Sommaire

• Accompagnement Qualiopi : Pourquoi le « clé en main » est un piège pour votre organisme
• Le véritable rôle d’un accompagnateur : Structurer et Transmettre
• La Méthode RELTIM : Faire avec vous pour vous rendre autonome
• Conclusion

Ce que les signaux du terrain nous disent déjà

Depuis plusieurs mois, une tendance se dessine lors des audits. Sans que rien ne soit encore « officiel », les auditeurs font évoluer leurs postures.

De la théorie à l’incarnation

L’attente ne porte plus seulement sur l’existence d’un processus, mais sur sa réalité vécue. L’auditeur cherche désormais à comprendre :

• Comment les décisions sont réellement prises au quotidien.
• L’alignement entre le document formalisé et la pratique réelle.
• La dynamique humaine derrière la procédure.

L’observation RELTIM : La qualité n’est plus un cadre structuré froid, mais une dynamique incarnée par les équipes.

L’activité réelle comme marqueur de confiance

On observe une vigilance accrue sur la continuité des actions. Une certification doit correspondre à une capacité effectivement mobilisée. La qualité ne se juge plus à l’instant T, mais sur la durée et la cohérence du parcours. Et cela se traduit par les indicateurs.

Focus V10 : Les changements majeurs par rapport à la V9

Le projet de révision de 2026 (V10) durcit le ton par rapport à la version actuelle. L’objectif ? Aller chercher la « vérité » de l’organisme. Voici ce qui peut être amené à être modifié (en attente du texte officiel)

Le renforcement massif pour les CFA

C’est le changement le plus spectaculaire. La V10 introduirait :

• Gouvernance participative (Nouvel Indicateur 21) : Obligation d’impliquer apprentis, formateurs et entreprises dans le pilotage (conseils de perfectionnement).
• Médiation active (Indicateur 31) : Le dispositif de médiation doit être visible et les coordonnées transmises systématiquement dès l’entrée en formation.
• Suivi terrain (Indicateur 13) : Identification d’un référent unique et réalisation d’au moins une visite physique en entreprise.

Transparence et lutte contre la fraude

Le Critère 1 devient plus exigeant sur l’information du public :

• Détail des taux (Indicateur 3) : Au-delà de l’obtention, il faudra afficher les taux de présentation, d’échec et d’abandon.
• Transparence des calculs (indicateur 2) : Les modalités de calcul doivent être explicitées pour garantir la véracité des chiffres.

Handicap et FOAD : Vers l’opérationnel

Fini les intentions, place à l’action. L’analyse des besoins de compensation doit être concertée en amont. Pour la formation à distance, les compétences en animation digitale des intervenants seront désormais auditées spécifiquement.

Nouveaux entrants et contrôles durcis

Le décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025 a déjà posé les bases : le délai d’instruction du NDA passe à deux mois. La V10 devrait confirmer cette rigueur en exigeant une capacité opérationnelle immédiate. De plus, la présence du dirigeant lors de l’audit initial devient obligatoire pour limiter la sous-traitance excessive de la fonction qualité.

Les conseils de RELTIM pour anticiper 2026

“Encore une version ?” Oui, mais ne paniquez pas. Une période de transition (généralement 3 mois) est toujours prévue. Voici comment garder une longueur d’avance :

Passez au « Système vivant »

Ne voyez plus Qualiopi comme un dossier administratif à part. Réintégrez-le dans votre gouvernance réelle. Vos preuves doivent être des « preuves vivantes » issues de votre activité quotidienne (tableaux RH en ETP, suivis de cohortes, audits internes).

Pilotez par la performance narrative

Au-delà du chiffre isolé, apprenez à raconter le parcours de vos apprenants : ruptures, continuités et impacts réels de la formation sur leur employabilité.

Anticipez le calendrier

N’attendez pas la veille de votre audit de surveillance ou de renouvellement.

• Vérifiez l’adéquation de vos moyens avec vos activités.
• Sécurisez vos preuves de compétences pédagogiques.
• Préparez l’audit comme un temps de management constructif.
• En règle générale : 6 mois de délais pour bien se préparer est une durée idéale.

Conclusion

Ceux qui intègrent ces évolutions aujourd’hui transformeront une contrainte réglementaire en un véritable levier de maturité organisationnelle. La qualité « papier » a vécu ; place à la qualité qui prouve sa valeur par les faits.

Vous souhaitez sécuriser votre conformité avant la sortie officielle de la V10 ? Restez connectés avec nous sur LinkedIn ou abonnez-vous à notre veille pour obtenir les décryptages en temps réel.

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Sommaire

• 1. Mineure ou Majeure : quelle différence pour votre activité ?
• Quels sont les délais en cas de non-conformité ?
• Conseils pour un traitement efficace
• FAQ : vos questions sur les non-conformités
• Conclusion

Mineure ou Majeure : quelle différence pour votre activité ?

Il existe deux types de non-conformités : les majeures et les mineures. Le type de NC est défini en amont par le référentiel.

Il est crucial de distinguer les deux types d’écarts que l’auditeur peut relever :

• La Non-Conformité Mineure : C’est une prise en compte partielle d’un indicateur qui ne remet pas en cause la qualité globale de la formation.
• L’enjeu : Vous pouvez obtenir votre certification même avec des NC mineures (jusqu’à 4).
• Le piège : Si vous ne la corrigez pas avant l’audit suivant (surveillance), elle se transforme automatiquement en NC Majeure !
• La Non-Conformité Majeure : Ici, l’exigence est jugée non respectée ou le risque sur la qualité est trop élevé. Elle concerne certains indicateurs spécifiques (comme le 4, 5, 6, 10, etc.), que l’on peut nommer « super-indicateurs ».
• L’enjeu : Aucune certification ne peut être délivrée ou maintenue tant que la NC majeure n’est pas levée ou la 5ème NC mineure.

Attention cependant : contrairement à ce que l’on entend souvent, une NC majeure ne signifie pas que la faute est plus grave qu’une NC mineure. Tout est prédéfini en amont dans le RNQ.

Quels sont les délais en cas de non-conformité ?

Le traitement des écarts dispose de délais également prévus en amont dans le guide de lecture. Le rétroplanning diffère selon le type de NC reçue :

• Pour une NC mineure : Vous devez proposer un plan d’actions à l’auditeur à l’issue de votre audit, puis, une fois accepté, vous aurez 6 mois pour le mettre en œuvre. Attention : la NC mineure n’est pas revue par l’auditeur jusqu’à l’audit suivant, donc il vous faut bien faire le travail de votre côté au risque que cela ne devienne une NC majeure.
• Pour une NC majeure : Vous avez 3 mois pour lever la NC majeure. Il vous faut d’abord transmettre un plan d’actions à l’auditeur. Une fois ce plan validé, lui transmettre les preuves de mise en œuvre des actions. En cas de mauvais usage de la marque Qualiopi, le délai est réduit à 1 mois.

Conseils pour un traitement efficace

Pour que vos corrections soient validées du premier coup, appliquez la méthode « Analyse – Action – Preuve » :

• Analysez la cause racine : Pourquoi l’écart a-t-il eu lieu ? Est-ce un oubli ponctuel ou un défaut dans votre processus ? Si vous ne traitez que le symptôme, l’écart reviendra.
• Soyez factuel : L’auditeur ne juge pas votre bonne volonté, mais vos preuves. Si l’écart concerne l’indicateur 1 (info public), ne dites pas « c’est fait », envoyez la capture d’écran de votre site mis à jour avec les modalités d’accès et les prérequis par exemples.
• Pilotez votre plan d’actions : Désignez un responsable pour chaque point. Un plan d’actions qui n’est pas suivi est un risque de suspension de certificat à court terme.

FAQ : vos questions sur les non-conformités

Conclusion

Gardez en tête que l’auditeur n’est pas là pour vous piéger. Un organisme qui sait traiter ses non-conformités avec réactivité et professionnalisme prouve qu’il maîtrise sa démarche d’amélioration continue, ce qui est l’essence même du critère 7 de Qualiopi.

Vous avez reçu un rapport d’audit avec des écarts et vous ne savez pas par où commencer ?

Contactez-nous pour une séance de « remédiation » : nous analyserons ensemble les fiches d’écarts pour construire un plan d’actions irréprochable.

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Sommaire

• Qu’est-ce qu’un audit de certification Qualiopi ?
• Les 3 étapes du cycle : initial, surveillance, renouvellement
• Tableau comparatif : Durée et modalités des différents types d’audit
• Comment réussir chaque étape du cycle Qualiopi ?
• FAQ : vos questions sur les audits Qualiopi
• Conclusion

Qu’est-ce qu’un audit de certification Qualiopi ?

Avant de détailler les étapes, rappelons le contexte. L’audit Qualiopi est un processus de vérification réalisé par un organisme certificateur accrédité (ou en cours d’accréditation) par le COFRAC.

Contrairement à un simple contrôle administratif, cet audit est une démarche qualité. Son objectif est de valider que vos processus sont conformes aux 7 critères et aux 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).

Pourquoi faire un audit ? Au-delà de l’obligation légale pour accéder aux fonds publics et mutualisés (OPCO, CPF, Pôle Emploi/France Travail), l’audit de certification structure votre organisme et prouve votre professionnalisme sur un marché concurrentiel.

Les 3 étapes du cycle : initial, surveillance, renouvellement

Le cycle de certification standard dure 3 ans. Voici comment il se découpe.

1. L’audit initial : « examen » d’entrée

C’est le point de départ. L’audit initial vise à vérifier que votre structure a mis en place les procédures nécessaires pour répondre au référentiel.

• Le moment clé : C’est la première démarche pour entrer dans le système.
• La modalité : Il se déroule obligatoirement sur site (dans vos locaux). Attention, si vous proposez uniquement de la formation à distance ou en entreprise, il vous faudra trouver un lieu tiers où accueillir l’auditeur car l’auditeur doit souvent voir le « lieu de pilotage ».
• L’enjeu : L’auditeur passe en revue l’ensemble des indicateurs applicables à votre catégorie d’action (Formation, Bilan de compétences, VAE, Apprentissage). Si vous n’avez pas encore réalisé de formations (nouveaux entrants), l’audit se basera sur votre organisation et vos processus formalisés, mais une toute première action devra être présentée pour montrer que le processus a été appliqué dans son intégralité au moins une fois.
• Le résultat : L’obtention de la certification pour une durée de 3 ans avec un certificat à la clef.

2. L’audit de surveillance : vérification à mi-parcours

L’audit de surveillance n’est pas un « mini-audit initial », contrairement à ce que beaucoup pensent, mais une vérification de la bonne application de votre démarche qualité dans la durée.

• Le moment clé : Il doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification.
• La modalité : C’est la grande différence. L’audit de surveillance peut se réaliser à distance (visio), sauf :
• S’il y a eu un signalement ou une analyse de risque spécifique par le certificateur.
• À la demande de l’organisme de formation qui peut souhaiter réaliser l’audit sur site (pour des conditions pratiques ou selon le souhait de l’organisme)
• L’enjeu : Vérifier que le système qualité « vit » au quotidien. L’auditeur ne revérifie pas tout, mais procède souvent par échantillonnage, en se focalisant sur les non-conformités passées, l’usage de la marque Qualiopi et les nouvelles actions réalisées. Les indicateurs audités a minima sont définis réglementairement.

3. L’audit de renouvellement : repartir pour un cycle

La fin des 3 ans approche. Pour ne pas perdre le bénéfice de votre travail, vous devez passer par la case renouvellement.

• Le moment clé : Il doit avoir lieu avant la date d’échéance (généralement moins de 3 mois avant cette date) de votre certificat -> nous avons créé un outil qui estime les meilleure dates pour chaque moment clé jusqu’à votre audit.
• La modalité : Retour obligatoire à un audit sur site.
• L’enjeu : L’auditeur vérifie de nouveau l’ensemble des indicateurs applicables. Cependant, une attention particulière est portée sur l’évolution de votre organisme et sur la démarche d’amélioration continue (gestion des réclamations, veille, analyse des abandons). L’objectif est de repartir pour un nouveau cycle de 3 ans.

Tableau comparatif : Durée et modalités des différents types d’audit

Pour vous aider à visualiser les différences, voici un récapitulatif. Notez que la durée de l’audit dépend de votre Chiffre d’Affaires (CA) et du nombre de sites.

Comment réussir chaque étape du cycle Qualiopi ?

L’erreur classique est de considérer l’audit comme une sanction administrative. Voyez-le plutôt comme un outil de pilotage.

Anticiper la préparation et les preuves

Pour chaque audit, la règle d’or est la preuve.

• Ne créez pas de documents « pour l’auditeur » la veille de sa venue.
• Intégrez la collecte de preuves (feuilles d’émargement, évaluations à chaud, attestations) dans votre routine administrative.
• Pour les audits de surveillance et de renouvellement, assurez-vous que les actions correctives promises lors de l’audit précédent ont été mises en place et sont efficaces.

La gestion des non-conformités

Si l’auditeur relève un écart lors de l’un de ces audits :

• Non-conformité mineure : Vous devez proposer un plan d’actions à l’auditeur à l’issue de votre audit, puis, une fois accepté, vous aurez 6 mois pour le mettre en oeuvre. Attention : la NC mineure n’est pas revue par l’auditeur jusqu’à l’audit suivant, donc il vous faut bien faire le travail de votre côté au risque que cela ne devienne une NC majeure.
• Non-conformité majeure : Vous avez 3 mois pour lever la NC majeure. Il vous faut d’abord transmettre un plan d’actions à l’auditeur. Une fois ce plan validé, lui transmettre les preuves de mise en œuvre des actions. En cas de mauvais usage de la marque Qualiopi, le délai est réduit à 1 mois.

FAQ : vos questions sur les audits Qualiopi

Conclusion

Comprendre les différents types d’audit Qualiopi est essentiel pour piloter sereinement votre organisme de formation. L’audit initial ouvre les portes, la surveillance assure votre maintien, et le renouvellement garantit votre pérennité.

Ne subissez plus ces échéances : préparez-les ! Une démarche qualité bien intégrée est le meilleur moyen de transformer cette contrainte réglementaire en atout commercial.

Vous préparez votre audit de surveillance ou votre renouvellement ? Ne laissez rien au hasard. Contactez nos experts pour un audit blanc.

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Sommaire

• L’audit interne : Votre première étape stratégique vers la certification
• Préparer son audit de certification en 4 étapes clés
• Le jour J : Comment se déroule et se gère l’audit de certification ?
• L’après-audit : Gérer les non-conformités et préparer la suite
• Conclusion

L’audit interne : la première étape stratégique vers la certification

Avant même de contacter un organisme certificateur, le réflexe le plus intelligent est de regarder en interne. L’audit interne Qualiopi est le point de départ incontournable de toute votre démarche.

Qu’est-ce qu’un audit interne dans le contexte Qualiopi ?

Il ne s’agit pas de l’audit officiel de certification, mais d’une forme d’auto-évaluation complète de vos pratiques. C’est un « audit à blanc » que vous menez pour vous-même. L’objectif est simple : simuler les conditions réelles de l’audit pour identifier, sans pression et sans enjeu, tous les écarts potentiels entre votre fonctionnement et les indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) qui s’appliquent à votre cas.

Pourquoi l’audit interne est-il indispensable pour réussir ?

Vous pouvez considérer l’audit interne comme votre meilleure assurance pour réussir. Il vous permet de :

• Anticiper les non-conformités : vous identifiez vous-même vos points faibles et avez le temps de mettre en place des actions correctives bien avant l’arrivée de l’auditeur officiel.
• Réduire le stress le jour J : en ayant déjà vécu une simulation, vous et vos équipes serez plus sereins, plus confiants et plus efficaces. La peur de l’inconnu disparaît.
• Impliquer et préparer les équipes : c’est l’occasion parfaite de mobiliser tous les collaborateurs autour de la démarche qualité et de s’assurer que chacun comprend son rôle.
• Structurer votre démarche et documentation : l’audit à blanc vous force à organiser vos preuves et à créer un système de classement logique, un gain de temps précieux pour la suite.

Préparer son audit de certification en 4 étapes clés

La réussite de votre préparation à l’audit Qualiopi repose sur un plan d’action clair. Voici une feuille de route en 4 étapes pour avancer avec méthode.

Étape 1 : réaliser son auto-diagnostic (l’audit interne)

C’est le moment de vous mettre dans la peau de l’auditeur. Prenez la liste officielle des indicateurs du RNQ qui s’appliquent à votre activité. Pour chacun d’entre eux, posez-vous la question en toute honnêteté : « Est-ce que je le fais ? Et surtout, comment puis-je le prouver ? ».

Pour formaliser cette démarche, nous vous conseillons vivement d’utiliser une checklist d’audit Qualiopi ou une grille d’auto-évaluation. Notez pour chaque indicateur votre niveau de conformité (conforme, non conforme, à améliorer) et les preuves que vous avez déjà à disposition.

Étape 2 : bâtir une gestion documentaire à l’épreuve de l’audit

Avec Qualiopi, ce qui n’est pas prouvé n’existe pas. L’auditeur ne se contentera pas de vos déclarations ; il voudra voir des documents concrets.

Voici quelques exemples de preuves indispensables :

• Programmes de formation détaillés.
• Conventions ou contrats de formation signés.
• Questionnaires d’évaluation de la satisfaction.
• Procès-verbaux des évaluations des acquis.
• CV et attestations de compétences de vos formateurs.
• Un registre de suivi des réclamations.

Notre conseil : créez un dossier par indicateur (numérique de préférence) où vous centraliserez toutes les preuves correspondantes. Le jour J, vous n’aurez qu’à ouvrir le bon dossier pour présenter le bon document, sans perdre de temps.

Étape 3 : impliquer et former vos équipes

L’audit Qualiopi n’est pas l’affaire d’une seule personne. L’auditeur peut interroger n’importe quel collaborateur impliqué dans le processus de formation. Il est donc crucial que chacun comprenne les enjeux de la certification et connaisse les processus qualité qui le concernent. Organisez des réunions d’information, clarifiez qui est le référent sur chaque critère et assurez-vous que tout le monde parle le même langage.

Étape 4 : smuler l’audit avec un « audit à blanc »

C’est la répétition générale avant le grand jour. Cette simulation doit se faire en conditions quasi réelles. Vous pouvez désigner un collaborateur pour jouer le rôle de l’auditeur, mais l’idéal est de faire appel à un consultant externe. Son regard neuf et son expertise lui permettront de poser les bonnes questions et de déceler des failles que vous n’auriez pas vues. L’objectif est double : tester la clarté de vos réponses et votre capacité à retrouver les preuves demandées en quelques instants.

Le jour J : comment se déroule et se gère l’audit de certification ?

Grâce à votre préparation, cette journée doit être vécue sereinement. Vous êtes prêt, vous connaissez vos processus et savez où trouver vos preuves.

La réunion d’ouverture et de clôture : des moments clés

La journée commence par une réunion d’ouverture où l’auditeur présente le plan d’audit et les règles du jeu. C’est le moment de présenter votre organisme et de créer un climat de confiance. La journée se termine par une réunion de clôture où l’auditeur vous présente ses conclusions et sa décision.

L’entretien avec l’auditeur : nos conseils pour bien répondre

• Écoutez attentivement la question avant de répondre.
• Soyez factuel et précis : répondez directement à la question, sans vous perdre dans des détails inutiles.
• Présentez la preuve : une fois que vous avez expliqué votre pratique, montrez le document qui le prouve.
• Adoptez une posture professionnelle : vous n’êtes pas un élève passant un examen, mais un professionnel fier de sa démarche qualité. Montrez votre maîtrise et votre engagement.
• Restez calme et courtois : un dialogue constructif est toujours plus efficace.

L’après-audit : gérer les non-conformités et préparer la suite

Le verdict de l’auditeur est tombé. Quelle que soit l’issue, le travail n’est pas tout à fait terminé.

Comprendre le verdict : conforme, non-conformité mineure ou majeure

• Conforme : félicitations, vous êtes certifié !
• Non-conformité mineure : c’est un écart qui ne remet pas en cause la qualité globale de votre prestation. Il est généralement donné dans le cadre d’une prise en compte partielle d’un indicateur (ex: une signature manquante sur un document). Vous aurez un délai (environ 6 mois) pour proposer un plan d’action.
• Non-conformité majeure : c’est un écart critique qui compromet la qualité. Il est généralement donné lorsqu’un indicateur n’ets pas du tout respecté (ex: absence totale de procédure d’évaluation). Vous aurez un délai plus court (environ 3 mois) pour mettre un plan d’actionsqui permet de la corriger et l’envoyer à votre auditeur.

Construire son plan d’actions correctives

En cas de non-conformité, pas de panique. Vous devez simplement rédiger un plan d’actions décrivant les mesures que vous allez prendre pour corriger les écarts. Le respect des délais pour soumettre ce plan est impératif pour obtenir la certification.

Conclusion

Loin d’être une montagne insurmontable, l’audit Qualiopi est l’aboutissement logique d’une préparation structurée. En adoptant une approche méthodique centrée sur un audit interne rigoureux, vous transformez une contrainte réglementaire en une véritable opportunité.

Cette démarche est l’occasion de formaliser vos pratiques, d’améliorer vos processus et, au final, d’offrir un service de meilleure qualité à vos clients. La certification n’est pas une fin en soi, mais le début d’un cycle d’amélioration continue.

Vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté et aborder votre audit avec une confiance maximale ?

Reltim vous propose un service d’audit à blanc mené par un expert Qualiopi pour identifier vos axes d’amélioration. On en discute ?

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Rappel de ce qu’est la veille

Dans Qualiopi, la veille c’est 3 indicateurs : l’indicateur 23, 24 et 25.

Il y a la veille réglementaire, qui fait le point sur toutes les nouveautés légales et réglementaires (nouvelles réformes, nouvel arrêté, nouveauté liée à Qualiopi, etc.) dans le champ de la formation professionnelle. La veille métiers et compétences qui regroupe les informations liées au secteur dans lequel vous formez. Et la veille pédagogique et technique qui propose des informations sur la pédagogie en formation en elle-même (des nouveaux outils pour former, des conseils, etc.).

Dans chaque secteur, avec une information prolifique, la veille est présente et abondante. Qualiopi vient simplement vous aider à compartimenter ces actions de veille et vous invite à en faire quelque chose en exploitant aux mieux les informations et les impacts sur vos formations.

NB : En plus de ces 3 indicateurs qui se concentrent sur la veille, il y a celle sur le handicap à ne pas négliger, liée entre autres, à l’indicateur 26. Il est à noter que la dimension handicap est présente dans l’ensemble du guide de lecture ce qui impose une veille permanente de fait.

Rappelons que le terme “handicap” est présent à 22 reprises dans le guide. Un sujet de la plus haute importance.

Comment réussir sa veille ?

La veille, ce n’est pas que collectionner les informations pertinentes dans un tableau pour ne plus jamais y toucher.

La veille, ce n’est pas que lire un article de blog ou regarder une vidéo.

La veille, ce n’est pas que s’abonner à une newsletter ou cinquante.

La veille, c’est avant tout ce que vous faites des informations que vous récoltez. Et pour que cela soit valide au niveau de Qualiopi, il faut prouver ce que vous en faites : son exploitation, mais également sa diffusion au sein de votre organisme, notamment pour la veille règlementaire.

Cette dernière peut prendre plusieurs formes : partager un article de blog à ses équipes, transformer un module de formation, tester un nouvel outil de quiz, modifier un document administratif, etc.

Tout cela, c’est ce que vous êtes censés faire même sans Qualiopi. La seule différence que vous apporte la certification, c’est la nécessité de prouver cette exploitation : conserver les messages avec vos équipes, avoir un canal veille dans votre Teams ou autre outil de communication, conserver les anciennes versions des documents modifiés, etc.

Seulement voilà, c’est très complexe : beaucoup d’infos, de newsletter, de sites à visiter, de documents à lire et finalement peu de temps, c’est le drame. Tout cela peut prendre beaucoup de temps et est surtout très chronophage, nous en avons bien conscience.

Résultat ? On cumule les newsletters sans les lire et on se hâte de faire un point rapide à quelques semaines de l’audit → la veille devient un mal nécessaire.

Le bilan n’est pas optimal et l’efficacité n’est pas au RDV. Alors, on traine cette situation d’audit en audit car Qualiopi l’impose. Mais on a réfléchi, on a travaillé et on a mis au point une solution qui permet de réussir à relever ce défi !

Veill’Action, la solution imparable !

C’est pour cela que nous avons développé une solution pour vous. Gain de temps, gain d’efficacité, réussite assurée à l’audit : Veill’Action.

Veill’Action, c’est une veille externalisée plug and play tout-en-un !

Comment ça marche ?

Chaque trimestre, nos abonnés reçoivent un e-mail regroupant les informations clefs des trois mois précédents, triés sur le volet parmi des milliers d’informations par nos équipes (dont Fabrice TIREL et Elodie PASQUIOU, tous les deux auditeurs Qualiopi. Ils connaissent donc les attendus !).

Ce mail s’accompagne d’un tableau Excel regroupant un résumé de chaque information et surtout, plus important, un plan d’exploitation prêt à l’emploi ! 3 actions possibles par sujet. Simple et efficace.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner vos sujets et vos actions.

Pour aller plus loin

Le premier conseil est d’aborder une approche “moins c’est plus” (less is more pour les anglophones). En effet, il est bien plus crucial de sélectionner quelques sujets et sources de veille et d’aller au fond des choses pour voir si cela présente un intérêt pour votre organisme. Pas besoin de 10 sources de veilles, on sait tous que le temps nous est compté.

Dans un second temps, la veille peut être inscrite dans une “revue qualité” (nous avons écrit un article à ce sujet) et, Qualiopi V10, va probablement faire cette connexion. La veille est bien à considérer comme une source d’amélioration continue et cela permet de mettre à jour le plan d’exploitation. Faite de manière régulière, par exemple chaque trimestre ou semestre, ce sera bénéfique pour l’organisme et sera mis en cohérence avec les audits Qualiopi tous les 18 mois (soit 6X3 trimestres ou 3 x 6 semestres).

Enfin, nous observons toujours plus d’outils et de solutions techniques  ; L’IA amène son lot de possibilité. Nous voyons apparaitre des “GPT dédiés” et autres “agents” avec une forte composante d’automatisation.

Dans cette galaxie, il faut choisir 1 ou 2 outils et les mettre en test dans votre équipe afin de mesurer si les cas d’usage sont adaptés et s’ils peuvent apporter une plus-value rapide. Ainsi, la démonstration concrète de l’exploitation peut être faite. Pour un exemple : c’est exactement ce que nous avons fait dans notre dernière édition de Veill’Actions avec l’outil Notebook LM qui est tout simplement époustouflant. Je vous conseille d’en effectuer un test pour vous rendre compte des possibilités associées (résumé de 30 à 50 pdf, carte mentale, podcast, etc.).

L’avenir s’annonce avec de grands impacts apportés par l’IA et il faut rester à l’écoute des solutions. Encore une fois, avec simplicité et sans se disperser.

Conclusion

La veille est un sujet qui peut être chronophage, mais pourtant si nécessaire au développement de toute structure. Et le domaine de la formation n’y coupe pas.

Qualiopi vous permet simplement d’avoir les bonnes pratiques pour vous aider à réaliser cette veille. Et avec l’offre Veill’Action, fini de passer des heures à décortiquer les newsletters et sites de veille. Alors, on commence quand ?

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Situation actuelle de l’apprentissage

Le système de formation via l’apprentissage rencontre un grand succès depuis sa mise en œuvre.

Il offre une sécurisation des apprentis. Ce dernier a jusqu’à trois mois après l’entrée en apprentissage pour trouver une entreprise. L’enjeu majeur est de garantir une entrée réussie et un déroulement de la formation jusqu’à l’obtention du diplôme dans les meilleures conditions. De ce fait, on dénombre 66% des apprentis qui obtiennent un emploi salarié 6 mois après leur sortie d’études (données de 2023).

La loi du 5 septembre 2018 a refondé le système de financement de l’apprentissage. Jusque-là, le financement était opéré par la taxe d’apprentissage versée par les employeurs. Depuis, ce sont les OPCO de l’entreprise accueillante qui prennent en charge l’aspect financier de l’apprenant.

Cette approche a permis une nette augmentation de l’apprentissage en France, avec près de 880 000 contrats conclus en 2024.

Mais cette hausse pèse aujourd’hui sur les finances publiques car la contribution unique à la formation professionnelle (CUFPA) n’a, de son côté, pas augmenté. Le financement dépasse donc aujourd’hui cette contribution.

Objectifs de la réforme

Cette réforme s’articule notamment autour de deux grands objectifs :

• La priorisation des financements de l’apprentissage en fonction des besoins du marché du travail

Il est proposé d’ajuster le financement en fonction des besoins du marché du travail. Cela signifie qu’une formation se positionnant vers métier d’avenir ou un métier qui recrute sera priorisée. L’objectif est d’optimiser l’efficacité de l’investissement public.

• L’amélioration de la soutenabilité et le modèle financier de l’apprentissage.

Pour garantir un équilibre entre les coûts de financement et les contributions, des mesures de régulation sont nécessaires. Pour cela, les coûts de formation seront modérés de manière ciblée.

→ Rapprochement des niveaux de prise en charge pour les formations préparant au même métier.

→ Responsabilisation des entreprises avec une participation obligatoire pour les contrats d’apprentissage de niveau 6 et 7.

→ Financement équitable quelle que soit la modalité pédagogique.

→ Financement de la formation selon la durée du contrat d’apprentissage.

Les mesures prises

Le 1er juillet 2025

Participation obligatoire de l’employeur

La loi finance 2025 prévoit une participation obligatoire pour les employeurs d’apprentis de niveaux 6 et 7.

Cette participation s’élèvera à 750€ par contrat. Le CFA aura la charge de recouvrer cette participation obligatoire.

Minoration des niveaux de prise en charge

Les formations en distanciel permettent une réduction des coûts pédagogiques (ce point de vue du législateur n’est toutefois pas partagé par les acteurs du secteur et suscite des débats sur les réseaux). De ce fait, une minoration de 20% s’appliquera à partir du moment ou plus de 80% de la formation est en distanciel.

Proratisation journalière

Actuellement, le versement de niveau de prise en charge du contrat d’apprentissage n’est pas au plus juste de la durée de celui-ci. Tout mois commencé est dû, mais le calendrier des CFA ne permet pas une bonne optimisation de cette prise en charge. Avec cette réforme, la proratisation sera journalière, ce qui permettra de financer les coûts réels de la formation.

Diminution du dernier versement par l’OPCO

Les niveaux de prise en charge actuels par l’OPCO s’étalonnent en 3 versements : 40%, 30% et 30%. Avec cette nouvelle mesure, un solde de 10% est pris sur le dernier versement afin d’éviter les trop perçus auprès des CFA. Ce solde sera mis en réserve.

La rentrée 2026

Modulation des financements

Les branches pourront moduler les financements à hauteur de 20%. Ces décisions devront s’équilibrer financièrement.

Ces positions permettront d’établir le niveau de prise en charge unique par certification.

Mise en place de bouquets de certification

L’objectif de cette mesure est de faire converger le niveau de prise en charge sur les certifications professionnelles préparant à un même métier.

Le plafonnement actuellement mis en place de 12 000€ pour les niveaux 6 et 7 sera étendu au niveau 5.

Lisibilité du système de financement

Pour rendre plus simple et lisible le système de certification, un seul niveau de prise en charge par certification sera fixé. Cela fera passer les 800 000 différents niveaux de prise en charge actuels à environ 3 500.

Lutter contre la fraude

De nouvelles prérogatives de contrôle sont données aux OPCO. L’objectif est de renforcer la qualité des formations en CFA à la rentrée 2025, de vérifier que les CFA respectent bien les missions qui leur sont confiées et de lutter contre la fraude.

Le plan de lutte sera présenté fin mai 2025.

Pour aller plus loin

Une réforme apporte toujours son lot de modifications et d’impacts. Parmis les impacts, nous remarquons que la dimension réglementaire rentre de plus en plus en écho avec la certification Qualiopi. Des liens discrets mais essentiels sont déjà présents : règlement intérieur, missions des CFA, feuille de présence conformes, locaux ERP ne sont que quelques exemples que nous croisons pendant nos audits. Une fois ce constat effectué, nous observons que des contrôles règlementaires sont de plus en plus visibles.

Que sont ces contrôles ? en quoi consistent-t-ils ? Quelles sont les différences avec la certification Qualiopi ? Entrons dans le détail.

Les contrôles se multiplient !

Les contrôles qualité et réglementaires se renforcent pour les CFA (et les OF) : DREETS, OPCO via GIE D²OF ou encore Caisse des dépots et consignation réalisent désormais des audits croisés et ciblés sur la base de référentiels exigeants. Ils vérifient la conformité des pratiques pédagogiques, administratives, contractuelles, et même publicitaires.

Toute incohérence entre communication, convention, certificat ou suivi d’apprenant peut faire l’objet de sanctions, voire d’un signalement. Les contrôles peuvent porter sur les droits de l’apprenti, la qualité des contenus, l’authenticité des livrables, ou encore la gestion des sous-traitants.

📌 Un CFA peut être contrôlé et ne peut refuser !

Des non-conformités peuvent entraîner un retrait d’agrément, une opposition à l’enregistrement de nouveaux contrats, ou une suppression de financement voire des sanctions financières plus lourdes.

Un socle commun mais une finalité différente

Le contrôle vérifie que l’organisme respecte ses obligations légales : existence réelle des formations, conformité administrative, respect des obligations sociales et fiscal. Il s’agit d’un contrôle administratif, financier et réglementaire mené par l’État.

L’audit Qualiopi évalue la qualité du processus de formation sur la base d’un référentiel national Qualité (RNQ) . Il atteste que l’organisme applique des méthodes pédagogiques rigoureuses et suit une démarche d’amélioration continue.

A retenir pour les organismes et les CFA :

La certification Qualiopi est un gage de qualité, mais elle ne remplace pas la nécessité d’une surveillance et d’un autocontrôle permanent pour garantir l’intégrité du système de formation dans votre organisme. C’est une démarche méticuleuse qui doit être en place en continue (et pas seulement quelques semaines avant l’audit Qualiopi).

🔎 CFA, ne soyez pas pris au dépourvu : préparez vos documents, structurez vos preuves, et anticipez les exigences du référentiel.

De cette façon la régularité et les auto contrôles permettront aux organismes de formation de se préparer à d’éventuelles contrôles et donc de minimiser les impacts.

Vous voulez lancer des vagues d’autocontrôles? Consultez et entrainez vous avec les check list RELTIM

Envie de creuser la dimension contrôle ? Consultez par exemple le Référentiel de contrôle qualité D²OF

CFA et RNQ : exemple de liens entre Qualité et réglementation.

Le saviez vous? Parmi les 14 missions du CFA, 8 ont un lien direct avec les indicateurs du RNQ. Ces dimensions y sont clairement citées comme on peut le voir ici avec l’indicateur 10.

• 1- Effectuer un suivi des apprentis, y compris ceux en situation de handicap, sur les différents plans que sont : les connaissances, les compétences et l’intégration vers l’emploi, tout en suivant un projet professionnel établi. Le CFA se veut être un soutien important pour les personnes en situation de handicap en recherche d’un emploi. De l’entrée en CFA à l’intégration en entreprise, le CFA ajuste le contrat d’apprentissage afin que tout se passe pour le mieux sur le lieu de travail. Pour cela, dans chaque CFA, des référents sont désignés pour aider à l’intégration des personnes en situation de handicap (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 2- Guider les apprentis dans leur recherche d’emploi et les recommander aux employeurs (Qualiopi : indicateurs 10 et 28) ;
• 4- Dès la rentrée, communiquer aux apprentis leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et en tant que salariés et des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel (Qualiopi : indicateur 15) ;
• 5- Autoriser les apprentis à poursuivre leur formation pendant 6 mois malgré une rupture de contrat avec leur employeur et les accompagner dans la recherche d’un nouveau contrat d’apprentissage, en partenariat avec le service public de l’emploi (Qualiopi : indicateur 12) ;
• 6– En parallèle du service public de l’emploi, spécifiquement les missions locales, accompagner les apprentis dans leurs difficultés sociales et matérielles susceptibles de compromettre le bon déroulement de leur apprentissage (Qualiopi : indicateur 12 et 14) ;
• 8- Favoriser la mixité des métiers et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en mettant en place des actions de communication pour les apprentis (Qualiopi : indicateur 14);
• 11- Garantir un suivi et un accompagnement des apprentis lorsque la formation est dispensée en tout ou partie à distance (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 13- Accompagner les apprentis ayant interrompu leur formation et ceux n’ayant pas, à l’issue de leur formation, obtenu de diplôme ou de titre à finalité professionnelle vers les personnes et les organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation (Qualiopi : indicateur 12).

Conseil : Nous vous recommandons de lire le RNQ sous cet angle.

Nous avons travaillé avec plusieurs CFA sur les actions mises à en place pour les 14 missions afin de préparer l’audit en tout sérenité.

Ces missions ne sont pas de simples obligations réglementaires : elles peuvent être mobilisées comme des preuves concrètes de la mise en œuvre des exigences Qualiopi.

Nous accompagnons de nombreux CFA dans l’intégration efficace de ces 14 missions dans leur démarche qualité.

Vous souhaitez faire le point sur l’application de ces missions dans votre CFA ?

Vous souhaitez obtenir la check list contrôles règlementaires? Discutons-en ensemble.

Conclusion

La certification Qualiopi est en constante évolution pour tous les secteurs de la formation. Dès le 1er juillet, de nombreux changements vont s’opérer dans le secteur de l’apprentissage. 

De plus en plus complète, cette certification qualité, très proche des obligations réglementaires, se marie parfaitement avec les autres contrôles auxquels vous pouvez être soumis.

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Sommaire

• À quand une nouvelle version ?
• Vers un renforcement des exigences ?
• Focus sur les CFA ?
• Conclusion

À quand une nouvelle version ?

L’année 2025 est une année assez calme pour Qualiopi. La plupart des audits de renouvellement ont eu lieu en 2024 et les audits de surveillance auront lieu en 2026. Mais c’est justement la période idéale pour discuter des prochaines améliorations majeures. On peut donc s’attendre à des nouveautés au cours de l’année 2025, voire au début 2026. Restez donc aux aguets !

Pour ne pas rater la nouvelle, abonnez-vous à la page entreprise LinkedIn RELTIM.

Vers un renforcement des exigences ?

La nouvelle version du guide de lecture pourra introduire des exigences centrées sur les compétences transversales (communication, travail en équipe ou encore gestion de projet). De plus, chaque action de formation devra sûrement prouver leur impact concret et mesurable.

Du côté de l’inclusion, il faudra attester et assurer un accès équitable à tous les apprenants, aux personnes en situation de handicap plus particulièrement. Revoyez vos processus liés à l’indicateur 26 pour vous préparer si besoin est !

Pour aller plus loin sur les sous-traitants et la V9, il est possible que cette nouvelle version du guide de lecture demande une documentation claire et précise des exigences Qualiopi à partager avec vos sous-traitants, et surtout des preuves concrètes du respect de ces exigences.

Focus sur les CFA ?

La version 10 du guide de lecture Qualiopi aura un focus tout particulier sur les Centre de Formation d’Apprentis. Si les exigences des CFA vont être renforcés, c’est probablement pour venir appuyer une volonté politique de valoriser l’apprentissage.

Actuellement, les CFA doivent répondre aux exigences des 32 indicateurs Qualiopi, ce qui n’est pas le cas pour la catégorie des actions de formation.

Alors comment cela va se traduire ?

Les CFA feront face à des contrôles qualité plus rigoureux. Cela passera par des audits Qualiopi renforcés et un contrôle plus strict des corrections de non-conformité.

Mais pas seulement. La personnalisation des parcours, l’impact mesurable des formations, l’accessibilité et la rigueur des contrôles seront renforcés dans cette nouvelle version du guide de lecture.

Conclusion

La certification Qualiopi, vous l’avez vu en 2024, n’est pas figée dans le marbre. Le référentiel est amené à évoluer avec les observations terrains, les limites rencontrées et les avancées technologiques et politiques. Il faut donc veiller à rester informé pour ne pas rater ces évolutions qui pourraient changer des processus déjà mis en place avant un prochain audit.

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Sommaire

• Le BPF, qu’est-ce que c’est ?
• Quand remplir son BPF ?
• Pourquoi remplir votre BPF ?
• 5 Conseils pour remplir facilement le BPF
• Conclusion

Le BPF, qu’est-ce que c’est ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est un peu le bilan de comptabilité d’un organisme de formation. Tous les ans, les prestataires de formation se doivent de le remplir en ligne sur Mon Activité Formation en se connectant au portail EFP-Connect.

Ce dernier inclut des données à trois niveaux :

• Les activités de formation
• Les données financières
• Les engagements réglementaires.

Chacun de ces niveaux comporte des données à inclure dans votre déclaration.

Quand remplir son BPF ?

Quand la télédéclaration est ouverte, vous recevez un e-mail vous invitant à vous connecter pour remplir votre déclaration. Ce mail arrive au cours du mois de mars et vous avez 2 mois pour remplir votre Bilan Pédagogique et Financier.

Les dernières années, la date butoir a été décalée au 31 mai, mais cette année la date communiquée actuellement est le 30 avril, alors ne tardez pas trop lorsque vous recevez votre e-mail !

Pour vous aider à le remplir, vous pouvez vous aider du guide très complet de Centre Inffo, actualisé chaque année pour prendre en compte les nouveautés et mises à jour le cas échéant.

POINT NON NÉGLIGEABLE : si vous venez de vous lancer dans le milieu de la formation, vous n’avez pas besoin de remplir de BPF cette année, ce sera lors de la prochaine campagne l’année prochaine. Mais selon la Direccte/DREETS, cette information peut être faussée. N’hésitez pas à les contacter si vous avez un doute !

Pourquoi remplir votre BPF ?

Comme nous vous l’avons dit plus tôt, le BPF est une étape obligatoire pour tous les prestataires de formation.

En ne le remplissant pas à temps, vous perdrez votre NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) et ne pourrez plus exercer votre métier. Il vous faudra refaire une déclaration pour obtenir votre NDA, et refaire les démarches pour obtenir votre certification Qualiopi si vous étiez certifié. Le NDA est un prérequis demandé pour accéder à la certification Qualiopi.

5 Conseils pour remplir facilement le BPF :

Anticiper et organiser les données en amont

Préparez les informations clés : identifiants de l’organisme, données financières HT, volumes d’heures de formation, effectifs des formateurs et stagiaires (par domaine de formation ?)

✅ Utilisez un tableau de suivi tout au long de l’année pour éviter la précipitation en avril.

Vérifier la cohérence des données

Assurez-vous que les montants financiers et les volumes d’heures correspondent aux documents comptables et aux rapports d’activité.

✅ Contrôlez la cohérence entre les charges et les produits pour éviter tout écart qui pourrait attirer l’attention des contrôleurs.

Utiliser l’outil Mon Activité Formation (MAF) pour la télédéclaration

Depuis 2024, la déclaration se fait uniquement en ligne via https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/.

ATTENTION :

Le portail EFP-Connect a connu récemment une mise à jour de son système à prendre en considération. Cette mise à jour vise à renforcer la sécurité de vos données. Elle se traduit par l’obligation pour vous de changer votre mot de passe. Pour peu que vous n’ayez pas noté le précédent quelque part, à cause d’un changement d’équipe ou autre cas de figure, ce changement peut prendre un temps supplémentaire à votre déclaration.

✅ Connectez-vous avec votre SIRET et votre numéro d’enregistrement et gardez une copie PDF de votre déclaration.

Ne pas oublier les formations sous-traitées

Identifiez clairement les formations que vous avez confiées à d’autres organismes et celles que vous avez réalisées en sous-traitance pour un autre organisme.

✅ Remplissez les cadres F-2 et G correctement pour éviter un rejet administratif.

Respecter la date limite : 30 avril 2025

Un retard peut entraîner des sanctions (4 500 € d’amende, perte du numéro de déclaration d’activité).

✅ Mettez une alerte début avril et prévoyez une relecture avant soumission pour éviter les erreurs.

Conclusion

Pour éviter de perdre votre NDA, n’oubliez surtout pas de remplir votre BPF. Pour vous aider, Centre Inffo vous propose un mode d’emploi gratuit et complet à télécharger sur leur site internet.

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Sommaire

• La communication
• L’organisation
• Les moyens humains
• La veille
• Conclusion

La communication

Le site web

Parfois, il manque des rubriques nécessaires, pourtant annoncées dans le guide de lecture. D’autres fois, les informations ne sont pas mises à jour.

Pour rappel, vous devez diffuser et actualiser les :

Prérequis, Objectifs, Durée, Modalités d’accès, Délais d’accès, Tarifs, Contacts, Méthodes mobilisées, Modalités d’évaluation, Accessibilité aux personnes handicapées.

Les indicateurs communiqués

Ces derniers ne répondent pas toujours aux attentes des stagiaires. Ils sont trop génériques et manquent de détails sur les prestations.

Ces indicateurs sont destinés à informer votre public cible : clients et apprenants.

Les formations certifiantes

La version 9 du référentiel a ramené en fanfare l’ensemble des éléments de communication liés à vos formations. Ainsi, les liens, termes et objet de vos certifications doivent faire apparaitre des détails précis stipulés dans l’indicateur 3, mais aussi dans l’indicateur 1.

Logo et charte graphique

Le logo est soumis à des règles d’utilisation et à une charte graphique associée, ne pas les respecter lors de l’utilisation de celui-ci entraîne un écart. Vérifiez que le logo que vous utilisez est le bon, qu’il est bien lisible et surtout, qu’il n’est pas utilisé sur des documents interdits tels que la brochure d’une formation ou alors un devis.

L’organisation

Les indicateurs 4 et 8

Ces deux indicateurs sont fréquemment confondus ce qui peut entrainer des écarts. Pour rappel, l’indicateur 4 concerne l’analyse du besoin des bénéficiaires et l’indicateur 8 concerne le positionnement et la validation des acquis à l’entrée. Il s’agit de deux choses différentes.

Le besoin du bénéficiaire est lié aux entreprises et aux financeurs concernés. Recueilli à l’indicateur 4, il permettra le cas échéant d’adapter la prestation.

La validation des acquis et le positionnement permettent de valider les prérequis, si prérequis il y a, et de déterminer le niveau de tous les apprenants à l’entrée en formation. L’objectif : connaître le niveau de départ afin d’être en mesure de mesurer la progression.

Les procédures

Lorsque vous créez un document de procédure, vous devez être le plus clair et le plus précis possible. Cela signifie que vous devez définir et différencier les rôles et responsabilités à chaque étape de vos procédures. Le but est que cela soit compréhensible rapidement par tout le monde. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des modèles de procédures standardisés.

Indicateur 30

Cet indicateur concerne la collecte d’appréciations pour les 4 parties prenantes. Bien souvent, il manque un système de relance, voire de collecte même de l’appréciation des financeurs, l’une des quatre parties prenantes, bien que le référentiel V9 ait assoupli les exigences.

Les moyens humains

L’Indicateur 21

Cet indicateur concerne l’évaluation des compétences des intervenants. Sur le terrain, on remarque que beaucoup ne se contentent que de la satisfaction des stagiaires pour juger des compétences de leurs intervenants et omettent de faire une véritable analyse des compétences. Pour palier ce problème, créez une grille d’évaluation des compétences distincte de l’évaluation de la satisfaction.

Les indicateurs 17, 18 et 22

Ces indicateurs concernent la mise à disposition des moyens humains, leur coordination et l’entretien et le développement de leurs compétences. En théorie, ils sont très accessibles mais en pratique, ils nécessitent une organisation rigoureuse. Pour s’aider, il est possible de planifier des audits internes réguliers pour vérifier la cohérence entre les moyens mobilisés et les prestations réalisées.

La veille

La veille et son exploitation reviennent souvent dans nos observations terrain. Notamment l’indicateur 23 sur la veille réglementaire. Celle-ci est trop souvent confondue avec la veille métier (indicateur 24) ce qui engendre des écarts. L’indicateur 23 porte sur la réglementation de votre structure. Donc elle n’est pas en lien avec le sujet de vos formations, mais avec la formation en général (exemple : un nouveau décret pour les organismes de formation).

Pour éviter ce problème, veillez à bien vérifier vos sources de veille (sont-elles suffisantes ? Traitent-elles de la réglementation liée à ma structure et à la formation ?) et à conserver toutes les preuves.

Conclusion

Pour éviter les non-conformités, il faut toujours rester informé des dernières nouveautés réglementaires et ne pas trop se reposer sur ses acquis. Tout comme le référentiel Qualiopi, votre organisme évolue avec le temps. L’auditeur doit le voir le jour de votre audit.

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Sommaire

• Indicateurs 2 et 3
• Indicateurs 8 et 11
• Indicateur 21
• Indicateur 27
• Indicateur 18
• Indicateur 26
• Conclusion

1- Indicateurs 2 et 3

Les indicateurs de performance ne sont pas toujours complets. Leurs mises à jours sont parfois partielles, ce qui amène à une non-conformité. Ils étaient plus globaux par le passé, mais désormais il faut faire ressortir des indicateurs qui concernent la prestation. Pour éviter toutes déconvenues, il est important de mettre les indicateurs de résultats en regard des principales prestations vendues. Donc de descendre à un niveau plus fin qu’auparavant. Il y a un lien avec la notion d’objectifs, donc une connexion directe et concrète avec les objectifs pédagogiques des formations ; extraire les principaux et chercher à valoriser les aptitudes qu’offrent les formations est vraiment le bon chemin à suivre. Vérifiez donc que, lorsque vous mettez à jour vos indicateurs de performance, vous le faites entièrement.

Le deuxième point de vigilance sur ces deux indicateurs concerne la communication sur des informations spécifiques liées à ces indicateurs de performance. Comme pour leur mise à jour, vous devez communiquer sur tous les aspects des performances de vos formations. Pour les formations certifiantes, s’il y a eu des débouchés en lien avec les fiches RNCP, il faut communiquer dessus pour valoriser les résultats d’insertion.

2- Indicateurs 8 et 11

Beaucoup d’organismes ne font pas les procédures de positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée. Beaucoup se contentent de l’un des deux en pensant cela suffisant, mais ce n’est pas le cas. Il est bien indiqué, comme vous pouvez le voir dans le référentiel, que les deux sont demandés.

NB: Le glossaire apporte un aide solide sur ce point.

Les preuves communiquées sont souvent insuffisantes pour permettre de s’assurer que le processus d’évaluation est bien mis en œuvre sur l’ensemble des bénéficiaires. Cela ne permet donc pas de savoir si les objectifs sont bel et bien atteints par ces bénéficiaires. La procédure d’évaluation des acquis est désormais incontournable. Elle doit être écrite et explicite.

3- Indicateur 21

Il a été remarqué qu’il y a souvent une absence de détermination des compétences en amont alors qu’il est bien indiqué dans le guide de lecture que c’est un attendu. Vous ne pouvez pas vérifier que des compétences sont acquises si vous ne déterminez pas quelles sont ces compétences à acquérir. NB : Un système de suivi et de vérification que les compétences sont maitrisées sont dans le temps doit être en place (ex : fond de salle, etc.)

Attention, quand il est demandé de déterminer les compétences et de vérifier si elles sont adaptées, on parle des compétences de TOUS les intervenants, internes et externes. N’oubliez personne !

4- Indicateur 27

Lorsque vous faites appel à des sous-traitants, vous devez veiller à ce que ces derniers connaissent le référentiel Qualiopi même s’ils ne sont pas certifiés (l’obligation de la certification Qualiopi pour les sous-traitants étant sous certaines conditions). Mais trop souvent, les organismes ne vérifient pas la connaissance de Qualiopi de la part des sous-traitants, ou alors n’en ont aucune preuve. Le transfert des exigences Qualité à respecter par les sous traitants doit être concret et officiel (contrat avec dimension qualité, checklist des points à contrôler, charte, formation qualité, etc…sont des éléments concrets à valoriser)

5- Indicateur 18

Lorsque vous coordonnez les différents intervenants, faites bien attention à tous les coordonner. Beaucoup ne parlent pas des intervenants externes, ou ne parlent que des intervenants directs avec le stagiaire. Il est bien noté dans le guide de lecture, comme vous pouvez le voir ci-dessus, qu’il faut tous les mettre, pas seulement les intervenants internes. N’oubliez pas vos sous-traitants, vos collègues dans l’administratif ou bien encore vos commerciaux.

6- Indicateur 26

En général, il n’y a pas de problème sur l’identification du réseau partenaire de la part des organismes. Néanmoins, là où beaucoup ne sont pas en conformité c’est lors des modalités de recours à ce réseau en cas d’accueil d’une PSH. Il ne s’agit pas de définir ces modalités seulement dans le cas de l’accueil d’une PSH, il faut les définir avant. On vous le dit souvent, Qualiopi est une certification de processus, et pour pouvoir accueillir une PSH dans les meilleures conditions pour elle, il faut là aussi avoir des processus définis. La mise à jour des contacts du réseau est à prendre en compte.

Conclusion

Nous vous disons souvent de travailler Qualiopi non pas par indicateurs, mais avec une approche processus (ou thématique). C’est le principe même d’une certification de processus. En le faisant ainsi, vous éviteriez bien des non-conformités.

Bien entendu, ces 6 non-conformités ne sont pas les seules que vous puissiez avoir, il s’agit des plus répandues ces derniers mois. 

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