• Vous avez obtenu votre NDA : droits, obligations et questions pratiques
• FAQ : vos questions sur le Numéro de Déclaration d’Activité
• Conclusion

Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?

Avant de vous lancer dans la procédure, il est crucial de bien comprendre ce qu’est le NDA, qui il concerne et pourquoi il est si important.

NDA : Définition et signification précise

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un numéro d’enregistrement unique et obligatoire pour toute personne ou entreprise qui dispense des actions de formation professionnelle continue en France.

Il est fondamental de comprendre que le NDA n’est ni un agrément, ni un label de qualité, c’est-à-dire qu’il ne certifie pas la qualité de vos formations. Il s’agit d’une immatriculation qui atteste de votre existence légale en tant que prestataire de formation auprès des services de l’État. L’autorité qui délivre ce numéro est la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).

Qui est concerné par la demande de NDA ?

La déclaration d’activité est obligatoire dès lors qu’au moins une des actions de développement des compétences prévues par la loi est réalisée. Vous êtes concerné si vous êtes :

• Formateur indépendant (micro-entrepreneur, entreprise individuelle…).
• Organisme de formation (société, association…).
• Centre de formation d’apprentis (CFA).
• Entreprise qui forme des personnes externes à son propre personnel.

Pour résumer, dès que vous signez un contrat ou une convention pour une prestation de formation professionnelle, mais aussi si vous intervenez en qualité de sous-traitant, alors la démarche pour obtenir votre NDA devient une obligation.

Pourquoi le NDA est-il une étape indispensable ?

Obtenir votre numéro d’activité d’organisme, que ce soit en tant qu’organisme ou que formateur indépendant, n’est pas qu’une contrainte. Au contraire, il s’agit surtout d’une porte d’entrée vous donnant accès à des droits essentiels :

1. Exercer en toute légalité : c’est la condition sine qua non pour vendre des prestations de formation professionnelle.
2. Bénéficier de l’exonération de TVA : vos actions de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA, un avantage non négligeable.
3. Permettre l’accès aux financements publics et mutualisés : sans NDA, vous ne pourrez pas obtenir la certification Qualiopi. Et sans la certification Qualiopi, vos clients (entreprises ou particuliers) ne peuvent pas faire financer vos formations par des dispositifs comme les OPCO, France Travail (ex-Pôle Emploi) ou le CPF.
4. Être référencé officiellement : une fois votre NDA obtenu, vous figurez sur la liste publique des organismes de formation, un gage de visibilité et de sérieux.

Le NDA est donc la première marche vers la certification Qualiopi, elle-même indispensable pour accéder à la plupart des financements.

Comment obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité : le guide étape par étape

Nous avons vu la théorie, passons à la pratique ! L’obtention du NDA se déroule en trois grandes étapes logiques.

Étape 1 : les prérequis indispensables avant la demande

Avant même de penser à remplir le formulaire de demande, trois éléments doivent être en votre possession :

• Une structure juridique immatriculée : vous devez avoir créé votre entreprise (micro-entreprise, SASU, etc.). La preuve de cette existence est votre numéro SIREN, qui vous est attribué via le Guichet des formalités des entreprises. Sans SIREN, pas de NDA.
• Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) : vous devez fournir l’extrait de casier judiciaire du dirigeant (pour une société) ou du déclarant (pour une entreprise individuelle). La demande est gratuite et se fait simplement en ligne sur le site du Ministère de la Justice. Il doit être vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice de la fonction.
• Une pièce d’identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales ou la production d’un justificatif numérique d’identité dont la certification est garantie par l’Etat.

Étape 2 : justifier d’une première action de formation

C’est une condition qui peut surprendre, mais qui est tout de même logique : on ne peut pas déclarer une activité avant qu’elle n’ait commencé. L’administration vous demande donc de prouver que vous avez déjà un premier client.

Cette preuve doit être l’un des documents suivants, signé par vous et votre client :

• Une convention de formation
• Un contrat de formation
• Un bon de commande ou une facture mentionnant explicitement la prestation de formation (avec les rubriques et les détails attendus comme pour la convention).

Attention, cette première prestation doit être payante. Une action à titre gracieux ne sera pas acceptée pour valider votre dossier. La demande de NDA doit être effectuée dans les 3 mois qui suivent la signature de ce premier contrat.

Étape 3 : constituer et transmettre votre dossier de demande à la DREETS

Une fois les prérequis validés et votre premier contrat signé, il ne vous reste plus qu’à assembler le dossier. Il comprendra notamment :

• Le formulaire de déclaration d’activité (Cerfa) dûment rempli.
• La copie de votre justificatif d’attribution de numéro SIREN.
• Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire.
• La copie de votre premier contrat, convention de formation ou bon de commande.
• Le programme de la formation concernée, détaillant les objectifs, les moyens pédagogiques, la durée, etc.
• La copie de votre pièce d’identité
• La liste des formateurs intervenant et leurs qualifications (titres, qualités, et les liens avec la prestation) 

Comment faire sa demande ?

Faire sa demande de NDA en ligne via « Mon Activité Formation »

C’est la voie la plus simple et recommandée. Le portail « Mon Activité Formation » (MAF) est la plateforme de l’État dédiée aux organismes de formation. La demande de NDA en ligne y est entièrement dématérialisée et guidée. C’est également sur ce portail que vous gérerez plus tard vos obligations, comme le Bilan Pédagogique et Financier.

L’alternative : la demande par courrier

Bien que moins courante, la demande par voie postale reste possible. Il vous faudra télécharger le formulaire Cerfa, l’imprimer, le remplir et l’envoyer avec toutes les pièces justificatives au service régional de contrôle de la DREETS de votre région.

Vous avez obtenu votre NDA : droits, obligations et questions pratiques

Félicitations, vous avez maintenant reçu votre numéro ! Votre activité est officiellement lancée. Mais ce statut implique des responsabilités.

Quels sont les devoirs d’un organisme de formation déclaré ?

Votre principale obligation est de remplir et transmettre chaque année le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document retrace votre activité de l’année écoulée (nombre de stagiaires, chiffre d’affaires, etc.). Il se dépose en ligne, sur le portail MAF, généralement entre février et mai. Attention, l’oubli ou la non-transmission du BPF rend votre déclaration caduque, ce qui entraine une perte de votre NDA!

Vous devez également tenir une comptabilité distincte pour votre activité de formation si vous avez d’autres activités, et respecter l’ensemble des règles du Code du travail relatives à la formation professionnelle.

Comment vérifier ou retrouver un Numéro de Déclaration d’Activité ?

Pour retrouver votre NDA ou vérifier celui d’un confrère, la méthode la plus simple est de consulter la liste publique des organismes de formation. Cette base de données, mise à jour par l’État, est accessible à tous et vous permet de rechercher un organisme par sa raison sociale ou son numéro SIREN. Votre NDA figure aussi sur tous vos documents officiels (conventions, factures…). L’annuaire des entreprises permet aussi de retrouver les NDA et les certifications Qualiopi.

Quel est le délai pour obtenir son NDA ?

Une fois votre dossier complet déposé, la DREETS dispose d’un délai légal de 2 mois pour vous répondre. Dans la pratique, le délai est souvent plus court et peut varier de quelques semaines à un mois, selon les régions. L’absence de réponse de l’administration dans le délai de 2 mois vaut à  l’enregistrement de votre déclaration.

FAQ : vos questions sur le Numéro de Déclaration d’Activité

Conclusion

Obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité est la première pierre apportée à l’édifice de votre activité de formation. Loin d’être insurmontable, la démarche est une suite logique d’étapes : créer sa structure, trouver son premier client, puis monter le dossier.

Cette immatriculation est le sésame qui vous permettra non seulement d’exercer légalement, mais aussi de vous structurer, de gagner en crédibilité et d’envisager sereinement les étapes suivantes, comme la certification Qualiopi.

Vous souhaitez aller plus loin et sécuriser chaque étape de la création et de la gestion de votre organisme de formation ? Reltim vous accompagne. Découvrez nos articles et nos solutions pour faire de votre projet une réussite.

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Rappel de ce qu’est la veille

Dans Qualiopi, la veille c’est 3 indicateurs : l’indicateur 23, 24 et 25.

Il y a la veille réglementaire, qui fait le point sur toutes les nouveautés légales et réglementaires (nouvelles réformes, nouvel arrêté, nouveauté liée à Qualiopi, etc.) dans le champ de la formation professionnelle. La veille métiers et compétences qui regroupe les informations liées au secteur dans lequel vous formez. Et la veille pédagogique et technique qui propose des informations sur la pédagogie en formation en elle-même (des nouveaux outils pour former, des conseils, etc.).

Dans chaque secteur, avec une information prolifique, la veille est présente et abondante. Qualiopi vient simplement vous aider à compartimenter ces actions de veille et vous invite à en faire quelque chose en exploitant aux mieux les informations et les impacts sur vos formations.

NB : En plus de ces 3 indicateurs qui se concentrent sur la veille, il y a celle sur le handicap à ne pas négliger, liée entre autres, à l’indicateur 26. Il est à noter que la dimension handicap est présente dans l’ensemble du guide de lecture ce qui impose une veille permanente de fait.

Rappelons que le terme “handicap” est présent à 22 reprises dans le guide. Un sujet de la plus haute importance.

Comment réussir sa veille ?

La veille, ce n’est pas que collectionner les informations pertinentes dans un tableau pour ne plus jamais y toucher.

La veille, ce n’est pas que lire un article de blog ou regarder une vidéo.

La veille, ce n’est pas que s’abonner à une newsletter ou cinquante.

La veille, c’est avant tout ce que vous faites des informations que vous récoltez. Et pour que cela soit valide au niveau de Qualiopi, il faut prouver ce que vous en faites : son exploitation, mais également sa diffusion au sein de votre organisme, notamment pour la veille règlementaire.

Cette dernière peut prendre plusieurs formes : partager un article de blog à ses équipes, transformer un module de formation, tester un nouvel outil de quiz, modifier un document administratif, etc.

Tout cela, c’est ce que vous êtes censés faire même sans Qualiopi. La seule différence que vous apporte la certification, c’est la nécessité de prouver cette exploitation : conserver les messages avec vos équipes, avoir un canal veille dans votre Teams ou autre outil de communication, conserver les anciennes versions des documents modifiés, etc.

Seulement voilà, c’est très complexe : beaucoup d’infos, de newsletter, de sites à visiter, de documents à lire et finalement peu de temps, c’est le drame. Tout cela peut prendre beaucoup de temps et est surtout très chronophage, nous en avons bien conscience.

Résultat ? On cumule les newsletters sans les lire et on se hâte de faire un point rapide à quelques semaines de l’audit → la veille devient un mal nécessaire.

Le bilan n’est pas optimal et l’efficacité n’est pas au RDV. Alors, on traine cette situation d’audit en audit car Qualiopi l’impose. Mais on a réfléchi, on a travaillé et on a mis au point une solution qui permet de réussir à relever ce défi !

Veill’Action, la solution imparable !

C’est pour cela que nous avons développé une solution pour vous. Gain de temps, gain d’efficacité, réussite assurée à l’audit : Veill’Action.

Veill’Action, c’est une veille externalisée plug and play tout-en-un !

Comment ça marche ?

Chaque trimestre, nos abonnés reçoivent un e-mail regroupant les informations clefs des trois mois précédents, triés sur le volet parmi des milliers d’informations par nos équipes (dont Fabrice TIREL et Elodie PASQUIOU, tous les deux auditeurs Qualiopi. Ils connaissent donc les attendus !).

Ce mail s’accompagne d’un tableau Excel regroupant un résumé de chaque information et surtout, plus important, un plan d’exploitation prêt à l’emploi ! 3 actions possibles par sujet. Simple et efficace.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner vos sujets et vos actions.

Pour aller plus loin

Le premier conseil est d’aborder une approche “moins c’est plus” (less is more pour les anglophones). En effet, il est bien plus crucial de sélectionner quelques sujets et sources de veille et d’aller au fond des choses pour voir si cela présente un intérêt pour votre organisme. Pas besoin de 10 sources de veilles, on sait tous que le temps nous est compté.

Dans un second temps, la veille peut être inscrite dans une “revue qualité” (nous avons écrit un article à ce sujet) et, Qualiopi V10, va probablement faire cette connexion. La veille est bien à considérer comme une source d’amélioration continue et cela permet de mettre à jour le plan d’exploitation. Faite de manière régulière, par exemple chaque trimestre ou semestre, ce sera bénéfique pour l’organisme et sera mis en cohérence avec les audits Qualiopi tous les 18 mois (soit 6X3 trimestres ou 3 x 6 semestres).

Enfin, nous observons toujours plus d’outils et de solutions techniques  ; L’IA amène son lot de possibilité. Nous voyons apparaitre des “GPT dédiés” et autres “agents” avec une forte composante d’automatisation.

Dans cette galaxie, il faut choisir 1 ou 2 outils et les mettre en test dans votre équipe afin de mesurer si les cas d’usage sont adaptés et s’ils peuvent apporter une plus-value rapide. Ainsi, la démonstration concrète de l’exploitation peut être faite. Pour un exemple : c’est exactement ce que nous avons fait dans notre dernière édition de Veill’Actions avec l’outil Notebook LM qui est tout simplement époustouflant. Je vous conseille d’en effectuer un test pour vous rendre compte des possibilités associées (résumé de 30 à 50 pdf, carte mentale, podcast, etc.).

L’avenir s’annonce avec de grands impacts apportés par l’IA et il faut rester à l’écoute des solutions. Encore une fois, avec simplicité et sans se disperser.

Conclusion

La veille est un sujet qui peut être chronophage, mais pourtant si nécessaire au développement de toute structure. Et le domaine de la formation n’y coupe pas.

Qualiopi vous permet simplement d’avoir les bonnes pratiques pour vous aider à réaliser cette veille. Et avec l’offre Veill’Action, fini de passer des heures à décortiquer les newsletters et sites de veille. Alors, on commence quand ?

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Sommaire

• Pourquoi la convention est-elle incontournable ?
• Les erreurs fréquentes et les pièges à éviter
• Mise en œuvre concrète et articulation avec les autres documents Qualiopi
• Modèle de convention de formation à télécharger
• Conclusion

Pourquoi la convention est-elle incontournable ?

Ce que dit la loi : une obligation formelle

C’est un Document contractuel établi entre l’organisme de formation et l’entreprise ou le stagiaire. (Article D6353-1)

Conformément à l’article L.6353-1 du Code du travail, toute action de formation réalisée pour une entreprise ou un bénéficiaire avec financement public (OPCO, Pôle emploi, CPF, etc.) doit faire l’objet d’une convention de formation écrite.

NB : On note que même si on ne l’appelle pas toujours « convention » un document contractuel doit être mis en place et doit comporter les mentions obligatoires. De fait, malgré tout la convention devient quasi obligatoires et nous la rencontrons en permanence. sur le terrain. C’est un document de référence.

Convention ≠ simple devis ou facture

Contrairement à une facture ou à un devis, la convention de formation :
– engage juridiquement les parties,
– formalise les objectifs et le contenu de l’action,
– sert de preuve en cas de contrôle ou d’audit.

Lien direct avec Qualiopi :

Qualiopi ne fait apparaitre la convention de formation dans l’indicateur 17. En effet la convention est un moyen documentaire de présenter et préciser les éléments techniques. On peut donc facilement faire le lien avec autres exigences du guide de lecture. Ainsi nous voyons la cohérence entre la démarche Qualité et les impératifs documentaire.

Les erreurs fréquentes et les pièges à éviter

Erreurs récurrentes constatées lors des audits Qualiopi ou contrôles DREETS

• Utiliser un devis au lieu d’une convention : car ils ne contiennent pas les mentions obligatoires
• Omettre des mentions clés (objectifs, modalités, durée…) : le modèle est obsolète et non conforme.

Rappels : les mentions obligatoires

• L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action;
• Le prix de l’action et les modalités de règlement.
• Ne pas joindre le programme de formation.

Bonnes pratiques pour éviter ces erreurs

• Utiliser un modèle conforme à jour.
• Personnaliser chaque champ.
• Archiver les conventions signées avec annexes.
• Faire des avenants en cas de changement même mineurs (changement de stagiaires, évolution des dates ; etc..) pour garantir une cohérence avec la réalité

Mise en œuvre concrète et articulation avec les autres documents Qualiopi 

La convention s’intègre dans un ensemble documentaire cohérent. Elle se lie avec : devis, programme, fiche de positionnement, feuille de présence, évaluation des acquis, certificat de réalisation

Modèle de convention de formation à télécharger

Nous mettons à disposition un modèle de convention de formation à trous, prêt à l’emploi et conforme aux obligations légales (article L.6353-1 du Code du travail, décret du 28 décembre 2018). Ce document couvre toutes les mentions obligatoires : objectifs, programme, moyens mobilisés, durée, public visé, modalités financières, déroulement, sanction, règlement et litiges.

Chaque section est structurée pour une personnalisation rapide, en intégrant les exigences des financeurs publics et les attendus Qualiopi. Le modèle a été revu par Reltim pour garantir une utilisation directe et sécurisée dans vos processus contractuels.

Conclusion

La convention est un outil structurant de votre système qualité. Elle sécurise, formalise et facilite la traçabilité de vos actions de formation et la conformité de vos pratiques avec la réglementation.

RELTIM met à disposition un modèle conforme à la réglementation et au exigences Qualiopi

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Situation actuelle de l’apprentissage

Le système de formation via l’apprentissage rencontre un grand succès depuis sa mise en œuvre.

Il offre une sécurisation des apprentis. Ce dernier a jusqu’à trois mois après l’entrée en apprentissage pour trouver une entreprise. L’enjeu majeur est de garantir une entrée réussie et un déroulement de la formation jusqu’à l’obtention du diplôme dans les meilleures conditions. De ce fait, on dénombre 66% des apprentis qui obtiennent un emploi salarié 6 mois après leur sortie d’études (données de 2023).

La loi du 5 septembre 2018 a refondé le système de financement de l’apprentissage. Jusque-là, le financement était opéré par la taxe d’apprentissage versée par les employeurs. Depuis, ce sont les OPCO de l’entreprise accueillante qui prennent en charge l’aspect financier de l’apprenant.

Cette approche a permis une nette augmentation de l’apprentissage en France, avec près de 880 000 contrats conclus en 2024.

Mais cette hausse pèse aujourd’hui sur les finances publiques car la contribution unique à la formation professionnelle (CUFPA) n’a, de son côté, pas augmenté. Le financement dépasse donc aujourd’hui cette contribution.

Objectifs de la réforme

Cette réforme s’articule notamment autour de deux grands objectifs :

• La priorisation des financements de l’apprentissage en fonction des besoins du marché du travail

Il est proposé d’ajuster le financement en fonction des besoins du marché du travail. Cela signifie qu’une formation se positionnant vers métier d’avenir ou un métier qui recrute sera priorisée. L’objectif est d’optimiser l’efficacité de l’investissement public.

• L’amélioration de la soutenabilité et le modèle financier de l’apprentissage.

Pour garantir un équilibre entre les coûts de financement et les contributions, des mesures de régulation sont nécessaires. Pour cela, les coûts de formation seront modérés de manière ciblée.

→ Rapprochement des niveaux de prise en charge pour les formations préparant au même métier.

→ Responsabilisation des entreprises avec une participation obligatoire pour les contrats d’apprentissage de niveau 6 et 7.

→ Financement équitable quelle que soit la modalité pédagogique.

→ Financement de la formation selon la durée du contrat d’apprentissage.

Les mesures prises

Le 1er juillet 2025

Participation obligatoire de l’employeur

La loi finance 2025 prévoit une participation obligatoire pour les employeurs d’apprentis de niveaux 6 et 7.

Cette participation s’élèvera à 750€ par contrat. Le CFA aura la charge de recouvrer cette participation obligatoire.

Minoration des niveaux de prise en charge

Les formations en distanciel permettent une réduction des coûts pédagogiques (ce point de vue du législateur n’est toutefois pas partagé par les acteurs du secteur et suscite des débats sur les réseaux). De ce fait, une minoration de 20% s’appliquera à partir du moment ou plus de 80% de la formation est en distanciel.

Proratisation journalière

Actuellement, le versement de niveau de prise en charge du contrat d’apprentissage n’est pas au plus juste de la durée de celui-ci. Tout mois commencé est dû, mais le calendrier des CFA ne permet pas une bonne optimisation de cette prise en charge. Avec cette réforme, la proratisation sera journalière, ce qui permettra de financer les coûts réels de la formation.

Diminution du dernier versement par l’OPCO

Les niveaux de prise en charge actuels par l’OPCO s’étalonnent en 3 versements : 40%, 30% et 30%. Avec cette nouvelle mesure, un solde de 10% est pris sur le dernier versement afin d’éviter les trop perçus auprès des CFA. Ce solde sera mis en réserve.

La rentrée 2026

Modulation des financements

Les branches pourront moduler les financements à hauteur de 20%. Ces décisions devront s’équilibrer financièrement.

Ces positions permettront d’établir le niveau de prise en charge unique par certification.

Mise en place de bouquets de certification

L’objectif de cette mesure est de faire converger le niveau de prise en charge sur les certifications professionnelles préparant à un même métier.

Le plafonnement actuellement mis en place de 12 000€ pour les niveaux 6 et 7 sera étendu au niveau 5.

Lisibilité du système de financement

Pour rendre plus simple et lisible le système de certification, un seul niveau de prise en charge par certification sera fixé. Cela fera passer les 800 000 différents niveaux de prise en charge actuels à environ 3 500.

Lutter contre la fraude

De nouvelles prérogatives de contrôle sont données aux OPCO. L’objectif est de renforcer la qualité des formations en CFA à la rentrée 2025, de vérifier que les CFA respectent bien les missions qui leur sont confiées et de lutter contre la fraude.

Le plan de lutte sera présenté fin mai 2025.

Pour aller plus loin

Une réforme apporte toujours son lot de modifications et d’impacts. Parmis les impacts, nous remarquons que la dimension réglementaire rentre de plus en plus en écho avec la certification Qualiopi. Des liens discrets mais essentiels sont déjà présents : règlement intérieur, missions des CFA, feuille de présence conformes, locaux ERP ne sont que quelques exemples que nous croisons pendant nos audits. Une fois ce constat effectué, nous observons que des contrôles règlementaires sont de plus en plus visibles.

Que sont ces contrôles ? en quoi consistent-t-ils ? Quelles sont les différences avec la certification Qualiopi ? Entrons dans le détail.

Les contrôles se multiplient !

Les contrôles qualité et réglementaires se renforcent pour les CFA (et les OF) : DREETS, OPCO via GIE D²OF ou encore Caisse des dépots et consignation réalisent désormais des audits croisés et ciblés sur la base de référentiels exigeants. Ils vérifient la conformité des pratiques pédagogiques, administratives, contractuelles, et même publicitaires.

Toute incohérence entre communication, convention, certificat ou suivi d’apprenant peut faire l’objet de sanctions, voire d’un signalement. Les contrôles peuvent porter sur les droits de l’apprenti, la qualité des contenus, l’authenticité des livrables, ou encore la gestion des sous-traitants.

📌 Un CFA peut être contrôlé et ne peut refuser !

Des non-conformités peuvent entraîner un retrait d’agrément, une opposition à l’enregistrement de nouveaux contrats, ou une suppression de financement voire des sanctions financières plus lourdes.

Un socle commun mais une finalité différente

Le contrôle vérifie que l’organisme respecte ses obligations légales : existence réelle des formations, conformité administrative, respect des obligations sociales et fiscal. Il s’agit d’un contrôle administratif, financier et réglementaire mené par l’État.

L’audit Qualiopi évalue la qualité du processus de formation sur la base d’un référentiel national Qualité (RNQ) . Il atteste que l’organisme applique des méthodes pédagogiques rigoureuses et suit une démarche d’amélioration continue.

A retenir pour les organismes et les CFA :

La certification Qualiopi est un gage de qualité, mais elle ne remplace pas la nécessité d’une surveillance et d’un autocontrôle permanent pour garantir l’intégrité du système de formation dans votre organisme. C’est une démarche méticuleuse qui doit être en place en continue (et pas seulement quelques semaines avant l’audit Qualiopi).

🔎 CFA, ne soyez pas pris au dépourvu : préparez vos documents, structurez vos preuves, et anticipez les exigences du référentiel.

De cette façon la régularité et les auto contrôles permettront aux organismes de formation de se préparer à d’éventuelles contrôles et donc de minimiser les impacts.

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Envie de creuser la dimension contrôle ? Consultez par exemple le Référentiel de contrôle qualité D²OF

CFA et RNQ : exemple de liens entre Qualité et réglementation.

Le saviez vous? Parmi les 14 missions du CFA, 8 ont un lien direct avec les indicateurs du RNQ. Ces dimensions y sont clairement citées comme on peut le voir ici avec l’indicateur 10.

• 1- Effectuer un suivi des apprentis, y compris ceux en situation de handicap, sur les différents plans que sont : les connaissances, les compétences et l’intégration vers l’emploi, tout en suivant un projet professionnel établi. Le CFA se veut être un soutien important pour les personnes en situation de handicap en recherche d’un emploi. De l’entrée en CFA à l’intégration en entreprise, le CFA ajuste le contrat d’apprentissage afin que tout se passe pour le mieux sur le lieu de travail. Pour cela, dans chaque CFA, des référents sont désignés pour aider à l’intégration des personnes en situation de handicap (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 2- Guider les apprentis dans leur recherche d’emploi et les recommander aux employeurs (Qualiopi : indicateurs 10 et 28) ;
• 4- Dès la rentrée, communiquer aux apprentis leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et en tant que salariés et des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel (Qualiopi : indicateur 15) ;
• 5- Autoriser les apprentis à poursuivre leur formation pendant 6 mois malgré une rupture de contrat avec leur employeur et les accompagner dans la recherche d’un nouveau contrat d’apprentissage, en partenariat avec le service public de l’emploi (Qualiopi : indicateur 12) ;
• 6– En parallèle du service public de l’emploi, spécifiquement les missions locales, accompagner les apprentis dans leurs difficultés sociales et matérielles susceptibles de compromettre le bon déroulement de leur apprentissage (Qualiopi : indicateur 12 et 14) ;
• 8- Favoriser la mixité des métiers et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en mettant en place des actions de communication pour les apprentis (Qualiopi : indicateur 14);
• 11- Garantir un suivi et un accompagnement des apprentis lorsque la formation est dispensée en tout ou partie à distance (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 13- Accompagner les apprentis ayant interrompu leur formation et ceux n’ayant pas, à l’issue de leur formation, obtenu de diplôme ou de titre à finalité professionnelle vers les personnes et les organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation (Qualiopi : indicateur 12).

Conseil : Nous vous recommandons de lire le RNQ sous cet angle.

Nous avons travaillé avec plusieurs CFA sur les actions mises à en place pour les 14 missions afin de préparer l’audit en tout sérenité.

Ces missions ne sont pas de simples obligations réglementaires : elles peuvent être mobilisées comme des preuves concrètes de la mise en œuvre des exigences Qualiopi.

Nous accompagnons de nombreux CFA dans l’intégration efficace de ces 14 missions dans leur démarche qualité.

Vous souhaitez faire le point sur l’application de ces missions dans votre CFA ?

Vous souhaitez obtenir la check list contrôles règlementaires? Discutons-en ensemble.

Conclusion

La certification Qualiopi est en constante évolution pour tous les secteurs de la formation. Dès le 1er juillet, de nombreux changements vont s’opérer dans le secteur de l’apprentissage. 

De plus en plus complète, cette certification qualité, très proche des obligations réglementaires, se marie parfaitement avec les autres contrôles auxquels vous pouvez être soumis.

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Sommaire

• À quand une nouvelle version ?
• Vers un renforcement des exigences ?
• Focus sur les CFA ?
• Conclusion

À quand une nouvelle version ?

L’année 2025 est une année assez calme pour Qualiopi. La plupart des audits de renouvellement ont eu lieu en 2024 et les audits de surveillance auront lieu en 2026. Mais c’est justement la période idéale pour discuter des prochaines améliorations majeures. On peut donc s’attendre à des nouveautés au cours de l’année 2025, voire au début 2026. Restez donc aux aguets !

Pour ne pas rater la nouvelle, abonnez-vous à la page entreprise LinkedIn RELTIM.

Vers un renforcement des exigences ?

La nouvelle version du guide de lecture pourra introduire des exigences centrées sur les compétences transversales (communication, travail en équipe ou encore gestion de projet). De plus, chaque action de formation devra sûrement prouver leur impact concret et mesurable.

Du côté de l’inclusion, il faudra attester et assurer un accès équitable à tous les apprenants, aux personnes en situation de handicap plus particulièrement. Revoyez vos processus liés à l’indicateur 26 pour vous préparer si besoin est !

Pour aller plus loin sur les sous-traitants et la V9, il est possible que cette nouvelle version du guide de lecture demande une documentation claire et précise des exigences Qualiopi à partager avec vos sous-traitants, et surtout des preuves concrètes du respect de ces exigences.

Focus sur les CFA ?

La version 10 du guide de lecture Qualiopi aura un focus tout particulier sur les Centre de Formation d’Apprentis. Si les exigences des CFA vont être renforcés, c’est probablement pour venir appuyer une volonté politique de valoriser l’apprentissage.

Actuellement, les CFA doivent répondre aux exigences des 32 indicateurs Qualiopi, ce qui n’est pas le cas pour la catégorie des actions de formation.

Alors comment cela va se traduire ?

Les CFA feront face à des contrôles qualité plus rigoureux. Cela passera par des audits Qualiopi renforcés et un contrôle plus strict des corrections de non-conformité.

Mais pas seulement. La personnalisation des parcours, l’impact mesurable des formations, l’accessibilité et la rigueur des contrôles seront renforcés dans cette nouvelle version du guide de lecture.

Conclusion

La certification Qualiopi, vous l’avez vu en 2024, n’est pas figée dans le marbre. Le référentiel est amené à évoluer avec les observations terrains, les limites rencontrées et les avancées technologiques et politiques. Il faut donc veiller à rester informé pour ne pas rater ces évolutions qui pourraient changer des processus déjà mis en place avant un prochain audit.

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Sommaire

• Le BPF, qu’est-ce que c’est ?
• Quand remplir son BPF ?
• Pourquoi remplir votre BPF ?
• 5 Conseils pour remplir facilement le BPF
• Conclusion

Le BPF, qu’est-ce que c’est ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est un peu le bilan de comptabilité d’un organisme de formation. Tous les ans, les prestataires de formation se doivent de le remplir en ligne sur Mon Activité Formation en se connectant au portail EFP-Connect.

Ce dernier inclut des données à trois niveaux :

• Les activités de formation
• Les données financières
• Les engagements réglementaires.

Chacun de ces niveaux comporte des données à inclure dans votre déclaration.

Quand remplir son BPF ?

Quand la télédéclaration est ouverte, vous recevez un e-mail vous invitant à vous connecter pour remplir votre déclaration. Ce mail arrive au cours du mois de mars et vous avez 2 mois pour remplir votre Bilan Pédagogique et Financier.

Les dernières années, la date butoir a été décalée au 31 mai, mais cette année la date communiquée actuellement est le 30 avril, alors ne tardez pas trop lorsque vous recevez votre e-mail !

Pour vous aider à le remplir, vous pouvez vous aider du guide très complet de Centre Inffo, actualisé chaque année pour prendre en compte les nouveautés et mises à jour le cas échéant.

POINT NON NÉGLIGEABLE : si vous venez de vous lancer dans le milieu de la formation, vous n’avez pas besoin de remplir de BPF cette année, ce sera lors de la prochaine campagne l’année prochaine. Mais selon la Direccte/DREETS, cette information peut être faussée. N’hésitez pas à les contacter si vous avez un doute !

Pourquoi remplir votre BPF ?

Comme nous vous l’avons dit plus tôt, le BPF est une étape obligatoire pour tous les prestataires de formation.

En ne le remplissant pas à temps, vous perdrez votre NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) et ne pourrez plus exercer votre métier. Il vous faudra refaire une déclaration pour obtenir votre NDA, et refaire les démarches pour obtenir votre certification Qualiopi si vous étiez certifié. Le NDA est un prérequis demandé pour accéder à la certification Qualiopi.

5 Conseils pour remplir facilement le BPF :

Anticiper et organiser les données en amont

Préparez les informations clés : identifiants de l’organisme, données financières HT, volumes d’heures de formation, effectifs des formateurs et stagiaires (par domaine de formation ?)

✅ Utilisez un tableau de suivi tout au long de l’année pour éviter la précipitation en avril.

Vérifier la cohérence des données

Assurez-vous que les montants financiers et les volumes d’heures correspondent aux documents comptables et aux rapports d’activité.

✅ Contrôlez la cohérence entre les charges et les produits pour éviter tout écart qui pourrait attirer l’attention des contrôleurs.

Utiliser l’outil Mon Activité Formation (MAF) pour la télédéclaration

Depuis 2024, la déclaration se fait uniquement en ligne via https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/.

ATTENTION :

Le portail EFP-Connect a connu récemment une mise à jour de son système à prendre en considération. Cette mise à jour vise à renforcer la sécurité de vos données. Elle se traduit par l’obligation pour vous de changer votre mot de passe. Pour peu que vous n’ayez pas noté le précédent quelque part, à cause d’un changement d’équipe ou autre cas de figure, ce changement peut prendre un temps supplémentaire à votre déclaration.

✅ Connectez-vous avec votre SIRET et votre numéro d’enregistrement et gardez une copie PDF de votre déclaration.

Ne pas oublier les formations sous-traitées

Identifiez clairement les formations que vous avez confiées à d’autres organismes et celles que vous avez réalisées en sous-traitance pour un autre organisme.

✅ Remplissez les cadres F-2 et G correctement pour éviter un rejet administratif.

Respecter la date limite : 30 avril 2025

Un retard peut entraîner des sanctions (4 500 € d’amende, perte du numéro de déclaration d’activité).

✅ Mettez une alerte début avril et prévoyez une relecture avant soumission pour éviter les erreurs.

Conclusion

Pour éviter de perdre votre NDA, n’oubliez surtout pas de remplir votre BPF. Pour vous aider, Centre Inffo vous propose un mode d’emploi gratuit et complet à télécharger sur leur site internet.

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Sommaire

• La communication
• L’organisation
• Les moyens humains
• La veille
• Conclusion

La communication

Le site web

Parfois, il manque des rubriques nécessaires, pourtant annoncées dans le guide de lecture. D’autres fois, les informations ne sont pas mises à jour.

Pour rappel, vous devez diffuser et actualiser les :

Prérequis, Objectifs, Durée, Modalités d’accès, Délais d’accès, Tarifs, Contacts, Méthodes mobilisées, Modalités d’évaluation, Accessibilité aux personnes handicapées.

Les indicateurs communiqués

Ces derniers ne répondent pas toujours aux attentes des stagiaires. Ils sont trop génériques et manquent de détails sur les prestations.

Ces indicateurs sont destinés à informer votre public cible : clients et apprenants.

Les formations certifiantes

La version 9 du référentiel a ramené en fanfare l’ensemble des éléments de communication liés à vos formations. Ainsi, les liens, termes et objet de vos certifications doivent faire apparaitre des détails précis stipulés dans l’indicateur 3, mais aussi dans l’indicateur 1.

Logo et charte graphique

Le logo est soumis à des règles d’utilisation et à une charte graphique associée, ne pas les respecter lors de l’utilisation de celui-ci entraîne un écart. Vérifiez que le logo que vous utilisez est le bon, qu’il est bien lisible et surtout, qu’il n’est pas utilisé sur des documents interdits tels que la brochure d’une formation ou alors un devis.

L’organisation

Les indicateurs 4 et 8

Ces deux indicateurs sont fréquemment confondus ce qui peut entrainer des écarts. Pour rappel, l’indicateur 4 concerne l’analyse du besoin des bénéficiaires et l’indicateur 8 concerne le positionnement et la validation des acquis à l’entrée. Il s’agit de deux choses différentes.

Le besoin du bénéficiaire est lié aux entreprises et aux financeurs concernés. Recueilli à l’indicateur 4, il permettra le cas échéant d’adapter la prestation.

La validation des acquis et le positionnement permettent de valider les prérequis, si prérequis il y a, et de déterminer le niveau de tous les apprenants à l’entrée en formation. L’objectif : connaître le niveau de départ afin d’être en mesure de mesurer la progression.

Les procédures

Lorsque vous créez un document de procédure, vous devez être le plus clair et le plus précis possible. Cela signifie que vous devez définir et différencier les rôles et responsabilités à chaque étape de vos procédures. Le but est que cela soit compréhensible rapidement par tout le monde. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des modèles de procédures standardisés.

Indicateur 30

Cet indicateur concerne la collecte d’appréciations pour les 4 parties prenantes. Bien souvent, il manque un système de relance, voire de collecte même de l’appréciation des financeurs, l’une des quatre parties prenantes, bien que le référentiel V9 ait assoupli les exigences.

Les moyens humains

L’Indicateur 21

Cet indicateur concerne l’évaluation des compétences des intervenants. Sur le terrain, on remarque que beaucoup ne se contentent que de la satisfaction des stagiaires pour juger des compétences de leurs intervenants et omettent de faire une véritable analyse des compétences. Pour palier ce problème, créez une grille d’évaluation des compétences distincte de l’évaluation de la satisfaction.

Les indicateurs 17, 18 et 22

Ces indicateurs concernent la mise à disposition des moyens humains, leur coordination et l’entretien et le développement de leurs compétences. En théorie, ils sont très accessibles mais en pratique, ils nécessitent une organisation rigoureuse. Pour s’aider, il est possible de planifier des audits internes réguliers pour vérifier la cohérence entre les moyens mobilisés et les prestations réalisées.

La veille

La veille et son exploitation reviennent souvent dans nos observations terrain. Notamment l’indicateur 23 sur la veille réglementaire. Celle-ci est trop souvent confondue avec la veille métier (indicateur 24) ce qui engendre des écarts. L’indicateur 23 porte sur la réglementation de votre structure. Donc elle n’est pas en lien avec le sujet de vos formations, mais avec la formation en général (exemple : un nouveau décret pour les organismes de formation).

Pour éviter ce problème, veillez à bien vérifier vos sources de veille (sont-elles suffisantes ? Traitent-elles de la réglementation liée à ma structure et à la formation ?) et à conserver toutes les preuves.

Conclusion

Pour éviter les non-conformités, il faut toujours rester informé des dernières nouveautés réglementaires et ne pas trop se reposer sur ses acquis. Tout comme le référentiel Qualiopi, votre organisme évolue avec le temps. L’auditeur doit le voir le jour de votre audit.

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Sommaire

• Devenir auditeur
• Deux auditeur certifiés chez RELTIM
• L’importance de la certification auditeur
• Conclusion

Devenir auditeur

Pour devenir auditeur, il n’y a pas besoin d’être certifié. Cependant, une formation est nécessaire. Elle peut être effectuée chez AFNOR Compétences ou au sein d’autres organismes. Suite à cette formation, il faut faire quelques audits d’observation avec un auditeur afin d’avoir les connaissances du terrain pour gagner de l’expérience. Les audits internes et/ou audit à blanc peuvent aussi permettre de monter en compétences terrain.

Néanmoins, chaque organisme de certification, accrédité par le COFRAC, définit ses propres critères de qualification des auditeurs.

Certains OC peuvent donc demander à ce que les auditeurs soient certifiés. Les certifications sur le métier d’audit sont variées et ne concernent pas seulement la certification Qualiopi. Mais il en existe quelques-unes qu’il est possible de passer, comme la certification pour devenir auditeur ISO 9001 ou encore la certification de personnes par AFNOR Certification.

Deux auditeurs certifiés chez RELTIM

Chez RELTIM, nous avons fait le choix de penser à la qualité de notre accompagnement. Et pour cela, les consultants de l’entreprise sont certifiés par AFNOR Certification et réalisent quelques audits par mois (et par choix !) pour le compte d’organismes certificateurs.

C’est un choix qui nous est propre. Pour nous, il est important de donner le meilleur à nos clients. Cela passe par avoir les connaissances exactes de ce qui est attendu lors d’un audit. Et nous avons ces connaissances, car nous effectuons des audits en tant qu’auditeurs. Nous appliquons à nos accompagnements le même niveau d’exigence qu’en audit.

Ainsi, nos clients sont parfaitement préparés pour le jour J, mais surtout pour la suite et l’essentiel : le maintien de la certification. (Elodie PASQUIOU)

Vous savez, c’est fréquemment le cas, le métier d’auditeur et le métier de consultant sont souvent complémentaires dans notre activité. Pour bien connaître le référentiel il faut le travailler et l’étudier, puis l’auditer et ainsi de suite car ce n’est jamais acquis. Il faut se remettre en question en permanence.  (Fabrice TIREL)

L’importance de la certification auditeur

En dehors de l’aspect accompagnement, chez RELTIM, nous sommes convaincus de l’importance de certifier les compétences des auditeurs.

De manière pratique : la certification des compétences, c’est un examen qui permet d’évaluer les compétences acquises (généralement) en formation. (Fabrice TIREL)

La certification des auditeurs permet de garantir un audit juste et réalisé de manière similaire pour tout le monde. En effet, la réglementation autour de la certification des auditeurs n’est pas très claire. Aujourd’hui, c’est l’organisme certificateur qui “précise les critères d’expérience professionnelle dans le champ de la formation professionnelle pour qualifier les auditeurs. L’auditeur doit également disposer d’une formation ou d’une expérience professionnelle dans le domaine de l’audit.”. Mais rien n’oblige les auditeurs à être certifiés. Certains organismes de certification ne missionnent que des auditeurs qui le sont, d’autres non.

La certification des compétences, c’est un examen qui permet d’évaluer les compétences acquises (généralement) en formation.

C’est une étape importante pour se « jauger » et vérifier si les acquis sont bien solides. Les acquis seront notre fil conducteur des futurs audits.

Conclusion (conseil d’Elodie)

Selon la norme ISO 19011, l’auditeur qualité doit adopter une posture d’intégrité, en évitant les conflits d’intérêts et en assurant la confidentialité. Il doit être objectif, fondant ses conclusions sur des preuves et non des opinions. L’auditeur doit aussi être respectueux, flexible et capable de s’adapter aux spécificités de l’organisation, tout en maintenant un esprit d’observation et d’écoute active. La compétence technique est essentielle pour interpréter les exigences avec précision, et il doit savoir gérer la pression en restant calme et courtois. Depuis que je suis auditrice certifiée et lors de chaque audit (à blanc ou de certification), je veille à toujours l’appliquer. Ça et des techniques d’audit, de questionnement, sont ce que m’apporte la certification d’auditeur. C’est mon socle, mais cela ne fait pas tout. Il faut pratiquer, analyser sa pratique, se remettre en question, maintenir ses compétences à jour, s’améliorer. En somme, être cordonnier bien chaussé…et passionné.

Alors quand je reçois (et c’est souvent !) un message sur LinkedIn de personnes souhaitant devenir auditeurs et hésitant à passer la certification, ma réponse est sans appel. C’est oui.

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Sommaire

• Indicateurs 2 et 3
• Indicateurs 8 et 11
• Indicateur 21
• Indicateur 27
• Indicateur 18
• Indicateur 26
• Conclusion

1- Indicateurs 2 et 3

Les indicateurs de performance ne sont pas toujours complets. Leurs mises à jours sont parfois partielles, ce qui amène à une non-conformité. Ils étaient plus globaux par le passé, mais désormais il faut faire ressortir des indicateurs qui concernent la prestation. Pour éviter toutes déconvenues, il est important de mettre les indicateurs de résultats en regard des principales prestations vendues. Donc de descendre à un niveau plus fin qu’auparavant. Il y a un lien avec la notion d’objectifs, donc une connexion directe et concrète avec les objectifs pédagogiques des formations ; extraire les principaux et chercher à valoriser les aptitudes qu’offrent les formations est vraiment le bon chemin à suivre. Vérifiez donc que, lorsque vous mettez à jour vos indicateurs de performance, vous le faites entièrement.

Le deuxième point de vigilance sur ces deux indicateurs concerne la communication sur des informations spécifiques liées à ces indicateurs de performance. Comme pour leur mise à jour, vous devez communiquer sur tous les aspects des performances de vos formations. Pour les formations certifiantes, s’il y a eu des débouchés en lien avec les fiches RNCP, il faut communiquer dessus pour valoriser les résultats d’insertion.

2- Indicateurs 8 et 11

Beaucoup d’organismes ne font pas les procédures de positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée. Beaucoup se contentent de l’un des deux en pensant cela suffisant, mais ce n’est pas le cas. Il est bien indiqué, comme vous pouvez le voir dans le référentiel, que les deux sont demandés.

NB: Le glossaire apporte un aide solide sur ce point.

Les preuves communiquées sont souvent insuffisantes pour permettre de s’assurer que le processus d’évaluation est bien mis en œuvre sur l’ensemble des bénéficiaires. Cela ne permet donc pas de savoir si les objectifs sont bel et bien atteints par ces bénéficiaires. La procédure d’évaluation des acquis est désormais incontournable. Elle doit être écrite et explicite.

3- Indicateur 21

Il a été remarqué qu’il y a souvent une absence de détermination des compétences en amont alors qu’il est bien indiqué dans le guide de lecture que c’est un attendu. Vous ne pouvez pas vérifier que des compétences sont acquises si vous ne déterminez pas quelles sont ces compétences à acquérir. NB : Un système de suivi et de vérification que les compétences sont maitrisées sont dans le temps doit être en place (ex : fond de salle, etc.)

Attention, quand il est demandé de déterminer les compétences et de vérifier si elles sont adaptées, on parle des compétences de TOUS les intervenants, internes et externes. N’oubliez personne !

4- Indicateur 27

Lorsque vous faites appel à des sous-traitants, vous devez veiller à ce que ces derniers connaissent le référentiel Qualiopi même s’ils ne sont pas certifiés (l’obligation de la certification Qualiopi pour les sous-traitants étant sous certaines conditions). Mais trop souvent, les organismes ne vérifient pas la connaissance de Qualiopi de la part des sous-traitants, ou alors n’en ont aucune preuve. Le transfert des exigences Qualité à respecter par les sous traitants doit être concret et officiel (contrat avec dimension qualité, checklist des points à contrôler, charte, formation qualité, etc…sont des éléments concrets à valoriser)

5- Indicateur 18

Lorsque vous coordonnez les différents intervenants, faites bien attention à tous les coordonner. Beaucoup ne parlent pas des intervenants externes, ou ne parlent que des intervenants directs avec le stagiaire. Il est bien noté dans le guide de lecture, comme vous pouvez le voir ci-dessus, qu’il faut tous les mettre, pas seulement les intervenants internes. N’oubliez pas vos sous-traitants, vos collègues dans l’administratif ou bien encore vos commerciaux.

6- Indicateur 26

En général, il n’y a pas de problème sur l’identification du réseau partenaire de la part des organismes. Néanmoins, là où beaucoup ne sont pas en conformité c’est lors des modalités de recours à ce réseau en cas d’accueil d’une PSH. Il ne s’agit pas de définir ces modalités seulement dans le cas de l’accueil d’une PSH, il faut les définir avant. On vous le dit souvent, Qualiopi est une certification de processus, et pour pouvoir accueillir une PSH dans les meilleures conditions pour elle, il faut là aussi avoir des processus définis. La mise à jour des contacts du réseau est à prendre en compte.

Conclusion

Nous vous disons souvent de travailler Qualiopi non pas par indicateurs, mais avec une approche processus (ou thématique). C’est le principe même d’une certification de processus. En le faisant ainsi, vous éviteriez bien des non-conformités.

Bien entendu, ces 6 non-conformités ne sont pas les seules que vous puissiez avoir, il s’agit des plus répandues ces derniers mois. 

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