Comme vous le savez, Qualiopi est une certification qui dure 3 ans (4 ans pour les premiers certifiés). Au milieu de cette période, un audit de surveillance est nécessaire.

Généralement plus court que l’audit initial, il ne peut décemment pas se dérouler de la même manière. Nous vous donnons tout ce que vous devez savoir sur le déroulé de l’audit de suivi.

L’audit de surveillance vérifie ce qui a été vu à l’audit initial

Le principe de base de l’audit de surveillance, c’est de vérifier que tout ce qui a été vu et fait depuis l’audit initial reste toujours en vigueur, voire a été amélioré.

En effet, le but est de ne pas se relâcher après l’audit initial. Il faut continuer à mettre en pratique les habitudes qui ont été créées pour l’audit initial, suivre les process instaurés. Mais l’audit de suivi vérifie également, le cas échéant, la mise en place des mesures correctives pour les non-conformités reçues lors de l’audit initial.

En outre, tout le référentiel est audité lors de l’audit de surveillance. L’auditeur est là pour vérifier la continuité de l’audit initial avec plusieurs mois d’antériorité, à savoir entre 14 et 18 mois. Le champ des possibles est donc large.

Mais là où, à l’audit initial, l’auditeur vérifiait les process et les modalités de fonctionnement pour bien comprendre l’organisme, il observe beaucoup plus les dossiers et les preuves lors de l’audit de surveillance.

Un audit de surveillance qui ne s’annonce pas si simple 

L’audit de surveillance ne sera pas aussi simple que l’audit initial. Déjà, parce qu’il sera moitié moins long. En effet, alors que l’audit initial durait une journée (en moyenne), l’audit de suivi dure une demi-journée. Mais il reprend tout le référentiel comme l’audit initial. L’auditeur doit donc aller très vite. Il faut être totalement prêt le jour J afin de ne pas perdre de temps à chercher, car ce n’est matériellement pas possible.

Mais ce n’est pas tout. L’auditeur s’attend à auditer un organisme en régime de croisière, donc que votre travail sur Qualiopi ait été pérennisé entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Or, c’est une réalité, de nombreux organismes de formation ont relâché les efforts après l’audit initial avec le risque d’apparition des « zones d’ombres » pendant plusieurs mois.

De plus, le temps étant divisé par deux, l’auditeur ne pourra observer l’ensemble de votre organisme de formation. Il va devoir échantillonner vos prestations sur la durée depuis le premier audit. Cela signifie que l’auditeur vous interrogera sur les prestations vendues sur les derniers mois, voire sur les plus vendues. Mais pas seulement, si vous avez mis en place de nouvelles formations, vous serez forcément audité dessus : il faut donc préparer les dossiers, expliquer les changements, montrer les évolutions, etc.

L’audit de surveillance pour les cas particuliers

Vous avez donc vu ce que vérifiera l’audit de suivi, mais il y a certains cas particuliers

Si vous avez eu une non-conformité lors de l’audit initial, soyez assuré qu’elle sera auditée lors de l’audit de surveillance. Si cette non-conformité n’est pas levée lors de ce second audit, vous risquez gros. S’il s’agissait d’une non-conformité mineure, elle devient majeure. Vous risquez ainsi de perdre votre certification.

Il existe également les cas des nouveaux-entrants. Si votre organisme était nouvel-entrant lors de l’audit initial, certains indicateurs ne pouvaient pas être audités, comme l’indicateur 2 sur les résultats. L’audit de surveillance est alors d’autant plus important qu’il vérifiera pour la première fois ces indicateurs. Idem dans le cas des audits aménagés.

Conclusion

L’audit de surveillance a certaines similitudes avec l’audit initial, mais du fait de son temps réduit et du temps écoulé entre les deux audits, il a également des différences. Si vous avez travaillé régulièrement sur les différents process mis en place lors de l’audit initial, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter. Pour y voir clair et préparer votre audit, contactez-nous, nous avons les outils et les méthodes pour vous aider.

Pour aller plus loin :

https://certif-icpf.org/articles/audit-de-surveillance

7 non-conformités récurrentes à l’audit de surveillance

Vous le savez désormais, les audits de surveillance Qualiopi ont débuté cette année. Il y a déjà eu de nombreux audits de surveillance ayant donné lieu à des non-conformités. Après les 7 non-conformités récurrentes, voici les 5 erreurs à éviter pour réussir l’audit de surveillance dans les meilleures conditions.

Ne pas traiter la veille

Faire de la veille, c’est bien. Traiter les informations c’est mieux.

Lire les informations, aller dans des conventions ou encore écouter des podcasts ne suffit pas. Pour faire de la veille, il faut choisir des informations pertinentes parmi celles que vous avez recueillies, et les utiliser. Il vous faut également prouver cette utilisation avec, par exemple, un tableau qui répertorie les informations recueillies, celles traitées, et les modifications apportées grâce à ces informations.

Ne pas prendre en compte les retours

La certification Qualiopi est avant tout là pour vous permettre une amélioration continue. C’est pour cela qu’existe le critère 7.

Pour faire de l’amélioration continue, il faut, entre autres, prendre en compte les retours clients. Mais pas seulement. Il faut également prendre en compte les retours des investisseurs, des entreprises, des formateurs. En bref, de toutes les parties concernées par vos actes de formation. Généralement, les organismes de formation prennent bien en compte les retours clients, mais oublient les autres parties. Cela pourra donner lieu à une non-conformité

Une mauvaise utilisation du logo Qualiopi

Nous vous en parlions il y a quelques semaines, mais le logo Qualiopi ne peut être utilisé n’importe comment. Il y a une charte d’utilisation qui vous indique sur quels documents vous pouvez utiliser le logo Qualiopi, et sur lesquels vous n’en avez pas le droit. Le mot d’ordre : c’est votre organisme qui est certifié, pas vous ni vos formations. Retrouvez nos conseils dans cet article.

Ne prendre en compte que l’indicateur 26

Bien trop souvent, les organismes de formation ne prennent en compte que l’indicateur 26 pour la question du handicap. Mais bien au-delà d’un seul indicateur, la question du handicap est sous-jacente tout au long du référentiel.

En effet, dès le premier indicateur, on peut prendre en compte les personnes en situation de handicap sur l’accessibilité. Mais ce n’est pas tout, la question du handicap est également présente dans 7 autres indicateurs du référentiel en plus de l’indicateur 26. Nous vous en parlerons plus en détail prochainement.

S’y mettre au dernier moment

On vous le dit et le répète, l’audit de surveillance se travaille régulièrement dès l’obtention de la certification. Quand certains indicateurs ne demandent qu’à être vérifiés factuellement, d’autres ont besoin d’être travaillés régulièrement comme les indicateurs de veille ou d’amélioration continue.

La certification Qualiopi a très certainement été longue à mettre en place. Pour l’audit de surveillance, bien que le temps de l’audit soit divisé par deux, il faut compter au minimum autant de travail, si ce n’est plus. Vous serez audités sur la période écoulée entre l’audit initial et l’audit de surveillance, si vous faites tout au dernier moment l’auditeur ne sera pas dupe. De plus, vous risquez de faire des oublis ou des erreurs qui vous mèneront à une non-conformité.

Conclusion

Bien que l’audit initial se soit bien déroulé pour de nombreux organismes, trop ont pris ça pour acquis. Qualiopi est une démarche d’amélioration continue. Ce qui signifie que c’est une démarche qui se travaille régulièrement.

Le saviez-vous ? Reltim travaille désormais en collaboration avec ICPF. Retrouvez notre dernier article juste ici.

Depuis plusieurs semaines maintenant, les audits de surveillance ont démarré. Pendant que certains les passent avec brio, d’autres se retrouvent à avoir des non-conformités. Nous avons recueilli 7 non-conformités qui sont souvent présentes lors des audits de surveillances pour que vous y fassiez suffisamment attention lors de votre préparation.

L’indicateur 1

« Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. »

Trop souvent, les organismes de formation oublient de vérifier que la présence des 9 items est facilement accessible, voire oublient de les mettre à jour, ce qui donne lieu à une non-conformité mineure.

L’indicateur 2

« Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. »

Les indicateurs de performance doivent être mis à jour régulièrement afin de ne pas fausser les informations données aux futurs stagiaires. Si vous ne les mettez pas à jour régulièrement, vous risquez une non-conformité mineure. Pour rappel, lors de l’audit initial vous avez normalement prévu une mise à jour régulière.

L’indicateur 26

« Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap »

Trop souvent, les organismes de formation se justifient en disant n’avoir jamais eu de stagiaire en situation de handicap.

L’indicateur 26 va bien plus loin que ça, il demande à ce que vous soyez prêt si jamais vous recueillez une personne handicapée, que vos process soient adaptés ou que vous sachiez rediriger la personne. Bref, l’indicateur 26 ne se travaille pas seulement si vous avez à faire à des personnes handicapées, mais se travaille pour préparer ce cas de figure afin que personne ne soit lésé. C’est l’inclusivité.

Les indicateurs 21 et 27

Les indicateurs 21 et 27 concernent les organismes travaillant avec des sous-traitants. Bien que les sous-traitants ne soient pas dans l’obligation d’avoir la certification Qualiopi, un minimum de connaissance sur le sujet leur est demandé. Au-delà de ça, l’organisme de formation doit veiller à ce que, au même titre que les employés, les sous-traitants aient les compétences nécessaires pour le travail qui leur est demandé. Sans cela, vous aurez forcément une non-conformité. Mais ce n’est là qu’un problème mineur à côté de ce que vous risquez. En effet, selon la loi Circ. DGEFP n° 2011-01 du 6.1.11 (BOT n° 2011-01 du 30.1.11), si vous laissez un formateur, salarié ou sous-traitant, proposer des formations pour lesquelles il n’a pas les compétences, vous risquez une peine d’emprisonnement et une amende. Vérifiez donc régulièrement les compétences de vos salariés et sous-traitants, en mettant à jour les CV par exemple.

La veille

La veille représente 3 indicateurs (23, 24 et 25) et est trop souvent sujette à une non-conformité.

Au-delà de suivre les nouvelles, la veille consiste surtout à évoluer. Elle fait partie de l’amélioration continue. Le RNQ ne vous demande pas seulement de vous inscrire à des newsletters et de lire certains articles une fois de temps en temps, il vous demande surtout d’exploiter les informations de veille que vous trouvez intéressantes pour votre secteur. L’exploitation peut aller d’un simple changement de documents à une modification complète d’une formation si nécessaire.

Si entre l’audit initial et l’audit de surveillance, vous n’avez trouvé aucune exploitation à mettre en place, il vous faut alors prouver que vous avez bien suivi la veille et que rien n’a été nécessaire. Le but, c’est d’avoir des preuves.

L’amélioration continue

On vous le dit et le redit sans cesse, le but même de Qualiopi, c’est l’amélioration continue. Alors ne pas faire le nécessaire pour, cela vous mènera nécessairement à une non-conformité.

La semaine dernière, nous vous en parlions dans cet article sur le sujet. Si vous ne l’avez pas encore lu, c’est le moment !

L’utilisation du logo Qualiopi

Nous vous en parlions il y a 2 semaines, le logo Qualiopi donne trop souvent lieu à des non-conformités du fait d’une mauvaise utilisation. Retrouvez toutes les informations sur les documents où peuvent être apposés le logo Qualiopi dans cet article.

Conclusion

Bien entendu, il ne s’agit pas là des seules non-conformités que vous risquez d’avoir, mais des plus présentes lors des premiers audits de surveillance. N’oubliez pas de bien travailler sur vos process Qualiopi régulièrement, et vous ne risquez rien. Pour rappel, une non-conformité mineure lors de l’audit initial peut donner lieu à une non-conformité majeure lors de l’audit de surveillance si cette dernière persiste.