Le début de cette année 2022 a été marquée par un évènement important pour nous : notre certification Qualiopi.

Avec cette certification, il est logique que viennent ensuite nos formations. C’est pour cela qu’aujourd’hui, nous vous présentons sur ce blog nos trois premières formations.

Le référentiel et Qualiopi

Pour que le référentiel Qualiopi n’ait plus aucun secret pour vous !

Avec cette formation, voyez les bases du référentiel national qualité et, ainsi, devenez le correspondant Qualiopi de votre organisme de formation.

L’audit interne

Cette formation viendra compléter celle sur le référentiel Qualiopi, afin que vous puissiez réaliser des audits internes de conformité d’un site.

Avec l’aide de cette formation, intégrez une équipe d’auditeurs internes et devenez référent qualité de votre unité.

Le handicap et Qualiopi

Le handicap est un sujet majeur et important dans le référentiel national qualité. Cette démarche suit l’évolution de la loi handicap du 11 février 2005.

Avec cette formation, vous connaitrez tout ce qu’il y a à savoir sur l’indicateur 26, mais également sur tous les indicateurs dans lesquels la question du handicap est sous-jacente. Mais pas que. Vous pourrez ainsi devenir référent handicap au sein de votre organisme de formation.

Conclusion

Il s’agit ici des trois premières formations que nous vous proposons, d’autres arrivent prochainement. Faites-nous savoir si un thème vous intéresse.

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Dans la pensée collective, un organisme crée une formation, puis après vérifie que cela correspond bien à la démarche qualité Qualiopi. Mais si nous vous disions que l’on peut concevoir une formation en utilisant le référentiel national qualité ? Cela aurait un double avantage : vous êtes certain du premier coup que la formation est conforme, d’autant plus que pour un audit de surveillance vous serez nécessairement audité sur votre nouvelle formation, mais en plus vous gagnez beaucoup de temps.

Mais dans les faits, comment cela fonctionne-t-il ? Nous avons nous-mêmes testé cette démarche pour nos formations, on vous explique tout ici.

Répondre à un besoin spécifique

Vous ne créez pas une formation sur un coup de tête. Elle doit nécessairement répondre à un besoin spécifique, comme le demande l’indicateur 4 (« le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s) »). Juste par l’acte de la création de formation, vous êtes censé répondre à cette demande, si ce n’est pas le cas, vous devez réévaluer les besoins pour modifier les objectifs de votre formation.

Pour cela, vous pouvez utiliser la veille. Les veilles décrites dans les indicateurs 23 et 24 sont les plus utiles pour la création d’une formation dans le cadre de Qualiopi. En effet, l’indicateur 23 vous demande de réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation en général. L’indicateur 24 quant à lui porte sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans son secteur d’intervention. Ces deux indicateurs de veille vous permettent de choisir un sujet de formation dans votre secteur qui correspond aux besoins. En utilisant la veille pour créer une nouvelle formation, vous avez toutes les chances d’être en conformité, à condition de garder vos preuves : vous gardez la preuve de la veille réalisée, et de l’exploitation de cette veille pour créer votre formation. D’une pierre deux coups !

Pour terminer sur ce point, n’oubliez pas que les besoins des clients sont induits par vos actions marketings qui correspondent aux indicateurs 1 et 2. (les allers et retours entre les formations créées ou mises à jour et les informations présentes sur le site internet par exemple sont à mettre en place).

Rien qu’en répondant à des besoins spécifiques, vous répondez à 5 indicateurs ! Voyons désormais les objectifs des formations qui, là aussi, peuvent être induits par Qualiopi.

L’aide de Qualiopi pour les objectifs de formation

Le principe même d’une formation, c’est de gagner des compétences. Pour gagner ces compétences, il faut alors des objectifs clairs, comme nous le demande l’indicateur 5 (« Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation »).

A partir de ces objectifs, on peut alors définir les modalités de l’action qui permettent de guider les apprenants vers l’objectif de montée en compétences et de faire apparaitre les prérequis le cas échéant pour suivre la formation avec les procédures de positionnement. Nous avons donc besoin des indicateurs 6 et 8. Ces modalités de l’action doivent être détaillées et chiffrées (nous retournons ici dans l’indicateur 1 et ses 9 items) pour créer les ressources pédagogiques demandées dans l’indicateur 19 (« le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier »). Il y a également possibilité de mettre ces modalités en condition de travail comme le décrit l’indicateur 28.

La préparation et la mise en place de la formation

Maintenant que les objectifs sont clairs et définis, que les modalités de la formation ont été choisies en conséquence, il ne reste qu’à lancer sa formation. Cette étape aussi peut bénéficier de l’aide du référentiel national qualité pour être traitée.

Pour commencer, vous devez veiller à la mise en place des conditions idéales pour suivre votre formation, comme présente l’indicateur 9 (« Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation »). C’est ainsi que la mise en œuvre de la prestation, son adaptation à des besoins, ou contexte, spécifiques de l’indicateur 10 peut alors être abordée via l’explication de la formation, les règles du jeu et la prise en compte des éventuels impératifs au lancement de la formation ainsi que la gestion des éventuelles situations particulières ou personnes en situation de handicap 

Bien entendu, vous ne devez pas oublier les objectifs ! Pendant la formation, ou après selon vos processus, vous devez vous assurer que les apprenants ont bien atteint les objectifs opérationnels définis et cités dans les supports de communication de l’indicateur 1 (avec par exemple un QCM, une étude de cas, des épreuves, une autoévaluation, etc.). C’est tout le sens de l’indicateur 11 qui représente la pierre angulaire de la démarche.

Pendant la formation, le prestataire qui assure la formation doit veiller à ce que les apprenants restent mobilisés et motivés afin de prévenir les abandons. Ainsi, vous devez mesurer et suivre l’assiduité des apprenants comme vous le demande l’indicateur 12 (« Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours. »)

Conclusion

Pour créer une formation, vous pouvez utiliser pas moins de 13 indicateurs différents du RNQ, ce n’est quand même pas rien ! Depuis le début nous en sommes convaincus et le clamons haut et fort, Qualiopi n’est pas juste théorique, il est surtout pratique pour la vie et le développement de votre organisme de formation.

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LA STRATEGIE

Lorsque l’on pense digitalisation, la première chose qui nous vient en tête ce sont les outils. Et si vous recherchez sur internet, vous en trouverez des milliers. Mais attention, ils ne sont pas tous adaptés à votre business, ni même à vous tout simplement !

Tout d’abord, vous devez réfléchir à pourquoi vous voulez digitaliser. Est-ce simplement pour votre vie personnelle ? Est-ce pour votre travail personnel ? Est-ce pour votre travail en équipe ? Ou bien encore est-ce pour vos formations ? Selon votre réponse, vos choix ne se porteront pas forcément sur les mêmes outils que moi, ou même que votre voisin. Mais ce n’est pas tout ! Si c’est pour utiliser à plusieurs, les outils ne seront pas les mêmes selon le budget que vous voulez y allouer, ou encore selon le nombre de personnes qui utiliseront cet outil.

Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, vous pouvez faire vos recherches sur les outils que vous pouvez utiliser. Bien entendu, nous allons principalement vous parler d’outils en lien avec le secteur de la formation et Qualiopi, mais vous verrez que certains peuvent s’adapter à d’autres utilisations !

LES OUTILS

Pour la certification Qualiopi

Récemment, je vous ai partagé un article sur la digitalisation et Qualiopi, dans lequel je vous ai expliqué pourquoi digitaliser et pour quels thématiques. Aujourd’hui, je vous donne les outils pour ce faire.

Tout d’abord, je vais vous parler de l’application Bluekango que j’ai cocréée. Cette application vous permet de centraliser tous vos documents en rapport avec Qualiopi, comme vos formulaires, vos processus, vos photos de preuves, etc. Je ne vais pas revenir plus en détail sur les bienfaits de la GED, vous retrouverez toutes les informations pratiques ici. Et bien sûr le gros point fort : la digitalisation des plans d’actions qui permet de suivre concrètement l’avancée des actions, d’effectuer les relances automatiquement etc. Un véritable outil de pilotage, comme vous pouvez le voir ici.

Mais Qualiopi, ce n’est pas seulement des formulaires et des processus. Vous le savez, 3 indicateurs portent sur la veille. Nous vous en avons fait une checklist sur notre compte LinkedIn. Pour faire une bonne veille, il faut être alerté. Pour cela, vous pouvez vous inscrire aux newsletters des différents sites que vous avez choisis comme intéressants pour votre secteur d’activité. Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez également utiliser Google Alert comme outil. Entrez un (ou plusieurs) mot(s) clé(s), et Google vous alertera lorsqu’un article parait avec ce mot clé. Vous avez aussi Inoreader qui vous propose la même chose si vous êtes allergique à Google.

Pour la formation

Pour créer et partager vos formations, il existe de nombreux outils. Je vais vous en faire une petite liste non exhaustive :

• Pour gérer vos formations, vous pouvez là aussi utiliser BlueKanGo !
• Pour animer vos formations, vous avez le très connu Zoom, mais pas que ! Dans le même style, vous avez également Google Meet, qui vous permet de créer des visioconférences.

Vous avez également Teams, qui fait partie du pack office que vous avez certainement. Un outil de plus en plus connu, Slack, mais vous avez aussi Discord. Ces trois derniers outils vous permettent de créer des visioconférences (ou réunion), mais ils permettent également de créer des salons selon les thématiques afin que les apprenants puissent y discuter, poser des questions entre eux ou aux formateurs, déposer des fichiers, etc. Certains de ces outils nécessitent plus de temps d’adaptation que d’autres.

• Pour animer encore plus les formations, vous avez certains outils comme Klaxoon, Socrative ou bien encore Kahoot, Wooclap, qui permettent de mettre un peu plus de « fun » dans vos formations, avec des quizz, des sondages, ou d’autres petits jeux interactifs qui plaisent généralement.
• Pour tout ce qui est gestion avant formation, ou avant chaque cours individuel en visioconférence, vous avez les outils de calendrier qui peuvent être très utiles. Les plus connus sont Google Calendar ou bien le calendrier intégré au pack office. Mais pour permettre de prendre des rendez-vous, vous pouvez également utiliser Calendly. Vous y mettez les jours et heures où vous êtes disponibles, et l’apprenant à juste à choisir un créneau disponible. Cela évite de passer 5 minutes au téléphone, ou 5 échanges d’e-mail, pour trouver un créneau qui correspondent aussi bien au formateur qu’à l’apprenant.
• Pour signer des documents, vous pouvez également passer par la digitalisation. De nombreux sites vous le permettent désormais. Attention cependant, seule une signature sur un original papier ou une signature électronique selon la norme eIDAS font preuves juridiques. Pour cela, vous pouvez utiliser certains outils comme edusign, Yousign, SignNow, etc.

Pour l’organisme de formation et le travail d’équipe

Pour votre organisme de formation, vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs outils pour favoriser un travail d’équipe, vous permettre de prendre des notes groupées, permettre des réunions ou de vous distribuer les tâches du jour, de la semaine voire du mois.

Pour cela, plusieurs outils. Je vous ai parlé d’un outil plus haut que vous pouvez également utiliser dans le cadre d’un travail interne : Teams. Teams vous permet non seulement de discuter selon des salons spécifiques ou même en privée et de faire des réunions, mais ce n’est pas tout ! Lié à votre compte Microsoft, vous pouvez ainsi relier vos calendriers lorsque vous avez une tâche en commun, créer des to do lists pour distribuer les tâches, vous partager des fichiers (et les classer comme dans votre ordinateur), etc.

Pour vos documents, vous pouvez également utiliser Google drive ou one drive. L’avantage de One drive, c’est qu’il est dans le pack office si vous l’avez déjà acheté, et que vous pouvez retrouver vos documents directement sur votre ordinateur sans être obligés de passer par la case navigateur internet. Si vous ne souhaiter pas dépenser pour le pack office, vous pouvez utiliser Google Drive gratuitement dans la limite de 15 Go. Vous pouvez là aussi synchroniser des dossiers de votre ordinateur avec cet outil, seulement cela ne se fera pas automatiquement.

Vous êtes visuel, vous avez besoin d’un outil visuel pour organiser vos prochaines tâches ? Alors pas de panique, j’ai ce qu’il vous faut sous le coude : Miro. Miro est un outil de carte mentale qui permet de partager son travail à plusieurs. Le gros plus ? Miro peut se partager avec Notion !

Et oui, « last but not least”, Notion. Un outil tout en un qui fait de pus en plus parler de lui. Notion vous permet de créer : des calendriers (ou d’intégrer votre google Calendar), des to do list, des tableaux, des cartes, des trackers d’activités, des notes rapides. Il vous permet de ranger des articles (de veille par exemple) à lire plus tard (et pourquoi pas à insérer une note sur l’article en question). Bref, avec Notion, vous pouvez tout faire. Mais c’est un outil tellement polyvalent qu’il faut un petit temps d’adaptation.

L’ORGANISATION ET LES PROCESSUS.

Les avantages

Maintenant que vous avez vu à quelles fins vous souhaitez entrer dans la digitalisation et quels outils vous souhaitez utiliser, il ne reste plus qu’à vous organiser. L’organisation ne sera pas la même selon les outils bien entendu ! Certains outils demandent à être utilisé plus ponctuellement que d’autres. C’est pour cela que vous allez devoir mettre en place des processus pour l’utilisation de ces outils.

Si vous utilisez des outils qui nécessitent une connexion quotidienne, comme Notion, Google Calendar, Teams, etc., il suffit juste que vous vous connectiez lorsque vous démarrez votre journée de travail. Ces outils remplacent votre agenda habituel (et vous permettent même de ne plus rater un seul rendez-vous !), vos discussions autour d’un café (surtout lorsque vous êtes en télétravail !), voire même vos réunions en présentiel. Il faut donc les utiliser comme tels : quotidiennement.

Pour les outils qui demandent une utilisation plus ponctuelle, à vous de créer vos propres process. Un exemple :

Un futur client m’envoie une demande de formation :

Étape 1 : je réponds à sa demande et prévois un rendez-vous téléphonique avec lui pour analyser ses besoins (utilisation d’un outil de calendrier).

Étape 2 : je note ses besoins dans mon outil de note adapté (exemple : Notion)

Étape 3 : je prévois avec lui le début de la formation (selon s’il s’agit d’une formation à distance ou en présentiel)

Étape 4 : je lui envoie les documents à signer par mail (utilisation d’un logiciel de signature électronique)

Lorsque vous avez créé vos processus, vous verrez que vous gagnerez un temps considérable sur ces tâches ! L’outil de calendrier choisi, par exemple, vous permettra de ne pas avoir à décaler encore et encore l’heure du rdv jusqu’à tomber sur un compromis avec votre client. L’outil de signature électronique vous permettra de gagner un temps considérable, et à votre client également qui a juste à cliquer sur le lien et signer en 2 clics. Il est également toujours possible de faire des signatures facilement et rapidement avec la suite Adobe Acrobat.

Attention aux inconvénients.

Attention cependant. La digitalisation a beau être un grand atout dans vos démarches, il reste cependant des petits inconvénients à connaître avant de se lancer dans le tout numérique.

En effet, bien que la digitalisation soit une révolution, notamment depuis la crise sanitaire qui nous a touché en 2020, elle reste quand même très dépendante de nos outils physiques !

Pour commencer, il vous faudra une bonne connexion internet, c’est la base même de la digitalisation. Certains outils permettent de travailler sans, mais pour profiter d’un travail en équipe efficace, la connexion internet reste importante. Pour assurer vos formations, l’idéal est aussi d’investir dans un micro ou une webcam efficaces, à moins que votre ordinateur en soit déjà pourvu.

Mais le plus important, il faudra aussi un temps d’adaptation, plus ou moins long selon votre niveau en technologie. Une fois ce temps d’adaptation passé, à vous le gain de temps considérable sur toutes vos tâches.

CONCLUSION

La digitalisation, c’est un peu comme de la délégation. Vous déléguez une partie de votre travail et de la charge mentale qui y est associée à des outils numériques qui vous sont adaptés. Mais la digitalisation, c’est surtout une pratique qui peut vous permettre de travailler de n’importe où ! Oui oui, même depuis votre lit ! (Même si on vous le déconseille).

Mais plus que ça, la digitalisation n’est pas une obligation sur tous les aspects de votre vie. Elle n’est pas censée remplacer le papier si, pour certains travaux, vous êtes plus à l’aise avec. Vous pouvez très bien passer à une offre de formation totalement digitalisée, mais continuer à gribouiller sur un cahier des idées de formation. Vous pouvez tout aussi bien passer à un agenda totalement digitalisé, mais conserver un cahier dans lequel vous notez votre to do list du jour. Parce que la digitalisation s’adaptera forcément à vos besoins.

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