Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Rappel de ce qu’est la veille

Dans Qualiopi, la veille c’est 3 indicateurs : l’indicateur 23, 24 et 25.

Il y a la veille réglementaire, qui fait le point sur toutes les nouveautés légales et réglementaires (nouvelles réformes, nouvel arrêté, nouveauté liée à Qualiopi, etc.) dans le champ de la formation professionnelle. La veille métiers et compétences qui regroupe les informations liées au secteur dans lequel vous formez. Et la veille pédagogique et technique qui propose des informations sur la pédagogie en formation en elle-même (des nouveaux outils pour former, des conseils, etc.).

Dans chaque secteur, avec une information prolifique, la veille est présente et abondante. Qualiopi vient simplement vous aider à compartimenter ces actions de veille et vous invite à en faire quelque chose en exploitant aux mieux les informations et les impacts sur vos formations.

NB : En plus de ces 3 indicateurs qui se concentrent sur la veille, il y a celle sur le handicap à ne pas négliger, liée entre autres, à l’indicateur 26. Il est à noter que la dimension handicap est présente dans l’ensemble du guide de lecture ce qui impose une veille permanente de fait.

Rappelons que le terme “handicap” est présent à 22 reprises dans le guide. Un sujet de la plus haute importance.

Comment réussir sa veille ?

La veille, ce n’est pas que collectionner les informations pertinentes dans un tableau pour ne plus jamais y toucher.

La veille, ce n’est pas que lire un article de blog ou regarder une vidéo.

La veille, ce n’est pas que s’abonner à une newsletter ou cinquante.

La veille, c’est avant tout ce que vous faites des informations que vous récoltez. Et pour que cela soit valide au niveau de Qualiopi, il faut prouver ce que vous en faites : son exploitation, mais également sa diffusion au sein de votre organisme, notamment pour la veille règlementaire.

Cette dernière peut prendre plusieurs formes : partager un article de blog à ses équipes, transformer un module de formation, tester un nouvel outil de quiz, modifier un document administratif, etc.

Tout cela, c’est ce que vous êtes censés faire même sans Qualiopi. La seule différence que vous apporte la certification, c’est la nécessité de prouver cette exploitation : conserver les messages avec vos équipes, avoir un canal veille dans votre Teams ou autre outil de communication, conserver les anciennes versions des documents modifiés, etc.

Seulement voilà, c’est très complexe : beaucoup d’infos, de newsletter, de sites à visiter, de documents à lire et finalement peu de temps, c’est le drame. Tout cela peut prendre beaucoup de temps et est surtout très chronophage, nous en avons bien conscience.

Résultat ? On cumule les newsletters sans les lire et on se hâte de faire un point rapide à quelques semaines de l’audit → la veille devient un mal nécessaire.

Le bilan n’est pas optimal et l’efficacité n’est pas au RDV. Alors, on traine cette situation d’audit en audit car Qualiopi l’impose. Mais on a réfléchi, on a travaillé et on a mis au point une solution qui permet de réussir à relever ce défi !

Veill’Action, la solution imparable !

C’est pour cela que nous avons développé une solution pour vous. Gain de temps, gain d’efficacité, réussite assurée à l’audit : Veill’Action.

Veill’Action, c’est une veille externalisée plug and play tout-en-un !

Comment ça marche ?

Chaque trimestre, nos abonnés reçoivent un e-mail regroupant les informations clefs des trois mois précédents, triés sur le volet parmi des milliers d’informations par nos équipes (dont Fabrice TIREL et Elodie PASQUIOU, tous les deux auditeurs Qualiopi. Ils connaissent donc les attendus !).

Ce mail s’accompagne d’un tableau Excel regroupant un résumé de chaque information et surtout, plus important, un plan d’exploitation prêt à l’emploi ! 3 actions possibles par sujet. Simple et efficace.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner vos sujets et vos actions.

Pour aller plus loin

Le premier conseil est d’aborder une approche “moins c’est plus” (less is more pour les anglophones). En effet, il est bien plus crucial de sélectionner quelques sujets et sources de veille et d’aller au fond des choses pour voir si cela présente un intérêt pour votre organisme. Pas besoin de 10 sources de veilles, on sait tous que le temps nous est compté.

Dans un second temps, la veille peut être inscrite dans une “revue qualité” (nous avons écrit un article à ce sujet) et, Qualiopi V10, va probablement faire cette connexion. La veille est bien à considérer comme une source d’amélioration continue et cela permet de mettre à jour le plan d’exploitation. Faite de manière régulière, par exemple chaque trimestre ou semestre, ce sera bénéfique pour l’organisme et sera mis en cohérence avec les audits Qualiopi tous les 18 mois (soit 6X3 trimestres ou 3 x 6 semestres).

Enfin, nous observons toujours plus d’outils et de solutions techniques  ; L’IA amène son lot de possibilité. Nous voyons apparaitre des “GPT dédiés” et autres “agents” avec une forte composante d’automatisation.

Dans cette galaxie, il faut choisir 1 ou 2 outils et les mettre en test dans votre équipe afin de mesurer si les cas d’usage sont adaptés et s’ils peuvent apporter une plus-value rapide. Ainsi, la démonstration concrète de l’exploitation peut être faite. Pour un exemple : c’est exactement ce que nous avons fait dans notre dernière édition de Veill’Actions avec l’outil Notebook LM qui est tout simplement époustouflant. Je vous conseille d’en effectuer un test pour vous rendre compte des possibilités associées (résumé de 30 à 50 pdf, carte mentale, podcast, etc.).

L’avenir s’annonce avec de grands impacts apportés par l’IA et il faut rester à l’écoute des solutions. Encore une fois, avec simplicité et sans se disperser.

Conclusion

La veille est un sujet qui peut être chronophage, mais pourtant si nécessaire au développement de toute structure. Et le domaine de la formation n’y coupe pas.

Qualiopi vous permet simplement d’avoir les bonnes pratiques pour vous aider à réaliser cette veille. Et avec l’offre Veill’Action, fini de passer des heures à décortiquer les newsletters et sites de veille. Alors, on commence quand ?

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Sommaire

• Le référentiel v9 part d’un décret
• Une nouvelle version 9 focus sous les sous-traitants
• Une obligation de certification
• Des modifications de mise en forme
• Conclusion

Le référentiel v9 part d’un décret

Cette nouvelle version du référentiel fait suite au décret du 28 décembre dernier, en lien avec la loi n° 2022-1587 du 19/12/2022 visant à lutter contre la fraude au CPF.

Ce nouveau décret permet de mieux cadrer les recours à la sous-traitance, par le biais de différentes obligations.

Les contrats

Désormais, les contrats entre les donneurs d’ordre et les sous-traitants doivent avoir plus de précisions :

• la mission qui est confiée au sous-traitant
• l’intitulé, l’objectif et le contenu de la prestation
• les moyens humains, pédagogiques et techniques prévus
• la durée et la période de réalisation
• les modalités de déroulement, de suivi, de justification, d’évaluation et de sanction de l’action
• le prix et les modalités de règlement

Ces informations sont impératives dans le cadre d’un audit à la certification Qualiopi en tant que sous-traitant. Si elles ne figurent pas sur le contrat, le sous-traitant sera audité normalement.

Le CPF

De plus, un plafonnement est mis en place en fonction du chiffre d’affaires. Celui-ci a été précisé dans l’arrêté du 3 janvier 2024 et est porté à 80% du chiffre d’affaires total. Cela signifie qu’un organisme de formation peut sous-traiter 80% de son CA sur la plateforme Mon Compte Formation et doit pouvoir dispenser lui-même l’équivalent de 20% de son CA annuel au minimum.

Sous-traitance en cascade

Bien entendu, la sous-traitance en cascade est interdite. Et le décret précise cela. Donc si une vous avez une mission en tant que sous-traitant, vous ne pouvez pas confier cette mission à quelqu’un d’autre. Réfléchissez donc bien avant de signer un contrat à la faisabilité de la mission.

Une nouvelle version 9 focus sous les sous-traitants

Ce nouveau guide, au delà du contrat, met en avant les sous-traitants, avec des encadrés qui leur sont destinés au niveau des indicateurs concernés.

Il s’agit des indicateurs 1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 16, 26, 28 et 30.

Ces encadrés sont là pour aider les sous-traitants dans leur préparation à la certification Qualiopi. Pour certains indicateurs, comme le premier, le guide nous indique que ce n’est pas applicable lorsque le prestataire intervient en sous-traitance (et qu’il a bien été reconnu en tant que tel à la lecture du contrat par le certificateur). Pour d’autres, comme l’indicateur 13, c’est indiqué que l’organisme certificateur tiendra compte de l’aspect prestation en sous-traitance lors de l’audit.

Une obligation de certification

Jusque là, les sous-traitants n’avaient aucune obligation d’être certifiés Qualiopi, à partir du moment où ils avaient une base de connaissances et respectaient les process des donneurs d’ordre.

Mais avec le décret du 28 décembre, cette indulgence n’est plus d’actualité. En effet, les sous-traitants ayant un chiffre d’affaires supérieur à 77 700€ HT et n’étant pas sous le régime micro-social doivent être certifiés Qualiopi pour continuer à exercer leur activité.

Des modifications de mise en forme

Les définitions

Au delà du fond qui a été remanié globalement dans le V8 et spécifiquement pour la sous-traitance dans le V9, nous remarquons que le guide de lecture a évolué sur la forme. Par exemple, le glossaire est maintenant à la fin du document. C’est n’est pas si anodin que ça car il faut avoir le réflexe d’aller chercher les définitions, qui étaient jusque là sous nos yeux, à la fin du document. Nous vous invitons à bien intégrer ces définitions, car il y a de grandes chances que l’auditeur s’y réfère.

💡 Astuce : découvrez les définitions en repérant les mots en gras dans les indicateurs d’appréciation.

Les Nota Béné

L’apparition des NB est à prendre en compte de manière stricte et rigoureuse, donc à intégrer dans le niveau attendu car cela complète souvent l’exigence. Il y a quatre types de NB :

• Des précisions sur les classifications de non conformité : à lire en dernier (pour ne pas se faire peur).
• Une clarification des quasiment tous les indicateurs : il faut bien relire attentivement le guide de lecture pour identifier et comprendre les évolutions.
• Des nombreux nouveaux éléments de preuves possible : cela ouvre la porte à de nouvelles démonstrations de conformités avec d’autres éléments que vous possédez.
• La clarification de la définition d’un nouvel entrant : une définition essentielle pour les nouveaux organismes.
• La mention sur la conduite de l’audit et le comportement cible de l’auditeur avec notamment une logique “d’adaptation”* : bien caler et expliquer / présenter l’OF pour être certain de s’être compris avec son auditeur.

*cf : “L’appréciation (…) doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation (formation courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non certifiante…)”

• Un cadrage des périmètres des audits de surveillance (dans les textes qui complètent le guide de lecture)

Conclusion

Sans être une révolution, ces évolutions apportent leur lot de nouveautés, de précisions, de clarifications.

C’est donc tout naturellement que nous vous invitons à poursuivre la bonne compréhension au travers de nos ressources. Nous reviendrons prochainement vers vous à propos des impacts de ces changements, notamment dans le cadre de l’audit de renouvellement.

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• Quand remplir son BPF ?
• Que contient le BPF ?
• Comment remplir le BPF ?
• Conclusion

Quand remplir son BPF 2024 ?

Le Bilan Pédagogique est financier est un document annuel. Depuis 2020, sa date butoir était décalée à la fin du mois de mai de chaque année. Cette année 2024, la date butoir est de nouveau le 30 avril.

Vous devez donc remplir votre BPF avant le 31 mai 2024 afin de ne pas perdre votre NDA.

Que contient le BPF ?

Le bilan pédagogique est financier doit inclure des données correspondant à trois niveaux :

Les activités de formation

Cette partie comprend :

• le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis
• Le nombre d’heures de formation dispensées
• Les répartitions par domaine et niveau de ces formations
• La durée de ces formations

Les données financières

Cette partie comprend :

• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle
• Les fonds reçus
• les facturations effectuées

Les engagements règlementaires

Cette partie comprend tout ce qui peut être demandé par les autorités de votre région comme la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.

Comment remplir le BPF en 2024 ?

La procédure se fait aujourd’hui totalement en ligne, via le portail “Mes démarches emploi et formation professionnelle.”

En savoir plus sur cette télédéclaration : https://www.centre-inffo.fr/site-droit-formation/actualites-droit/teletransmission-de-la-declaration-dactivite-et-du-bpf

Pour vous aider à remplir votre BPF, Centre Inffo vous propose tous les ans un guide gratuit à télécharger en PDF.

Conclusion

Le Bilan Pédagogique et Financier est bien plus qu’un document administratif de comptabilité.

C’est également le moment pour vous de faire bilan de l’année écoulée, de voir si vous avez atteint vos objectifs de formations vendues et de stagiaires et apprenants accueillis. C’est également une opportunité de mettre en lumière

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• Les différents statuts juridiques
• Critères de choix
• Conclusion

Les différents statuts juridiques

Entreprise individuelle

L’entreprise individuelle est le statut le plus simple et le plus courant pour créer un organisme de formation. Le dirigeant est seul maître à bord et assure seul la responsabilité juridique et financière de l’entreprise. Cette forme juridique convient particulièrement aux formateurs indépendants ou aux petites structures.

SARL (Société à Responsabilité Limitée)

La SARL offre une structure plus formelle et permet d’associer plusieurs personnes dans la gestion de l’organisme de formation. Les associés bénéficient d’une responsabilité limitée au montant de leurs apports, ce qui constitue un avantage en cas de difficultés financières.

SAS (Société par Actions Simplifiée)

La SAS est une forme juridique flexible, adaptée aux projets de grande envergure ou nécessitant des investissements importants. Elle offre une grande liberté dans l’organisation de l’entreprise et la répartition des pouvoirs entre les associés.

Association loi 1901

Les associations peuvent également dispenser des formations, mais elles doivent avoir un objet non lucratif et respecter des règles spécifiques en matière de gouvernance et de gestion financière.

Critères de choix

Responsabilité financière et juridique

Le choix du statut impacte directement la responsabilité financière et juridique des dirigeants. Il est important d’évaluer les risques et de choisir un statut offrant une protection adéquate.

Fiscalité

Les différents statuts entraînent des obligations fiscales spécifiques. Il convient de se renseigner sur les implications en matière d’imposition des bénéfices et de charges sociales.

Gouvernance et prise de décision

La structure de gouvernance varie selon le statut juridique. Il est essentiel de choisir un modèle qui correspond à la vision et aux besoins de l’organisme de formation.

Conclusion

Le choix du statut juridique pour un organisme de formation est une étape cruciale dans le processus de création. Il convient de prendre le temps d’analyser les avantages et les inconvénients de chaque forme juridique, en tenant compte des spécificités de l’activité de formation et des exigences de la certification Qualiopi.

En s’entourant des conseils d’experts et en prenant en compte ses objectifs à long terme, tout porteur de projet peut faire le choix qui lui convient le mieux pour assurer le succès et la pérennité de son organisme de formation.

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• Il était une fois, une envie…
• Puis est venue l’aventure de l’écriture…
• Enfin, un livre est apparu
• Epilogue : les bonus de ce livret
• Conclusion

Il était une fois, une envie…

Comme pour tout projet, tout part d’une idée, d’une envie. L’envie ici était de pouvoir condenser tout notre savoir dans un ouvrage qui peut être lisible par tout le monde dans une entreprise proposant des formations.

L’objectif est de fournir les bases de la certification Qualiopi, de permettre une compréhension de cette certification qui peut parfois paraitre obscure et trop compliquée voire trop vaste.

Fabrice, le CEO de RELTIM, avait déjà participé à l’écriture d’un ouvrage avec la maison d’édition Arnaud Franel Editions, sur le sujet de la certification en général (Mieux choisir son mode de certification / Bien comprendre les mécanismes de la certification). Il a donc été logique que nous travaillions avec cette maison d’édition, spécialisée dans les ouvrages ID Reflex.

Cette maison d’édition a accepté notre projet et, après un premier rendez-vous concluant, il était temps de passer à l’étape suivante.

Qu’est-ce qu’un ID Relfex ?

Un ID Reflex est un ouvrage organisé en fiches, indépendantes les unes des autres, mais se complétant également. Le but est de donner le maximum d’informations pertinentes avec le minimum de caractères. En plus, les fiches sont très visuelles également pour permettre une lecture agréable. Le format ID Reflex est reconnu comme simple, ludique facile à emmener ou à garder dans sa poche. C’est un format robuste adapté au terrain.

Puis est venue l’aventure de l’écriture…

Une écriture qui semblait simple…

Une fois l’idée bien précisée, la maison d’édition contactée, le projet défini, vient l’écriture.

Nous nous étions donné une deadline de 2 semaines pour rédiger cet ouvrage. Vous vous direz sûrement “non mais ça va pas ?!”, mais nous avions déjà tous les contenus, ils nous fallait simplement les regrouper, les transformer, les mettre en page. Pour nous, c’était largement faisable.

Magalie, la CM de RELTIM qui rédige tous les contenus depuis fin 2021, s’est mise à l’ouvrage. Elle savait qu’elle avait moins de 2 semaines pour le faire, car il fallait compter ensuite les phases de relecture. Et une première version a été prête dans les temps.

Mais, en effet vous avez bien lu, il s’agissait d’une première version.

…Mais qui a su être un véritable challenge.

Après avoir rédigé nos 14 fiches sur Qualiopi, sa genèse, les démarches, etc., notre éditeur nous a fait ses premiers retours. Le style ne correspondait pas à un ouvrage, car nous y avions écrit comme dans nos articles de blog ou nos post LinkedIn en nous adressant directement au lecteur, certaines fiches avaient trop de caractères, d’autre spas assez. Il a donc fallu tout reprendre pour que cela corresponde à un ID Reflex. A partir de là, nous avons eu plusieurs échanges avec la maison d’édition, qui nous a accompagné tout au long de ce travail d’écriture.

Après un dernier échange, nous avons décidé de reprendre une dernière fois notre travail et de le relire. Mais nous n’étions plus assez objectif dans notre travail. Fabrice et Magalie y avaient passé trop de temps. C’est à ce moment là qu’a eu lieu une phase de relecture par les autres membres de la team RELTIM, notamment Elodie qui connait très bien les démarches Qualiopi, mais également par les membres de nos familles. Ce travail de relecture nous a été très bénéfique, car il nous a permis de modifier plusieurs de nos fiches qui manquaient de clarté, ou qui n’étaient au contraire pas assez techniques, de voir les redondances, les petites erreurs d’orthographe, de syntaxe, que nous ne voyions plus nous-même.

Avec tout ce travail que nous n’avions pas vu, l’écriture de cet ouvrage a pris finalement 1 mois au lieu de 2 semaines. Et, même si nous avons mis plus longtemps que prévu, un mois pour rédiger un ouvrage est très court, et nous sommes très fiers du résultat obtenu car il est exactement comme nous l’imaginions.

Enfin, un livre est apparu.

Après 1 mois de travail acharné de la part de toute l’équipe, le livre part enfin à l’épreuve, c’est-à-dire qu’il est mis en page pour impression, à la toute fin du mois de novembre. Après quelques échanges de mail avec l’imprimeur pour que l’ouvrage corresponde parfaitement à notre volonté, le 29 novembre 2023, tout est validé et envoyé en impression.

Quelques jours plus tard, Fabrice reçoit les ouvrages, le premier bébé de RELTIM, dans sa boîte aux lettres. Ces livrets ont ensuite été envoyés à nos clients qui ont eu l’honneur de recevoir leur exemplaire en priorité, et nous leur espérons une longue et heureuse vie. Puis ensuite le plan de promotion de l’ouvrage s’est mis en place avec un travail collaboratif avec notre éditeur. Aujourd’hui le livre est accessible en commande sur internet ou auprès de l’éditeur.

Conclusion

Ecrire un livre peut parfois paraitre simple, mais nous avons découvert que même en ayant déjà une très bonne idée du contenu, c’est beaucoup de temps et d’énergie. Cette expérience a été très enrichissante pour toute l’équipe RELTIM, nous apermis de découvrir un monde qui nous était inconnu. Et surtout, cela nous a permis de nous faire la main pour, qui sait, de nouveaux ouvrages possibles à l’avenir ?

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• Quelles différences entre la version 9 et la version 8 ?
• Certification Qualiopi obligatoire
• Détention de certifications professionnelles RNCP/RS
• Obligations contractuelles
• Périmètre d’application des prestations auditées
• Conclusion

Quelles différences entre la version 9 et la version 8 ?

Afin de clarifier de manière exhaustive les modifications apportées dans le secteur de la formation, notre équipe a élaboré un document comparatif détaillé portant sur les 32 indicateurs, mettant en lumière les différences entre la version 7 et la toute récente version 9 du référentiel Qualiopi. Cela intervient quelques semaines après la sortie de la version 8 du référentiel. Ce document se présente comme une ressource inestimable répondant à une préoccupation majeure des professionnels : quelles sont les évolutions concrètes entre ces deux versions clés du référentiel ?

En scrutant attentivement chaque indicateur, notre comparatif souligne les ajustements majeurs, les nouvelles orientations et les renforcements spécifiques intégrés dans la V8. Nous avons pris soin d’analyser en détail chaque modification, offrant ainsi une perspective approfondie pour aider les organismes de formation à saisir les implications pratiques de ces changements.

Concernant la V9, il y a désormais un chapitre entier dédié à la sous-traitance, avec la clarification des obligations de certification Qualiopi des sous-traitants ainsi que les obligations contractuelles. Enfin, le guide met en avant les indicateurs qui vont être audités dans le cadre des prestations éxécutées en sous-traitance.

L’objectif de ce document est de faciliter votre transition vers la V9, en vous permettant d’ajuster vos processus et de maintenir des normes de qualité élevées conformes aux dernières exigences réglementaires. N’hésitez pas à explorer ce comparatif exclusif pour obtenir une vision claire et éclairée des différences cruciales entre la version 7 et la version 9 du référentiel Qualiopi.

Certification Qualiopi obligatoire

La version 9 du guide de lecture du référentiel Qualiopi introduit une obligation de certification Qualiopi pour tous les sous-traitants qui interviennent dans le cadre du CPF.

Cette obligation est valable pour tous les sous-traitant, à une exception près : les sous-traitants qui sont affiliés au régime micro-social (micro entreprise) et qui ne dépassent pas le chiffre d’affaires annuel de 77 700 € ne sont pas concernés.

Détention de certifications professionnelles RNCP / RS

Les sous-traitants doivent détenir les certifications professionnelles délivrées par les ministères ou organismes certificateurs pour les actions des formations qui leurs sont confiées. A nouveau, il y a 2 exceptions :

•  Comme pour l’obligation de certification Qualiopi, les micro entrepreneurs sont exemptés.
• Les sous-traitants qui interviennent uniquement sur une partie de l’action de formation éligible au compte personnel de formation, à condition que cette partie ne corresponde pas à un bloc de compétence complet.

Obligations contractuelles

Le récent décret stipule l’obligation d’une formalisation écrite pour chaque contrat de sous-traitance. Ce document, établi entre le prestataire principal répertorié sur « MonCompteFormation » et chacun de ses sous-traitants, quel que soit leur statut juridique ou le volume de formation, doit obligatoirement inclure les éléments suivants :

1. Les missions effectuées dans le cadre de l’intervention confiée.
2. Le contenu et la sanction de la formation.
3. Les moyens mobilisés.
4. Les conditions de réalisation et de suivi de l’action.
5. La durée de l’action.
6. Sa période de réalisation.
7. Le montant de la prestation.

De plus, il est explicitement interdit au sous-traitant de déléguer l’exécution de l’action qui lui a été confiée. Cette restriction vise à éviter toute sous-traitance en cascade (ou encore le cascading), assurant ainsi la clarté des engagements. De surcroît, un sous-traitant ayant fait l’objet d’un déréférencement temporaire ne peut être désigné pour exécuter une action, ce qui semble « boucler la boucle »

Il est crucial de noter que le prestataire principal, en tant que donneur d’ordre, peut sous-traiter des actions CPF, mais dans la limite d’un plafond déterminé par le ministère, en fonction de son chiffre d’affaires sur le service dématérialisé. Ce plafond garantit que le prestataire principal maintient une activité de formation substantielle, préservant ainsi sa capacité à exercer cette activité conformément à l’article R. 6333-6-2 du code du travail.

Périmètre d’application des prestations auditées

Un changement majeur de la version 9 concerne aussi l’ajustement du périmètre d’application des prestations auditées dans l’échantillon. 

L’application des indicateurs du guide de lecture aux prestations échantillonnées pour les organismes qui interviennent en sous-traitance dépend de la précision des missions confiées au sous-traitant. Les indicateurs concernés sont mentionnés dans le guide. (indicateurs 5,7,9,13, 16, 26, 28, 30) . Ce qui reboucle avec la notion de clarification des missions dans la phase de contractualisation entre le donneur d’ordre et le sous traitant. 

Conclusion

La version 9 du guide de lecture adossé au référentiel Qualiopi introduit des ajustements significatifs sur les sous-traitants intervenant dans le cadre du CPF et la certification Qualiopi qui devient désormais obligatoire.

De plus, les dimensions contractuelles obligatoires prennent une place importante. Les obligations liées aux certifications profesionnelles RNCP/ RS apparaissent en cohérence avec les autres obligations. Enfin la clarification, au sein du guide, des modalités d’audit des prestations échantillonnées lorsque l’organisme intervient en sous-traitance fait le lien avec les missions confiées permet de prendre en compte cette spécificité au niveau des organismes certificateurs, ce qui est une clarification importante.

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• La voie autonome : une option aléatoire ?
• L’accompagnement : gage de sérénité et d’efficacité
• Conclusion

La voie autonome : une option aléatoire ?

Bien que la certification Qualiopi puisse être obtenue sans recourir à un accompagnement spécialisé, il faut reconnaître que la voie autonome peut varier considérablement d’une personne à une autre. La disponibilité abondante de ressources en ligne telles que des guides détaillés, des exemples de bonnes pratiques et des outils d’auto-évaluation offre un soutien précieux. Cependant, le succès de la démarche autonome dépend largement de l’implication individuelle et de la profonde compréhension des exigences liées à la certification, une réalité qui peut être aléatoire en fonction des compétences et des aptitudes de chacun.

La démarche autonome peut s’avérer viable pour ceux qui possèdent une expertise préalable dans le domaine de la qualité et qui sont familiers avec les processus de certification. Les professionnels dotés d’une solide compréhension des normes Qualiopi, ainsi que des compétences organisationnelles avérées, peuvent tirer pleinement parti des ressources mises à leur disposition. Cependant, pour ceux moins familiers avec ces exigences ou novices dans le processus de certification, la voie autonome peut rapidement devenir complexe et incertaine.

Le kit de ressources : un atout gratuit à utiliser

Dans l’optique de faciliter le processus de certification Qualiopi, notre site propose un kit de ressources complet et gratuit. Cette bibliothèque virtuelle a pour objectif d’accompagner les professionnels du secteur de la formation tout au long de leur démarche. Des modèles de dossiers à des conseils pratiques, chaque élément vise à éclairer les démarches, offrant une perspective claire sur les attentes de la certification.

Ce kit de ressources constitue un avantage significatif pour ceux qui choisissent la voie autonome, en offrant un soutien structurel et détaillé. Il offre une base solide pour comprendre les critères d’évaluation et pour structurer une démarche conforme. Toutefois, son efficacité dépend également de la capacité de l’individu à appliquer ces ressources de manière cohérente et adaptée à ses besoins spécifiques.

La viabilité de la voie autonome

La viabilité de la voie autonome dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi dépend étroitement des compétences et des connaissances préalables de l’individu. Alors que certains peuvent naviguer avec succès dans cette démarche de manière indépendante, d’autres peuvent rencontrer des défis importants.

Ainsi, la décision d’opter pour la voie autonome devrait être prise en considération de manière réfléchie, en évaluant honnêtement ses propres compétences et capacités à répondre aux exigences rigoureuses de la certification Qualiopi.

L’accompagnement : gage de sérénité et d’efficacité

Bien que la certification Qualiopi puisse être atteinte de manière autonome, l’accompagnement spécialisé demeure une option à considérer sérieusement. Au-delà d’une simple question de conformité, l’expertise d’un accompagnateur peut permettre un gain de temps significatif.

La mise en place de processus conformes aux critères Qualiopi est facilitée, et les risques d’erreurs diminuent. Opter pour un accompagnement, c’est s’assurer une démarche plus fluide et une certification obtenue dans les meilleures conditions.

Les avantages de l’accompagnement

Opter pour un accompagnement spécialisé offre plusieurs avantages cruciaux dans la quête de la certification Qualiopi. Tout d’abord, la durée du projet est minimisée, généralement autour de trois mois. Cette efficacité temporelle résulte de la connaissance parfaite du référentiel par l’accompagnateur, qui possède une compréhension approfondie des exigences spécifiques de la certification.

La garantie de résultats constitue un autre argument en faveur de l’accompagnement. Grâce à l’expérience accumulée, l’accompagnateur peut anticiper les défis potentiels, adaptant la démarche en conséquence pour assurer le succès de la certification. Cette maîtrise du processus de certification s’accompagne souvent d’un forfait de jours fixe ou contractuel, offrant une transparence financière appréciée.

La réduction des risques et la fluidité du processus

En faisant appel à un accompagnateur comme Reltim, les organismes de formation minimisent les risques d’erreurs inhérents à la complexité de la certification Qualiopi.

L’accompagnateur agit comme un guide expérimenté, prévenant les écueils potentiels et fournissant des solutions adaptées. La collaboration étroite entre l’accompagnateur et l’organisme permet d’établir des processus conformes, garantissant la satisfaction des critères Qualiopi de manière efficiente.

Avec accompagnement

Conclusion

Obtenir et maintenir la certification Qualiopi sans accompagnement demeure envisageable, notamment grâce aux ressources mises à disposition sur notre plateforme. Cependant, il est essentiel de reconnaître que l’accompagnement spécialisé apporte un avantage indéniable en termes de sérénité et d’efficacité.

La voie autonome est un défi réalisable, mais pour une démarche sans heurts, l’expertise d’un accompagnateur reste un investissement judicieux. Quelle que soit l’approche choisie, la qualité demeure le maître-mot de la certification Qualiopi.

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• L’Anticipation : Un Atout Majeur
• On vous calcule la date d’audit idéal pour votre renouvellement Qualiopi
• Quelle durée pour mon audit de renouvellement Qualiopi ?
• Conclusion

L’Anticipation : Un Atout Majeur

Réaliser son audit en avance offre de nombreux avantages. Cela permet aux organismes de formation de disposer de temps suffisant pour évaluer et ajuster leurs processus internes, identifier d’éventuelles lacunes, et mettre en œuvre des améliorations. L’anticipation réduit le stress lié à la préparation de l’audit et offre une marge de manœuvre pour résoudre tout problème identifié.

On vous calcule la date d’audit idéal pour votre renouvellement Qualiopi

Pour accompagner cette démarche proactive, un outil de calcul de la date d’audit idéale a été développé. Cet outil permet aux organismes de déterminer le moment optimal pour réaliser leur audit en fonction de leurs besoins spécifiques. En offrant trois choix de délais – minimum, idéal, et confort – l’outil répond aux diverses préférences et contraintes temporelles des organismes de formation.

Mini

Pour ceux qui préfèrent une approche pragmatique, le choix du délai minimum permet d’assurer que l’audit se déroule dans un cadre réglementaire strict. Avec une planification précise de 3.5 mois avant la date de fin de certificat, cette option garantit la conformité tout en minimisant le délai d’attente.

Idéal

Pour ceux qui recherchent un équilibre entre préparation approfondie et rapidité d’exécution, le délai idéal de 5 mois avant la date de fin de certificat offre la flexibilité nécessaire. Cette approche permet aux organismes de formation de se préparer de manière exhaustive tout en respectant une période raisonnable.

Confort

Pour ceux qui privilégient une marge de manœuvre confortable, le choix du délai confort de 7 mois avant la date de fin de certificat offre une flexibilité maximale. Cela permet non seulement une préparation minutieuse, mais également la gestion de situations imprévues sans compromettre la qualité du processus de certification.

On vous calcule la date d’audit idéal pour votre renouvellement Qualiopi

La durée de l’audit de renouvellement Qualiopi est déterminée par plusieurs critères. Lors de ce processus, la durée de l’audit est ajustée en fonction du nombre de sites audités, du chiffre d’affaires de l’organisme de formation, et de la catégorie d’action à évaluer. Ces paramètres sont soigneusement évalués pour garantir une évaluation complète et approfondie de la conformité aux normes de qualité.

Critères de détermination de la durée de l’audit

1. Nombre de sites audités : La présence de plusieurs sites peut entraîner une complexité accrue dans l’évaluation. Ainsi, le nombre de sites à auditer est un facteur crucial dans le calcul de la durée de l’audit. Plus le nombre de sites est élevé, plus la durée de l’audit peut être étendue pour permettre une évaluation approfondie.
2. Chiffre d’affaires (CA) de l’organisme de formation : Le chiffre d’affaires de l’organisme de formation est un indicateur clé de sa taille et de sa portée. Une organisation générant un chiffre d’affaires plus important peut nécessiter une évaluation plus approfondie, justifiant ainsi une durée d’audit plus longue.
3. Catégorie d’action : Les différentes catégories d’actions proposées par l’organisme, telles que la formation, l’orientation, ou le bilan de compétences, peuvent également influencer la durée de l’audit. Chaque catégorie peut nécessiter une attention particulière en fonction de sa complexité et de ses spécificités.

Explorez en profondeur : Un article complet sur la durée de l’audit Qualiopi

Conclusion

En conclusion, anticiper son audit Qualiopi est une stratégie gagnante. L’utilisation de l’outil de calcul, avec ses options de délai personnalisables, offre aux organismes de formation la flexibilité nécessaire pour planifier leur audit de manière efficace.

En choisissant le délai qui correspond le mieux à leurs besoins, les organismes peuvent non seulement garantir la conformité mais aussi optimiser le processus d’audit pour assurer la réussite continue de leur certification Qualiopi.

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Sommaire

• Quelles différences entre la version 8 et la version 7 ?
• Certification de processus distincte et contrôle réglementaire
• Appréciation proportionnée aux caractéristiques de la formation
• Renforcement des exigences pour les formations certifiantes
• Ajustement du périmètre d’application
• Conclusion

Quelles différences entre la version 8 et la version 7 ?

Afin d’apporter une clarification complète aux acteurs du secteur de la formation, notre équipe a élaboré un document comparatif exhaustif des 32 indicateurs entre la version 7 et la toute récente version 8 du référentiel Qualiopi. Ce document se présente comme une ressource inestimable pour répondre à la question qui préoccupe bon nombre de professionnels : quels sont les changements concrets entre ces deux versions clés du référentiel ?

En examinant en détail chaque indicateur, notre comparatif met en évidence les ajustements majeurs, les nouvelles orientations et les renforcements spécifiques opérés dans la V8. Nous avons pris soin d’analyser les nuances de chaque modification, fournissant ainsi une perspective approfondie pour aider les organismes de formation à comprendre les implications pratiques de ces changements.

Ce document a été créé dans l’optique de faciliter votre transition vers la V8, en vous permettant d’adapter vos processus et de maintenir des normes de qualité élevées conformes aux dernières exigences réglementaires. N’hésitez pas à explorer ce comparatif exclusif pour une vision claire et éclairée des différences cruciales entre la version 7 et la version 8 du référentiel Qualiopi.

Certification de processus distincte et contrôle réglementaire

La version 8 du référentiel Qualiopi introduit une distinction claire entre la certification de processus et le contrôle réglementaire. Cette évolution marque un changement majeur dans la manière dont les organismes de formation seront évalués. Il est essentiel de comprendre cette nuance, car elle aura des répercussions directes sur la démarche qualité adoptée par ces organismes. Désormais, la certification de processus nécessite une approche spécifique, distincte du contrôle réglementaire, offrant ainsi une vision plus nuancée et adaptée à la diversité des formations.

Éléments de preuve non exhaustifs

Un autre aspect notable de cette version est la modification de la nature des éléments de preuve. Contrairement aux versions antérieures, la V8 du référentiel Qualiopi souligne que les éléments de preuve sont fournis à titre d’exemple, sans être exhaustifs. Cette flexibilité accrue offre aux organismes de formation la possibilité de présenter des preuves plus adaptées à leur contexte spécifique, encourageant ainsi une approche plus personnalisée de la certification qualité.

Appréciation proportionnée aux caractéristiques de la formation

La nouvelle version insiste sur l’importance pour les auditeurs d’adapter leur évaluation en fonction des caractéristiques propres à chaque formation. Que ce soit une formation courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non certifiante, l’appréciation doit être proportionnée et cohérente. Cette approche sur mesure contribuera à garantir une évaluation juste et adaptée à la diversité des pratiques de formation existantes.

Définition des nouveaux entrants

Une attention particulière est accordée à la définition des nouveaux entrants dans le domaine de la formation. La V8 clarifie les critères qui définissent ces acteurs, ouvrant ainsi la voie à une meilleure intégration des nouveaux acteurs tout en maintenant des normes de qualité rigoureuses. Cette définition plus précise facilitera également la compréhension des exigences pour ceux qui cherchent à obtenir la certification Qualiopi.

Renforcement des exigences pour les formations certifiantes

La version 8 du référentiel Qualiopi renforce les exigences pour les formations certifiantes, soulignant l’importance de la transparence et de l’alignement sur les normes nationales. Les indicateurs 1 et 5, par exemple, précisent les informations requises concernant la certification, ses objectifs, et la conformité à la certification inscrite au RNCP/RS. Ce renforcement vise à garantir une meilleure adéquation entre les formations certifiantes et les normes établies.

Exemples de preuves ajustés

En complément de ces renforcements, la V8 ajuste les exemples de preuves associés à certains indicateurs. L’indicateur 12, par exemple, met l’accent sur les outils pédagogiques favorisant l’interactivité des stagiaires, ainsi que sur la qualité de l’analyse des besoins. Ces ajustements reflètent la volonté d’assurer une évaluation approfondie et équilibrée des formations certifiantes.

Ajustement du périmètre d’application

Un changement majeur de la version 8 concerne l’ajustement du périmètre d’application de l’indicateur 12, qui s’applique désormais aux formations d’une durée supérieure à 2 jours. Cette extension vise à inclure un éventail plus large de formations dans le processus de certification, renforçant ainsi l’engagement envers la qualité sur une période plus étendue.

Exemples de preuves élargis

Les ajustements du périmètre d’application s’accompagnent d’une extension des exemples de preuves pour les indicateurs 18 et 30. La coordination, les comptes-rendus de réunions d’équipes, les échanges avec les intervenants externes, et d’autres éléments spécifiques sont désormais considérés comme des preuves pertinentes. Ces élargissements reflètent la volonté de prendre en compte la complexité des processus de formation.

Conclusion

La version 8 du référentiel Qualiopi introduit des ajustements significatifs qui influenceront la manière dont les organismes de formation abordent la certification qualité.

En mettant l’accent sur la distinction entre la certification de processus et le contrôle réglementaire, en offrant une flexibilité accrue dans les éléments de preuve, et en renforçant les exigences pour les formations certifiantes, cette mise à jour vise à rendre le processus de certification plus adaptable et plus représentatif de la diversité des pratiques de formation. Les ajustements du périmètre d’application étendent également l’influence de Qualiopi à une gamme plus large de formations, renforçant ainsi son rôle dans la promotion de la qualité tout au long du processus de formation.

Les professionnels de la formation sont invités à explorer de manière approfondie cette nouvelle version pour s’assurer de rester en conformité et de maintenir les normes de qualité les plus élevées.

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Sommaire

• Évaluation des besoins de renouvellement Qualiopi
• Anticiper pour mieux se préparer
• Mise à jour de la documentation Qualiopi
• Coup de pouce : optez pour un accompagnement
• Conclusion

Évaluation des besoins de renouvellement Qualiopi

Avant de vous engager dans le processus d’audit de renouvellement Qualiopi, il est impératif de bien comprendre les besoins spécifiques de votre organisme de formation. Cette phase initiale revêt une importance capitale, car elle vous permet de cerner les exigences de renouvellement qui sont pertinentes pour votre activité, votre taille d’entreprise et votre domaine d’expertise. Voici comment aborder cette évaluation de manière plus détaillée :

Analyser les évolutions du référentiel

Alors première chose à savoir, le référentiel Qualiopi n’est pas statique. Il évolue au fil du temps pour s’adapter aux nouvelles exigences et aux évolutions du secteur de la formation. Avant de vous lancer dans la préparation de votre audit de renouvellement, il est essentiel d’examiner les mises à jour éventuelles du référentiel Qualiopi. Identifiez les changements récents ou à venir qui pourraient avoir un impact sur votre conformité. Cela vous permettra d’anticiper les ajustements nécessaires dans votre organisation pour répondre aux nouvelles exigences.

Prendre en compte les retours des auditeurs

Vous avez déjà passé un audit Qualiopi, un audit de surveillance forcément, mais sûrement un audit à blanc également. Vous devez prendre soigneusement en compte les recommandations et les retours des auditeurs. Ces retours sont précieux, car ils vous indiquent les domaines qui requièrent des améliorations ou des ajustements. Les auditeurs sont en mesure de mettre en lumière des aspects spécifiques qui nécessitent une attention particulière. En tirant profit de ces informations, vous pouvez améliorer vos processus et votre documentation en conséquence, renforçant ainsi vos chances de succès lors de l’audit de renouvellement.

Vous n’avez pas encore eu l’occasion de passer un audit à blanc ? Vous pouvez consulter dès maintenant notre article dédié à l’audit à blanc pour comprendre son utilité et comment en tirer parti.

Réviser votre Projet d’Organisme de Formation (POF)

Et pour finir, sachez que le Projet d’Organisme de Formation (POF) est un élément clé de la démarche Qualiopi. Il s’agit d’un document central qui reflète vos pratiques actuelles, vos objectifs, et la manière dont vous prévoyez de mettre en œuvre les exigences Qualiopi au sein de votre organisme. Il est essentiel de vous assurer que votre POF est en adéquation avec les nouvelles exigences du référentiel Qualiopi. Vous devez le réviser pour garantir qu’il reflète fidèlement votre réalité et vos engagements en matière de qualité de formation. Cette révision doit inclure une mise à jour de vos objectifs, des indicateurs de performance et des actions d’amélioration.

Anticiper pour mieux se préparer

Pour réussir un audit de renouvellement Qualiopi, il est essentiel de ne pas laisser les préparatifs à la dernière minute. L’anticipation est la clé. Une étape fondamentale consiste à connaître la date prévue de l’audit. Cela permet de planifier en conséquence et d’éviter de se retrouver dans une situation de stress inutile.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la planification de l’audit de renouvellement et comment déterminer la date idéale, consultez notre article dédié sur ce sujet https://vqz7l1rz7tg.c.updraftclone.com/blog/date-mon-audit-de-renouvellement-qualiopi/

Mise à jour de la documentation Qualiopi

Une documentation complète et à jour est cruciale pour réussir un audit de renouvellement Qualiopi. Cette étape est le pilier de la démonstration de votre conformité aux exigences du référentiel. Il est essentiel de rassembler et d’organiser tous les documents pertinents, qu’il s’agisse de procédures, de politiques, de supports pédagogiques, ou d’évaluations de la satisfaction des clients et des participants. Voici quelques étapes à suivre pour mener à bien cette mise à jour de la documentation :

Révision des procédures et des documents

Passez en revue l’ensemble de vos procédures opérationnelles, de vos politiques qualité, de vos supports pédagogiques, et de tout document lié à vos activités de formation. Assurez-vous qu’ils sont conformes aux dernières exigences et réglementations liées à Qualiopi. Cela implique de s’assurer que vos processus internes sont en adéquation avec les exigences Qualiopi, que les supports de formation respectent les critères de qualité, et que vos procédures sont adaptées pour répondre aux besoins actuels de votre organisme.

Création d’un registre documentaire

Ensuite vous devez établir un registre documentaire détaillé, essentiel pour faciliter le suivi et la présentation des documents requis lors de l’audit de renouvellement Qualiopi. Ce registre devrait répertorier l’ensemble des documents nécessaires à la démonstration de votre conformité. Cela peut inclure les procédures, les politiques, les procès-verbaux de réunion, les rapports d’évaluation, les certificats de formateurs, les supports pédagogiques, les contrats de formation, etc. Un registre organisé vous permettra de gagner du temps lors de l’audit en localisant rapidement les informations nécessaires.

Vérification de la conformité des évaluations

Et enfin sachez que les évaluations de la satisfaction des clients et des participants sont un élément très important de l’audit Qualiopi. Il est essentiel de vous assurer que ces évaluations respectent les exigences Qualiopi. Vérifiez que vos questionnaires sont en conformité, que les résultats sont analysés, et que des actions correctives sont mises en place en cas de résultats insatisfaisants. De plus, assurez-vous que vous collectez et stockez les évaluations de manière sécurisée, prêtes à être présentées aux auditeurs.

Coup de pouce : optez pour un accompagnement

L’audit de renouvellement Qualiopi peut être une source de stress pour de nombreux responsables d’organismes de formation. Pour rester serein et assurer une préparation efficace, il est judicieux de faire appel à des experts en certification et en conformité. L’accompagnement par des professionnels expérimentés peut vous fournir des conseils avisés, vous aider à interpréter les exigences Qualiopi, et vous orienter tout au long du processus.

En optant pour l’accompagnement, vous gagnez en sérénité, en temps et en efficacité. Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, tandis que des experts se chargent des aspects techniques et réglementaires de l’audit. Cette approche vous permet de maximiser vos chances de réussite tout en minimisant les incertitudes.

Conclusion

En fin de compte la préparation en amont d’un audit de renouvellement Qualiopi est cruciale pour garantir le succès de l’évaluation. En évaluant vos besoins de renouvellement Qualiopi, en rassemblant une documentation complète et à jour, et en formant votre personnel, vous serez mieux préparé à répondre aux exigences des auditeurs et à maintenir votre certification.

Par ailleurs souvenez-vous que la certification Qualiopi est un gage de qualité pour vos formation, renforçant la confiance de vos clients et partenaires.

En conséquence vous devez vous préparer de manière proactive, et l’audit de renouvellement Qualiopi deviendra une occasion d’améliorer continuellement vos services de formation.

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