Sommaire

• Indicateurs 2 et 3
• Indicateurs 8 et 11
• Indicateur 21
• Indicateur 27
• Indicateur 18
• Indicateur 26
• Conclusion

1- Indicateurs 2 et 3

Les indicateurs de performance ne sont pas toujours complets. Leurs mises à jours sont parfois partielles, ce qui amène à une non-conformité. Ils étaient plus globaux par le passé, mais désormais il faut faire ressortir des indicateurs qui concernent la prestation. Pour éviter toutes déconvenues, il est important de mettre les indicateurs de résultats en regard des principales prestations vendues. Donc de descendre à un niveau plus fin qu’auparavant. Il y a un lien avec la notion d’objectifs, donc une connexion directe et concrète avec les objectifs pédagogiques des formations ; extraire les principaux et chercher à valoriser les aptitudes qu’offrent les formations est vraiment le bon chemin à suivre. Vérifiez donc que, lorsque vous mettez à jour vos indicateurs de performance, vous le faites entièrement.

Le deuxième point de vigilance sur ces deux indicateurs concerne la communication sur des informations spécifiques liées à ces indicateurs de performance. Comme pour leur mise à jour, vous devez communiquer sur tous les aspects des performances de vos formations. Pour les formations certifiantes, s’il y a eu des débouchés en lien avec les fiches RNCP, il faut communiquer dessus pour valoriser les résultats d’insertion.

2- Indicateurs 8 et 11

Beaucoup d’organismes ne font pas les procédures de positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée. Beaucoup se contentent de l’un des deux en pensant cela suffisant, mais ce n’est pas le cas. Il est bien indiqué, comme vous pouvez le voir dans le référentiel, que les deux sont demandés.

NB: Le glossaire apporte un aide solide sur ce point.

Les preuves communiquées sont souvent insuffisantes pour permettre de s’assurer que le processus d’évaluation est bien mis en œuvre sur l’ensemble des bénéficiaires. Cela ne permet donc pas de savoir si les objectifs sont bel et bien atteints par ces bénéficiaires. La procédure d’évaluation des acquis est désormais incontournable. Elle doit être écrite et explicite.

3- Indicateur 21

Il a été remarqué qu’il y a souvent une absence de détermination des compétences en amont alors qu’il est bien indiqué dans le guide de lecture que c’est un attendu. Vous ne pouvez pas vérifier que des compétences sont acquises si vous ne déterminez pas quelles sont ces compétences à acquérir. NB : Un système de suivi et de vérification que les compétences sont maitrisées sont dans le temps doit être en place (ex : fond de salle, etc.)

Attention, quand il est demandé de déterminer les compétences et de vérifier si elles sont adaptées, on parle des compétences de TOUS les intervenants, internes et externes. N’oubliez personne !

4- Indicateur 27

Lorsque vous faites appel à des sous-traitants, vous devez veiller à ce que ces derniers connaissent le référentiel Qualiopi même s’ils ne sont pas certifiés (l’obligation de la certification Qualiopi pour les sous-traitants étant sous certaines conditions). Mais trop souvent, les organismes ne vérifient pas la connaissance de Qualiopi de la part des sous-traitants, ou alors n’en ont aucune preuve. Le transfert des exigences Qualité à respecter par les sous traitants doit être concret et officiel (contrat avec dimension qualité, checklist des points à contrôler, charte, formation qualité, etc…sont des éléments concrets à valoriser)

5- Indicateur 18

Lorsque vous coordonnez les différents intervenants, faites bien attention à tous les coordonner. Beaucoup ne parlent pas des intervenants externes, ou ne parlent que des intervenants directs avec le stagiaire. Il est bien noté dans le guide de lecture, comme vous pouvez le voir ci-dessus, qu’il faut tous les mettre, pas seulement les intervenants internes. N’oubliez pas vos sous-traitants, vos collègues dans l’administratif ou bien encore vos commerciaux.

6- Indicateur 26

En général, il n’y a pas de problème sur l’identification du réseau partenaire de la part des organismes. Néanmoins, là où beaucoup ne sont pas en conformité c’est lors des modalités de recours à ce réseau en cas d’accueil d’une PSH. Il ne s’agit pas de définir ces modalités seulement dans le cas de l’accueil d’une PSH, il faut les définir avant. On vous le dit souvent, Qualiopi est une certification de processus, et pour pouvoir accueillir une PSH dans les meilleures conditions pour elle, il faut là aussi avoir des processus définis. La mise à jour des contacts du réseau est à prendre en compte.

Conclusion

Nous vous disons souvent de travailler Qualiopi non pas par indicateurs, mais avec une approche processus (ou thématique). C’est le principe même d’une certification de processus. En le faisant ainsi, vous éviteriez bien des non-conformités.

Bien entendu, ces 6 non-conformités ne sont pas les seules que vous puissiez avoir, il s’agit des plus répandues ces derniers mois. 

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Sommaire

• Quels sont les avantages de cette newsletter pour votre veille Qualiopi ?
• Avantages spécifiques pour la certification Qualiopi
• S’inscrire à notre newsletter de veille
• Conclusion

Quels sont les avantages de cette newsletter pour votre veille Qualiopi ?

Cette nouvelle newsletter comporte des avantages conséquents sur votre veille Qualiopi. Détaillons ces avantages ensemble.

Centralisation des informations clés

Et si nous vous disions que vous pouvez centraliser toutes les informations essentielles de votre veille en un seul endroit ? En utilisant un document de gestion de veille, c’est ce que vous pouvez accomplir. Ce document inclurait les nouvelles exigences de la certification Qualiopi, les modifications des règlements et les meilleures pratiques pour éviter les sanctions.

Accès régulier à l’information

Tous les 3 mois, vous recevez une newsletter reprenant des informations majeures sur les développements légaux et pédagogiques. Cette newsletter garantit que vous restiez informés des dernières tendances et exigences que nous avons pris soin de sélectionner pour vous.

Analyse répartition de la veille

Nous vous conseillons de choisir une personne responsable de la veille. C’est-à-dire que cette personne lira attentivement la newsletter et pourra assigner les tâches et responsabilités liées aux actions à mener. Le cas échéant, une réunion peut avoir lieu pour mieux définir la répartition.

Suivi et évaluation continue

Qualiopi est une certification de processus et d’amélioration continue. Dans votre processus de veille, nous vous conseillons d’ajouter un suivi des actions à mener. Le responsable de la veille peut planifier une réunion pour vérifier l’avancée des actions à mener et ajuster les stratégies si nécessaire.

Avantages spécifiques pour la certification Qualiopi

Vous le savez maintenant, la certification Qualiopi est une reconnaissance capitale pour les organismes de formation souhaitant accéder à des fonds publics ou mutualisés en France. Pour obtenir cette certification, plusieurs critères et indicateurs doivent être respectés, dont certains concernent spécifiquement la veille. Voici un développement sur les avantages spécifiques pour la certification Qualiopi en mettant l’accent sur les indicateurs 23 et 25.

Conformité aux exigences des indicateurs 23 et 25

1. Indicateur 23 – Veille légale et réglementaire :
   • Cet indicateur exige que les organismes de formation effectuent une veille sur les évolutions législatives et réglementaires pertinentes pour leur domaine d’activité. En suivant les étapes pour organiser cette veille, les organismes peuvent s’assurer qu’ils sont toujours à jour avec les changements réglementaires et législatifs. Cela permet de minimiser les risques de non-conformité, ce qui est crucial pour éviter des sanctions ou des amendes et maintenir la qualité et la légalité des formations proposées.
2. Indicateur 25 – Veille sur les innovations technologiques et pédagogiques :
   • Ce second indicateur 25 du référentiel RNQ de Qualiopi requiert une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques. Cet indicateur met l’accent sur l’importance de suivre et d’intégrer les nouvelles approches et outils pédagogiques ainsi que les avancées technologiques dans le domaine de la formation. L’enjeu est d’avoir une veille pertinente par rapport à votre contexte mais également de démontrer les exploitations réalisées ou potentielles avec un impact sur vos formations.

Réduction des risques de non-conformité

En structurant et en suivant rigoureusement les étapes de veille, les organismes de formation réduisent significativement les risques de non-conformité. Les audits de certification Qualiopi vérifient la présence de processus de veille et leur mise en œuvre. La non-conformité peut entraîner des pénalités, la perte de la certification ou des opportunités de financement. Une veille organisée et documentée garantit donc une meilleure préparation pour les audits.

Conservation des preuves pour l’auditeur

Un aspect crucial de la certification est la capacité à fournir des preuves tangibles de la mise en œuvre des processus de veille. En maintenant un système de documentation rigoureux et en conservant toutes les preuves (rapports de veille, captures d’écran, notes de synthèse), les organismes peuvent démontrer leur engagement continu à répondre aux exigences de Qualiopi. Cette documentation rassure les auditeurs et simplifie le processus d’audit.

Développement et maintien de l’activité

La veille packagée, c’est-à-dire bien structurée et synthétisée, devient une ressource stratégique pour les organismes de formation. Elle permet de :

• Identifier de nouvelles opportunités : En se tenant informés des évolutions du marché, des nouvelles réglementations et des besoins en compétences, les organismes peuvent développer de nouveaux programmes de formation adaptés aux tendances actuelles et futures.
• Améliorer la qualité des formations : La veille permet d’intégrer les meilleures pratiques et les innovations pédagogiques, ce qui améliore la qualité des formations proposées et leur efficacité.
• Renforcer la compétitivité : En étant à la pointe des évolutions de leur secteur, les organismes de formation peuvent se positionner comme des leaders, attirant ainsi davantage de clients et de partenaires.

Facilité de communication et attractivité

Enfin, une veille bien structurée et agréablement présentée est plus facile à communiquer. Elle peut être utilisée dans des rapports annuels, des newsletters, des blogs ou des réseaux sociaux pour informer et sensibiliser les parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs). Une communication claire et régulière sur les résultats de la veille renforce la transparence et la confiance, et peut attirer de nouveaux clients et partenaires en montrant l’engagement de l’organisme à rester pertinent et à jour.

S’inscrire à notre newsletter de veille

La mise en place d’une veille stratégique et la création d’une newsletter adaptée constituent une prestation à part entière. En effet, cette activité demande de mobiliser diverses ressources, notamment humaines et techniques, pour collecter, analyser et synthétiser les informations pertinentes autour de Qualiopi.

En raison de cette complexité et pour garantir la qualité et la pertinence des contenus proposés, nous vous invitons à nous contacter via notre formulaire de contact pour discuter de vos besoins spécifiques et des modalités de cette prestation.

Conclusion

Faire sa veille peut sembler long et fastidieux. Mais avec le bon outil, cela devient d’un coup plus simple et efficace.

En adoptant ces pratiques, vous assurez non seulement la conformité de votre organisme aux exigences de Qualiopi, mais vous contribuez également à l’amélioration continue de la qualité de vos formations, tout en intégrant les dernières innovations pédagogiques et technologiques.

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• Comment se préparer à l’audit Qualiopi ?
• Utiliser la checklist renouvellement
• Conclusion

Comment se préparer à l’audit Qualiopi ?

Vous avez déjà passé un audit initial et un audit de surveillance Qualiopi. Pour l’audit de renouvellement, vous devez prendre en compte qu’il s’agit d’un mixte des deux précédents. Il s’agit d’un audit complet (un jour minimum), sur site, qui reprend les process vus lors des deux précédents audits et vérifie les évolutions de ceux-ci. En 3 ans, votre organisme a forcément évolué, c’est donc le cas également de vos process.

L’audit de renouvellement est un vrai audit complet qui reprend l’ensemble des opérations de votre organisme, de ses politiques, de ses performances et de ses procédures depuis l’audit initial. C’est donc un audit à bien anticiper.

Utiliser la checklist renouvellement

Pour vous aider dans votre préparation à votre audit de surveillance ou de renouvellement Qualiopi, nous avons préparé la checklist parfaite. Elle reprend les points importants de chaque critère à vérifier, en prenant en compte les évolutions du guide de lecture, les points de vigilance conseillés par le guide de lecture, et d’autres que nous vous conseillons suite à notre expérience sur le terrain et auprès de nos clients.

Conclusion

L’audit de renouvellement est une étape importante dans la vie de toute certification pour la conserver. Cela peut sembler trop simple, ou alors insurmontable selon le niveau de chacun dans la démarche. Mais dans tous les cas, comme chaque audit, il est nécessaire de se préparer au mieux pour répondre aux exigences et ainsi éviter les non-conformités.

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Sommaire

• Évaluation des besoins de renouvellement Qualiopi
• Anticiper pour mieux se préparer
• Mise à jour de la documentation Qualiopi
• Coup de pouce : optez pour un accompagnement
• Conclusion

Évaluation des besoins de renouvellement Qualiopi

Avant de vous engager dans le processus d’audit de renouvellement Qualiopi, il est impératif de bien comprendre les besoins spécifiques de votre organisme de formation. Cette phase initiale revêt une importance capitale, car elle vous permet de cerner les exigences de renouvellement qui sont pertinentes pour votre activité, votre taille d’entreprise et votre domaine d’expertise. Voici comment aborder cette évaluation de manière plus détaillée :

Analyser les évolutions du référentiel

Alors première chose à savoir, le référentiel Qualiopi n’est pas statique. Il évolue au fil du temps pour s’adapter aux nouvelles exigences et aux évolutions du secteur de la formation. Avant de vous lancer dans la préparation de votre audit de renouvellement, il est essentiel d’examiner les mises à jour éventuelles du référentiel Qualiopi. Identifiez les changements récents ou à venir qui pourraient avoir un impact sur votre conformité. Cela vous permettra d’anticiper les ajustements nécessaires dans votre organisation pour répondre aux nouvelles exigences.

Prendre en compte les retours des auditeurs

Vous avez déjà passé un audit Qualiopi, un audit de surveillance forcément, mais sûrement un audit à blanc également. Vous devez prendre soigneusement en compte les recommandations et les retours des auditeurs. Ces retours sont précieux, car ils vous indiquent les domaines qui requièrent des améliorations ou des ajustements. Les auditeurs sont en mesure de mettre en lumière des aspects spécifiques qui nécessitent une attention particulière. En tirant profit de ces informations, vous pouvez améliorer vos processus et votre documentation en conséquence, renforçant ainsi vos chances de succès lors de l’audit de renouvellement.

Vous n’avez pas encore eu l’occasion de passer un audit à blanc ? Vous pouvez consulter dès maintenant notre article dédié à l’audit à blanc pour comprendre son utilité et comment en tirer parti.

Réviser votre Projet d’Organisme de Formation (POF)

Et pour finir, sachez que le Projet d’Organisme de Formation (POF) est un élément clé de la démarche Qualiopi. Il s’agit d’un document central qui reflète vos pratiques actuelles, vos objectifs, et la manière dont vous prévoyez de mettre en œuvre les exigences Qualiopi au sein de votre organisme. Il est essentiel de vous assurer que votre POF est en adéquation avec les nouvelles exigences du référentiel Qualiopi. Vous devez le réviser pour garantir qu’il reflète fidèlement votre réalité et vos engagements en matière de qualité de formation. Cette révision doit inclure une mise à jour de vos objectifs, des indicateurs de performance et des actions d’amélioration.

Anticiper pour mieux se préparer

Pour réussir un audit de renouvellement Qualiopi, il est essentiel de ne pas laisser les préparatifs à la dernière minute. L’anticipation est la clé. Une étape fondamentale consiste à connaître la date prévue de l’audit. Cela permet de planifier en conséquence et d’éviter de se retrouver dans une situation de stress inutile.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la planification de l’audit de renouvellement et comment déterminer la date idéale, consultez notre article dédié sur ce sujet https://vqz7l1rz7tg.c.updraftclone.com/blog/date-mon-audit-de-renouvellement-qualiopi/

Mise à jour de la documentation Qualiopi

Une documentation complète et à jour est cruciale pour réussir un audit de renouvellement Qualiopi. Cette étape est le pilier de la démonstration de votre conformité aux exigences du référentiel. Il est essentiel de rassembler et d’organiser tous les documents pertinents, qu’il s’agisse de procédures, de politiques, de supports pédagogiques, ou d’évaluations de la satisfaction des clients et des participants. Voici quelques étapes à suivre pour mener à bien cette mise à jour de la documentation :

Révision des procédures et des documents

Passez en revue l’ensemble de vos procédures opérationnelles, de vos politiques qualité, de vos supports pédagogiques, et de tout document lié à vos activités de formation. Assurez-vous qu’ils sont conformes aux dernières exigences et réglementations liées à Qualiopi. Cela implique de s’assurer que vos processus internes sont en adéquation avec les exigences Qualiopi, que les supports de formation respectent les critères de qualité, et que vos procédures sont adaptées pour répondre aux besoins actuels de votre organisme.

Création d’un registre documentaire

Ensuite vous devez établir un registre documentaire détaillé, essentiel pour faciliter le suivi et la présentation des documents requis lors de l’audit de renouvellement Qualiopi. Ce registre devrait répertorier l’ensemble des documents nécessaires à la démonstration de votre conformité. Cela peut inclure les procédures, les politiques, les procès-verbaux de réunion, les rapports d’évaluation, les certificats de formateurs, les supports pédagogiques, les contrats de formation, etc. Un registre organisé vous permettra de gagner du temps lors de l’audit en localisant rapidement les informations nécessaires.

Vérification de la conformité des évaluations

Et enfin sachez que les évaluations de la satisfaction des clients et des participants sont un élément très important de l’audit Qualiopi. Il est essentiel de vous assurer que ces évaluations respectent les exigences Qualiopi. Vérifiez que vos questionnaires sont en conformité, que les résultats sont analysés, et que des actions correctives sont mises en place en cas de résultats insatisfaisants. De plus, assurez-vous que vous collectez et stockez les évaluations de manière sécurisée, prêtes à être présentées aux auditeurs.

Coup de pouce : optez pour un accompagnement

L’audit de renouvellement Qualiopi peut être une source de stress pour de nombreux responsables d’organismes de formation. Pour rester serein et assurer une préparation efficace, il est judicieux de faire appel à des experts en certification et en conformité. L’accompagnement par des professionnels expérimentés peut vous fournir des conseils avisés, vous aider à interpréter les exigences Qualiopi, et vous orienter tout au long du processus.

En optant pour l’accompagnement, vous gagnez en sérénité, en temps et en efficacité. Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, tandis que des experts se chargent des aspects techniques et réglementaires de l’audit. Cette approche vous permet de maximiser vos chances de réussite tout en minimisant les incertitudes.

Conclusion

En fin de compte la préparation en amont d’un audit de renouvellement Qualiopi est cruciale pour garantir le succès de l’évaluation. En évaluant vos besoins de renouvellement Qualiopi, en rassemblant une documentation complète et à jour, et en formant votre personnel, vous serez mieux préparé à répondre aux exigences des auditeurs et à maintenir votre certification.

Par ailleurs souvenez-vous que la certification Qualiopi est un gage de qualité pour vos formation, renforçant la confiance de vos clients et partenaires.

En conséquence vous devez vous préparer de manière proactive, et l’audit de renouvellement Qualiopi deviendra une occasion d’améliorer continuellement vos services de formation.

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• La durée de l’audit varie selon plusieurs facteurs
• Déterminer son temps d’audit en 5 secondes
• Conclusion

La durée de l’audit varie selon plusieurs facteurs

La durée de l’audit dépend de divers facteurs clés, notamment votre chiffre d’affaires, du nombre de prestations concourants au développement des compétences proposées par l’organisme, le nombre de sites évalués et le type d’audit choisi. Ces éléments interagissent de manière complexe pour déterminer la portée et la profondeur de l’audit nécessaire.

Un chiffre d’affaires plus élevé ou un plus grand nombre de sites à évaluer peuvent conduire à une évaluation plus approfondie, tandis que le type d’audit sélectionné peut également influencer la durée en fonction de ses exigences spécifiques. 

Déterminer son temps d’audit en 5 secondes

Nous avons développé un outil novateur qui permet de déterminer en quelques instants la durée de votre audit. Il vous suffit d’entrer votre chiffre d’affaires, de sélectionner le type d’audit, la catégorie d’action et le nombre de sites concernés.

Les calculs reposent sur les données du tableau officiel, garantissant ainsi une estimation précise et fiable. Cette solution rapide et efficace simplifie grandement le processus de planification de votre audit.

PS : nous ne stockons pas les informations rentrées dans l’outil.

Conclusion

La durée d’un audit Qualiopi demeure une variable dynamique, intimement liée à des paramètres tels que la taille de l’organisme, la complexité de ses activités et la préparation en amont. Il est primordial de reconnaître que la qualité de la préparation et des processus internes joue un rôle crucial dans l’efficacité de l’audit.

En comprenant les multiples facteurs qui influencent la durée de cet audit, les organismes de formation peuvent non seulement anticiper et planifier de manière adéquate, mais aussi garantir une transition fluide vers une certification Qualiopi bien méritée.

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• Connaître facilement la date de mon audit de renouvellement
• Envie d’en savoir plus sur l’audit de renouvellement ?
• Conclusion

Connaître facilement la date de mon audit de renouvellement

Comme tout processus de certification, la validité du certificat est limitée dans le temps. Dans le cas de Qualiopi, la période de certification s’étend sur 4 ans pour les organismes certifiés avant fin décembre 2020, et sur 3 ans pour ceux certifiés après le 1er janvier 2021. Par conséquent, tous les organismes ayant obtenu leur certification au cours de ces périodes se verront confrontés à une échéance de certification en 2024. Cette échéance revêt donc une importance majeure pour l’ensemble des acteurs certifiés.

Envie d’en savoir plus sur l’audit de renouvellement ?

Si vous êtes à la recherche d’informations plus détaillées sur le processus d’audit de renouvellement Qualiopi, vous serez ravi de découvrir nos articles complets dédiés à ce sujet. Ces ressources approfondies vous guideront à travers chaque étape du processus, depuis la préparation jusqu’à la réalisation de l’audit. Vous y trouverez une comparaison entre l’audit de renouvellement et l’audit de surveillance et un article qui présente concrètement l’audit de renouvellement pour vous aider à l’aborder de manière sereine et efficace.

N’hésitez pas à consulter nos articles pour obtenir une vue d’ensemble complète et approfondie de ce processus essentiel pour maintenir votre certification Qualiopi.

Conclusion

La gestion de la date d’échéance de certification Qualiopi revêt une signification cruciale pour les organismes certifiés. En comprenant les délais spécifiques en fonction de la période de certification, les acteurs du secteur de la formation peuvent mieux anticiper et préparer leur processus de renouvellement.

Cette vigilance quant aux dates permet non seulement de maintenir la certification en cours, mais aussi de démontrer un engagement continu envers la qualité et l’amélioration constante de leurs prestations de formation.

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• L’audit de renouvellement : un objectif différent
• Une fréquence et une portée bien précise
• Quelles sont les conséquences de l’audit de renouvellement par rapport à l’audit de surveillance ?
• L’audit de renouvellement, une durée plus longue
• Conclusion

L’audit de renouvellement : un objectif différent

 L’audit de renouvellement vise à évaluer si l’organisme de formation continue de respecter les critères de qualité définis dans le référentiel lié à la marque Qualiopi. C’est un audit plus approfondi qui examine tous les aspects qualité des processus de l’organisme de formation.
Il remet « en jeu » le certificat qui sera renouvelé à cette occasion alors que l’audit de surveillance vise à vérifier si les engagements pris par l’organisme lors de l’audit initial sont toujours respectés. L’objectif de l’audit est donc différent.

« Il a pour objectif de vérifier que l’organisme de formation maintient et surtout qu’il améliore la qualité du processus de formation, alors que l’audit initial et l’audit de surveillance avaient pour objectif de vérifier que l’organisme de formation répondait aux exigences du référentiel Qualiopi. »

Une fréquence et une portée bien précise

Comme toutes les certifications, il y a une échéance à partir de laquelle le certificat n’est plus valable. Pour Qualiopi la durée de certification est de 4 ans si l’organisme a été certifié avant fin décembre 2020, et de 3 ans si l’organisme a été certifié après le 1er janvier 2021. Ainsi, tous les organismes certifiés dans ces périodes vont avoir une date d’échéance de certification Qualiopi en 2024. Il y a donc un enjeu à ce sujet pour tous les certifiés.

L’audit de renouvellement est similaire à l’audit initial notamment dans sa durée, mais il se concentre sur la pérennité de la démarche qualité. Ainsi, les items liés à l’amélioration continue, d’exploitation de la veille, la maitrise des situations de handicap, l’évaluation des compétences des formateurs sont des points clefs. Sa portée est différente. L’historique consultable est de 3 ans ce qui laisse un large choix pour l’audit.

Bien sûr, l’auditeur va notamment vérifier que l’organisme de formation a mis en place des actions correctives et leur efficacité pour traiter les non-conformités constatées lors de l’audit initial ou en surveillance. Cette action est un point clef dans toutes les démarches Qualité.

« En conclusion, nous pouvons dire que l’audit de renouvellement c’est la même durée que l’audit initial avec le niveau d’exigence de l’audit de surveillance et une traçabilité sur une période des 3 dernières années. L’enjeu de l’audit de renouvellement est donc très important »

Quelles sont les conséquences de l’audit de renouvellement par rapport à l’audit de surveillance ?

• Si l’issue de l’audit de renouvellement est favorable, l’organisme de formation conserve sa certification Qualiopi pour trois années supplémentaires avec un audit de surveillance à nouveau à mi parcours. Un nouveau certificat sera édité.
• En revanche, si l’issue de l’audit de renouvellement est défavorable, l’organisme de formation peut être amené à mettre en place des actions correctives ou à faire l’objet d’un audit complémentaire voire à suspendre ou à perdre sa certification. A ce titre, la préparation minutieuse de cet audit est un point clef.

• L’audit de renouvellement est généralement réalisé par un nouvel auditeur indépendant , il faut se réhabituer à un nouvel interlocuteur qui peut avoir une approche et / ou une personnalité différente. C’est une nouveauté par rapport à l’audit de surveillance qui est  souvent conduit par le précédent auditeur (cela dépend néanmoins des pratiques des certificateurs).
• Si cela est opportun c’est l’occasion, lors de la préparation de l’audit de renouvellement,  d’effectuer un éventuel transfert de certificat vers un nouvel organisme de certification. Cela doit se prévoir à l’avance et donne lieu à la signature d’un nouveau contrat. (NB: cette possibilité n’était pas courante lors de l’audit de surveillance).
• En terme de date : Pour rappel la date de l’audit de surveillance est à effectuer entre le 14eme et le 22eme mois qui suit la date de l’audit initial ce qui offre de nombreuses possibilités pour planifier. Ce n’est plus le cas dans le cadre de l’audit de renouvellement.
• La date de l’audit de renouvellement est calculée en regard de la date d’échéance indiquée sur le certificat. Ainsi il faut calculer une date « idéale » de votre audit tout en prenant en compte une zone de sécurité pour garantir la continuité de la certification.
• Ainsi, la durée de 4 mois avant la date d’échéance indiquée sur votre certificat peut être une bonne première approche pour évaluer la date idéale de votre audit sans prendre de risque.

« La date de l’audit de renouvellement est calculée en regard de la date d’échéance indiquée sur le certificat. Ainsi il faut calculer une date « idéale » de votre audit tout en prenant en compte une zone de sécurité pour garantir la continuité de la certification. »

L’audit de renouvellement, une durée plus longue

• L’audit de renouvellement porte sur l’ensemble du référentiel : ainsi la notion de nouvel entrant disparait et l’intégralité des exigences du référentiel qui vous sont applicables sont auditées.
• La durée de l’audit de renouvellement est quasiment identique à celle de l’audit initial alors qu’elle avait été réduite lors de l’audit de surveillance.
• Pour calculer votre durée d’audit, il faut prendre les temps de référence ci dessous. Exemple pour un organisme de formation, c’est la somme de 2 premières colonnes de durée. Pour un organisme dont le chiffre d’affaires est de plus de 750.000 € la durée, de l’audit de renouvellement est de 1,5+0,5 soit : 2jours 

Conclusion

L’audit de renouvellement est généralement plus long que l’audit de surveillance en raison de son caractère plus complet.

Il peut prendre plusieurs jours en fonction de la taille et de la complexité de l’organisme de formation. Cet audit est plus complet et l’échantillonnage se fait sur une durée plus longue ainsi, il représente un challenge important pour réussir à renouveler le certificat.

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Sommaire

• Qu’est ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
• Comment savoir la date de mon audit de renouvellement ?
• Quelle est la différence avec l’audit de surveillance ?
• Comment me préparer pour l’audit de renouvellement ?
• Conclusion

Qu’est ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?

L’audit de renouvellement Qualiopi est un processus d’audit qui a lieu 3 ou 4 ans après la certification. La validation de cet audit est requise pour le renouvellement de la certification Qualiopi, qui atteste de la qualité des prestataires de formation continue en France. Cet audit vérifie si le prestataire répond toujours aux critères de qualité établis par Qualiopi (c’est à dire : le RNQ Référentiel National Qualité).

Il est réalisé par un organisme certificateur indépendant et comprend une évaluation des pratiques du prestataire sur la base de sept critères de qualité. Après une visite sur site et l’examen des documents, le prestataire peut obtenir le renouvellement de sa certification s’il est jugé conforme aux exigences de Qualiopi.

Comment savoir la date de mon audit de renouvellement ?

La date de l’audit de renouvellement dépend de la date de votre certification initiale Qualiopi. Si vous avez été certifié en 2019 ou en 2020, votre audit de renouvellement aura lieu 4 ans après l’audit initial de certification. Cela signifie que vous devrez passer par l’audit de renouvellement après cette période de 4 ans pour maintenir votre certification Qualiopi.

En revanche, si vous avez été certifié après 2020, la période de renouvellement sera de 3 ans. Vous devrez donc passer votre audit de renouvellement 3 ans après votre certification initiale. Il est important de prendre en compte ces délais pour vous assurer de respecter les exigences de renouvellement de votre certification Qualiopi en temps voulu.

Attention ! Nous vous conseillons de prendre un rendez-vous avec votre auditeur 3 à 4 mois AVANT la fin de votre certification. Cela vous laissera le temps de traiter les éventuelles non-conformités que vous pourriez avoir sans perdre vos avantages liés à la certification pendant ce temps.

Quelle est la différence avec l’audit de surveillance ?

La différence entre l’audit de renouvellement et l’audit de surveillance réside dans leur objectif et leur fréquence. L’audit de renouvellement Qualiopi est réalisé à la fin de la période de validité initiale de la certification (4 ans pour les certifications obtenues en 2019 ou 2020, et 3 ans pour les certifications obtenues après 2020). Son but est de vérifier si le prestataire de formation continue répond toujours à l’ensemble des critères de qualité établis par Qualiopi afin de renouveler sa certification. On peut dire que c’est un audit complet.

En revanche, l’audit de surveillance se produit pendant la période de validité de la certification. Il est réalisé au milieu de la période de validité de votre certification, autour du 18ème mois. L’objectif principal de l’audit de surveillance est de s’assurer que le prestataire de formation continue continue de respecter les critères clefs de qualité de Qualiopi pendant toute la durée de validité de sa certification. On pourrait dire que c’est un audit partiel.

Pour faire simple l’audit de renouvellement est effectué à la fin de la période de validité pour renouveler la certification, tandis que l’audit de surveillance intervient pendant la période de validité pour maintenir la conformité continue du prestataire de formation.

Pour plus de précision afin de bien comprendre la différence entre audit de renouvellement et audit de surveillance, consultez-notre article dédié juste en dessous.

Comment me préparer pour l’audit de renouvellement ?

Pour vous préparer à l’audit de renouvellement Qualiopi, Reltim vous propose quelques conseils concrets :

• (Re)Familiarisez-vous avec les critères de qualité de Qualiopi en relisant le RNQ.
• Effectuez une auto-évaluation et identifiez les domaines à améliorer.
• Organisez vos documents et assurez-vous qu’ils sont complets, réaliste  et à jour.
• Mettez en place des procédures de suivi pour collecter des preuves de conformité dans vos dossiers.
• Formez votre personnel et assurez-vous qu’ils connaissent les exigences de Qualiopi.
• Réalisez des simulations d’audit interne pour vous préparer.
• Envisagez de vous faire accompagner par des professionnels spécialisés dans la certification Qualiopi pour vous guider tout au long du processus de renouvellement ou pour faire un audit à blanc

Conclusion

En comprenant les subtilités entre l’audit de renouvellement et l’audit de surveillance, ainsi qu’en tenant compte des délais spécifiques liés à la date de votre certification initiale, vous serez en mesure de planifier votre préparation avec tactique. En suivant les étapes clés telles que l’auto-évaluation rigoureuse, la gestion méthodique des documents, l’établissement de procédures de suivi efficaces et la formation ciblée de votre personnel, vous augmenterez significativement vos chances de réussir l’audit de renouvellement.

De plus, faire appel à des experts spécialisés dans la certification Qualiopi vous apportera une précieuse assistance tout au long du processus.

En investissant du temps et des efforts dans votre préparation, vous vous présenterez avec assurance, démontrant aisément votre conformité aux critères de qualité et consolidant ainsi la réputation de qualité de vos services de formation continue, pour la plus grande satisfaction des clients.

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