Sommaire

• 1. Mineure ou Majeure : quelle différence pour votre activité ?
• Quels sont les délais en cas de non-conformité ?
• Conseils pour un traitement efficace
• FAQ : vos questions sur les non-conformités
• Conclusion

Mineure ou Majeure : quelle différence pour votre activité ?

Il existe deux types de non-conformités : les majeures et les mineures. Le type de NC est défini en amont par le référentiel.

Il est crucial de distinguer les deux types d’écarts que l’auditeur peut relever :

• La Non-Conformité Mineure : C’est une prise en compte partielle d’un indicateur qui ne remet pas en cause la qualité globale de la formation.
• L’enjeu : Vous pouvez obtenir votre certification même avec des NC mineures (jusqu’à 4).
• Le piège : Si vous ne la corrigez pas avant l’audit suivant (surveillance), elle se transforme automatiquement en NC Majeure !
• La Non-Conformité Majeure : Ici, l’exigence est jugée non respectée ou le risque sur la qualité est trop élevé. Elle concerne certains indicateurs spécifiques (comme le 4, 5, 6, 10, etc.), que l’on peut nommer « super-indicateurs ».
• L’enjeu : Aucune certification ne peut être délivrée ou maintenue tant que la NC majeure n’est pas levée ou la 5ème NC mineure.

Attention cependant : contrairement à ce que l’on entend souvent, une NC majeure ne signifie pas que la faute est plus grave qu’une NC mineure. Tout est prédéfini en amont dans le RNQ.

Quels sont les délais en cas de non-conformité ?

Le traitement des écarts dispose de délais également prévus en amont dans le guide de lecture. Le rétroplanning diffère selon le type de NC reçue :

• Pour une NC mineure : Vous devez proposer un plan d’actions à l’auditeur à l’issue de votre audit, puis, une fois accepté, vous aurez 6 mois pour le mettre en œuvre. Attention : la NC mineure n’est pas revue par l’auditeur jusqu’à l’audit suivant, donc il vous faut bien faire le travail de votre côté au risque que cela ne devienne une NC majeure.
• Pour une NC majeure : Vous avez 3 mois pour lever la NC majeure. Il vous faut d’abord transmettre un plan d’actions à l’auditeur. Une fois ce plan validé, lui transmettre les preuves de mise en œuvre des actions. En cas de mauvais usage de la marque Qualiopi, le délai est réduit à 1 mois.

Conseils pour un traitement efficace

Pour que vos corrections soient validées du premier coup, appliquez la méthode « Analyse – Action – Preuve » :

• Analysez la cause racine : Pourquoi l’écart a-t-il eu lieu ? Est-ce un oubli ponctuel ou un défaut dans votre processus ? Si vous ne traitez que le symptôme, l’écart reviendra.
• Soyez factuel : L’auditeur ne juge pas votre bonne volonté, mais vos preuves. Si l’écart concerne l’indicateur 1 (info public), ne dites pas « c’est fait », envoyez la capture d’écran de votre site mis à jour avec les modalités d’accès et les prérequis par exemples.
• Pilotez votre plan d’actions : Désignez un responsable pour chaque point. Un plan d’actions qui n’est pas suivi est un risque de suspension de certificat à court terme.

FAQ : vos questions sur les non-conformités

Conclusion

Gardez en tête que l’auditeur n’est pas là pour vous piéger. Un organisme qui sait traiter ses non-conformités avec réactivité et professionnalisme prouve qu’il maîtrise sa démarche d’amélioration continue, ce qui est l’essence même du critère 7 de Qualiopi.

Vous avez reçu un rapport d’audit avec des écarts et vous ne savez pas par où commencer ?

Contactez-nous pour une séance de « remédiation » : nous analyserons ensemble les fiches d’écarts pour construire un plan d’actions irréprochable.

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Sommaire

• Une expérience d’audit fluide et professionnelle
• Une vision partagée de la certification
• Pour aller plus loin
• Un partenariat placé sous le signe de la confiance
• Conclusion

Une expérience d’audit fluide et professionnelle

Dès les premiers échanges, la réactivité et le professionnalisme de Certifopac ont marqué les équipes de RELTIM.
L’utilisation de leur outil de gestion Apollo, à la fois ergonomique et intuitif, a permis un suivi simplifié du dossier et une communication claire tout au long du processus.

Autre point fort : la rapidité de traitement. Le certificat a été transmis dès le lendemain de l’audit, illustrant l’efficacité et la rigueur de Certifopac .
L’auditeur a su adopter une posture à la fois bienveillante et exigeante, fidèle à l’esprit Qualiopi : allier écoute et vérification de la conformité sans jamais compromettre la qualité.

Dans un contexte où les délais s’allongent et où la qualité de service varie selon les certificateurs, cette efficacité mérite d’être soulignée.

Une vision partagée de la certification

Au-delà de la réussite de l’audit, RELTIM et Certifopac se rejoignent sur une vision commune de la certification :

• Transparente dans ses démarches ;

• Exigeante dans son niveau de conformité ;

• Innovante dans ses outils et approches.

Les deux structures partagent une ambition : moderniser la certification en simplifiant les processus et en s’adaptant en permanence aux réalités du terrain.
C’est dans cet esprit qu’elles ont décidé d’intensifier les échanges, notamment pour valoriser leurs expertises respectives et offrir plus de visibilité à leurs clients. La certification IAG est aussi un sujet qui rapprochent les 2 structures. D’ailleurs RELTIM devrait bientôt se porter candidat.

Pour aller plus loin

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Et explorez l’offre de certification de Certifopac sur
🔗 www.certifopac.fr

Un partenariat placé sous le signe de la confiance

Cette certification réussie symbolise avant tout une relation de confiance et de respect mutuel entre deux acteurs engagés dans la qualité. D’ailleurs, Certifopac a dores et déjà cité RELTIM sur son site web comme étant un cabinet conseils fréquemment vu lors des audits.
L’équipe de RELTIM adresse un grand merci à Certifopac pour son professionnalisme et sa réactivité exemplaire.

Conclusion

En choisissant Certifopac pour sa propre certification Qualiopi, RELTIM démontre son engagement à incarner les valeurs qu’elle défend auprès de ses clients : exigence, efficacité et innovation.
Ce partenariat illustre parfaitement l’évolution du secteur de la certification, de plus en plus digitalisé, agile et collaboratif.
Une belle preuve que la qualité peut rimer avec simplicité et performance, lorsque la confiance est au cœur du processus.

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Sommaire

• L’audit interne : Votre première étape stratégique vers la certification
• Préparer son audit de certification en 4 étapes clés
• Le jour J : Comment se déroule et se gère l’audit de certification ?
• L’après-audit : Gérer les non-conformités et préparer la suite
• Conclusion

L’audit interne : la première étape stratégique vers la certification

Avant même de contacter un organisme certificateur, le réflexe le plus intelligent est de regarder en interne. L’audit interne Qualiopi est le point de départ incontournable de toute votre démarche.

Qu’est-ce qu’un audit interne dans le contexte Qualiopi ?

Il ne s’agit pas de l’audit officiel de certification, mais d’une forme d’auto-évaluation complète de vos pratiques. C’est un « audit à blanc » que vous menez pour vous-même. L’objectif est simple : simuler les conditions réelles de l’audit pour identifier, sans pression et sans enjeu, tous les écarts potentiels entre votre fonctionnement et les indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) qui s’appliquent à votre cas.

Pourquoi l’audit interne est-il indispensable pour réussir ?

Vous pouvez considérer l’audit interne comme votre meilleure assurance pour réussir. Il vous permet de :

• Anticiper les non-conformités : vous identifiez vous-même vos points faibles et avez le temps de mettre en place des actions correctives bien avant l’arrivée de l’auditeur officiel.
• Réduire le stress le jour J : en ayant déjà vécu une simulation, vous et vos équipes serez plus sereins, plus confiants et plus efficaces. La peur de l’inconnu disparaît.
• Impliquer et préparer les équipes : c’est l’occasion parfaite de mobiliser tous les collaborateurs autour de la démarche qualité et de s’assurer que chacun comprend son rôle.
• Structurer votre démarche et documentation : l’audit à blanc vous force à organiser vos preuves et à créer un système de classement logique, un gain de temps précieux pour la suite.

Préparer son audit de certification en 4 étapes clés

La réussite de votre préparation à l’audit Qualiopi repose sur un plan d’action clair. Voici une feuille de route en 4 étapes pour avancer avec méthode.

Étape 1 : réaliser son auto-diagnostic (l’audit interne)

C’est le moment de vous mettre dans la peau de l’auditeur. Prenez la liste officielle des indicateurs du RNQ qui s’appliquent à votre activité. Pour chacun d’entre eux, posez-vous la question en toute honnêteté : « Est-ce que je le fais ? Et surtout, comment puis-je le prouver ? ».

Pour formaliser cette démarche, nous vous conseillons vivement d’utiliser une checklist d’audit Qualiopi ou une grille d’auto-évaluation. Notez pour chaque indicateur votre niveau de conformité (conforme, non conforme, à améliorer) et les preuves que vous avez déjà à disposition.

Étape 2 : bâtir une gestion documentaire à l’épreuve de l’audit

Avec Qualiopi, ce qui n’est pas prouvé n’existe pas. L’auditeur ne se contentera pas de vos déclarations ; il voudra voir des documents concrets.

Voici quelques exemples de preuves indispensables :

• Programmes de formation détaillés.
• Conventions ou contrats de formation signés.
• Questionnaires d’évaluation de la satisfaction.
• Procès-verbaux des évaluations des acquis.
• CV et attestations de compétences de vos formateurs.
• Un registre de suivi des réclamations.

Notre conseil : créez un dossier par indicateur (numérique de préférence) où vous centraliserez toutes les preuves correspondantes. Le jour J, vous n’aurez qu’à ouvrir le bon dossier pour présenter le bon document, sans perdre de temps.

Étape 3 : impliquer et former vos équipes

L’audit Qualiopi n’est pas l’affaire d’une seule personne. L’auditeur peut interroger n’importe quel collaborateur impliqué dans le processus de formation. Il est donc crucial que chacun comprenne les enjeux de la certification et connaisse les processus qualité qui le concernent. Organisez des réunions d’information, clarifiez qui est le référent sur chaque critère et assurez-vous que tout le monde parle le même langage.

Étape 4 : smuler l’audit avec un « audit à blanc »

C’est la répétition générale avant le grand jour. Cette simulation doit se faire en conditions quasi réelles. Vous pouvez désigner un collaborateur pour jouer le rôle de l’auditeur, mais l’idéal est de faire appel à un consultant externe. Son regard neuf et son expertise lui permettront de poser les bonnes questions et de déceler des failles que vous n’auriez pas vues. L’objectif est double : tester la clarté de vos réponses et votre capacité à retrouver les preuves demandées en quelques instants.

Le jour J : comment se déroule et se gère l’audit de certification ?

Grâce à votre préparation, cette journée doit être vécue sereinement. Vous êtes prêt, vous connaissez vos processus et savez où trouver vos preuves.

La réunion d’ouverture et de clôture : des moments clés

La journée commence par une réunion d’ouverture où l’auditeur présente le plan d’audit et les règles du jeu. C’est le moment de présenter votre organisme et de créer un climat de confiance. La journée se termine par une réunion de clôture où l’auditeur vous présente ses conclusions et sa décision.

L’entretien avec l’auditeur : nos conseils pour bien répondre

• Écoutez attentivement la question avant de répondre.
• Soyez factuel et précis : répondez directement à la question, sans vous perdre dans des détails inutiles.
• Présentez la preuve : une fois que vous avez expliqué votre pratique, montrez le document qui le prouve.
• Adoptez une posture professionnelle : vous n’êtes pas un élève passant un examen, mais un professionnel fier de sa démarche qualité. Montrez votre maîtrise et votre engagement.
• Restez calme et courtois : un dialogue constructif est toujours plus efficace.

L’après-audit : gérer les non-conformités et préparer la suite

Le verdict de l’auditeur est tombé. Quelle que soit l’issue, le travail n’est pas tout à fait terminé.

Comprendre le verdict : conforme, non-conformité mineure ou majeure

• Conforme : félicitations, vous êtes certifié !
• Non-conformité mineure : c’est un écart qui ne remet pas en cause la qualité globale de votre prestation. Il est généralement donné dans le cadre d’une prise en compte partielle d’un indicateur (ex: une signature manquante sur un document). Vous aurez un délai (environ 6 mois) pour proposer un plan d’action.
• Non-conformité majeure : c’est un écart critique qui compromet la qualité. Il est généralement donné lorsqu’un indicateur n’ets pas du tout respecté (ex: absence totale de procédure d’évaluation). Vous aurez un délai plus court (environ 3 mois) pour mettre un plan d’actionsqui permet de la corriger et l’envoyer à votre auditeur.

Construire son plan d’actions correctives

En cas de non-conformité, pas de panique. Vous devez simplement rédiger un plan d’actions décrivant les mesures que vous allez prendre pour corriger les écarts. Le respect des délais pour soumettre ce plan est impératif pour obtenir la certification.

Conclusion

Loin d’être une montagne insurmontable, l’audit Qualiopi est l’aboutissement logique d’une préparation structurée. En adoptant une approche méthodique centrée sur un audit interne rigoureux, vous transformez une contrainte réglementaire en une véritable opportunité.

Cette démarche est l’occasion de formaliser vos pratiques, d’améliorer vos processus et, au final, d’offrir un service de meilleure qualité à vos clients. La certification n’est pas une fin en soi, mais le début d’un cycle d’amélioration continue.

Vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté et aborder votre audit avec une confiance maximale ?

Reltim vous propose un service d’audit à blanc mené par un expert Qualiopi pour identifier vos axes d’amélioration. On en discute ?

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