Alertes Qualiopi : top 6 des non-conformités !

Sommaire

• Indicateurs 2 et 3
• Indicateurs 8 et 11
• Indicateur 21
• Indicateur 27
• Indicateur 18
• Indicateur 26
• Conclusion

1- Indicateurs 2 et 3

Les indicateurs de performance ne sont pas toujours complets. Leurs mises à jours sont parfois partielles, ce qui amène à une non-conformité. Ils étaient plus globaux par le passé, mais désormais il faut faire ressortir des indicateurs qui concernent la prestation. Pour éviter toutes déconvenues, il est important de mettre les indicateurs de résultats en regard des principales prestations vendues. Donc de descendre à un niveau plus fin qu’auparavant. Il y a un lien avec la notion d’objectifs, donc une connexion directe et concrète avec les objectifs pédagogiques des formations ; extraire les principaux et chercher à valoriser les aptitudes qu’offrent les formations est vraiment le bon chemin à suivre. Vérifiez donc que, lorsque vous mettez à jour vos indicateurs de performance, vous le faites entièrement.

Le deuxième point de vigilance sur ces deux indicateurs concerne la communication sur des informations spécifiques liées à ces indicateurs de performance. Comme pour leur mise à jour, vous devez communiquer sur tous les aspects des performances de vos formations. Pour les formations certifiantes, s’il y a eu des débouchés en lien avec les fiches RNCP, il faut communiquer dessus pour valoriser les résultats d’insertion.

2- Indicateurs 8 et 11

Beaucoup d’organismes ne font pas les procédures de positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée. Beaucoup se contentent de l’un des deux en pensant cela suffisant, mais ce n’est pas le cas. Il est bien indiqué, comme vous pouvez le voir dans le référentiel, que les deux sont demandés.

NB: Le glossaire apporte un aide solide sur ce point.

Les preuves communiquées sont souvent insuffisantes pour permettre de s’assurer que le processus d’évaluation est bien mis en œuvre sur l’ensemble des bénéficiaires. Cela ne permet donc pas de savoir si les objectifs sont bel et bien atteints par ces bénéficiaires. La procédure d’évaluation des acquis est désormais incontournable. Elle doit être écrite et explicite.

3- Indicateur 21

Il a été remarqué qu’il y a souvent une absence de détermination des compétences en amont alors qu’il est bien indiqué dans le guide de lecture que c’est un attendu. Vous ne pouvez pas vérifier que des compétences sont acquises si vous ne déterminez pas quelles sont ces compétences à acquérir. NB : Un système de suivi et de vérification que les compétences sont maitrisées sont dans le temps doit être en place (ex : fond de salle, etc.)

Attention, quand il est demandé de déterminer les compétences et de vérifier si elles sont adaptées, on parle des compétences de TOUS les intervenants, internes et externes. N’oubliez personne !

4- Indicateur 27

Lorsque vous faites appel à des sous-traitants, vous devez veiller à ce que ces derniers connaissent le référentiel Qualiopi même s’ils ne sont pas certifiés (l’obligation de la certification Qualiopi pour les sous-traitants étant sous certaines conditions). Mais trop souvent, les organismes ne vérifient pas la connaissance de Qualiopi de la part des sous-traitants, ou alors n’en ont aucune preuve. Le transfert des exigences Qualité à respecter par les sous traitants doit être concret et officiel (contrat avec dimension qualité, checklist des points à contrôler, charte, formation qualité, etc…sont des éléments concrets à valoriser)

5- Indicateur 18

Lorsque vous coordonnez les différents intervenants, faites bien attention à tous les coordonner. Beaucoup ne parlent pas des intervenants externes, ou ne parlent que des intervenants directs avec le stagiaire. Il est bien noté dans le guide de lecture, comme vous pouvez le voir ci-dessus, qu’il faut tous les mettre, pas seulement les intervenants internes. N’oubliez pas vos sous-traitants, vos collègues dans l’administratif ou bien encore vos commerciaux.

6- Indicateur 26

En général, il n’y a pas de problème sur l’identification du réseau partenaire de la part des organismes. Néanmoins, là où beaucoup ne sont pas en conformité c’est lors des modalités de recours à ce réseau en cas d’accueil d’une PSH. Il ne s’agit pas de définir ces modalités seulement dans le cas de l’accueil d’une PSH, il faut les définir avant. On vous le dit souvent, Qualiopi est une certification de processus, et pour pouvoir accueillir une PSH dans les meilleures conditions pour elle, il faut là aussi avoir des processus définis. La mise à jour des contacts du réseau est à prendre en compte.

Conclusion

Nous vous disons souvent de travailler Qualiopi non pas par indicateurs, mais avec une approche processus (ou thématique). C’est le principe même d’une certification de processus. En le faisant ainsi, vous éviteriez bien des non-conformités.

Bien entendu, ces 6 non-conformités ne sont pas les seules que vous puissiez avoir, il s’agit des plus répandues ces derniers mois. 

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